Статья

Технология развития бизнеса

business
мобильная версия

Раньше в компании «ОСГ Рекордз Менеджмент», предоставляющей услуги управления документами и архивации данных, с момента первого контакта с потенциальным клиентом до заключения контакта проходило 3 месяца. Сегодня этот цикл продаж сократился до 8 недель. Повышение продуктивности «сейлзов» в 1,5 раза – это синергетический эффект от применения сразу нескольких решений Microsoft.

Современные реалии ведения бизнеса требуют от крупных компаний подстраиваться под изменяющиеся предпочтения клиентов и делать это максимально быстро. Компания «ОСГ Рекордз Менеджмент» предоставляет услуги по архивному хранению и сканированию больших объемов документов, а также по организации электронного документооборота. Менеджеры «ОСГ» рассказывают, что перед ними встала необходимость ускорения работы отдела продаж и самостоятельного регулирования бизнес-процессов внутри компании в зависимости от изменений бизнес-среды. Помимо этого, нужно было синхронизировать работу находящихся на выезде или в командировке сотрудников с головным офисом. Это должно было сократить то время, которое проходит между встречей с клиентом и принятием решения менеджментом «ОСГ».

На протяжении уже 17 лет – с момента основания компании – «ОСГ» использует технические решения Microsoft. Изначально этот выбор был продиктован широкой продуктовой линейкой. Теперь в список причин добавилась легкая возможность расширения инструментария и интеграции программного обеспечения на базе одной платформы.

«На разных этапах развития мы внедряли различные решения из этой линейки, что позволяло нам двигаться вперед быстрее, – рассказывает генеральный директор компании Залина Канаметова. – Сначала это были продукты для серверов, потом мы запустили CRM, потом SharePoint, Exchange, а в последние 2 года начали использовать Reporting Services. Все эти продукты активно используются на планшетах Microsoft Surface, которые коренным образом изменили работу отдела продаж».

В последний год компания совершила стремительный инновационный прыжок, освоив сразу три новых решения. Необходимость повышения продаж и улучшения управления безопасностью сподвигла компанию «ОСГ Рекордз Менеджмент» к внедрению сразу нескольких решений Microsoft. Они позволили синхронизировать весь процесс управления данными и повысить мотивацию сотрудников.

Dynamics CRM своими силами

Первым из них стал Microsoft Dynamics CRM 2013. В этой версии появились новые возможности для управления продажами и обслуживанием клиентов.

Внедрение не потребовало привлечения сторонних специалистов, справились пять сотрудников ИТ-департамента и R&D-отдела.

«Мы самостоятельно принимали решения, какие бизнес-процессы нам нужны, и настраивали их, – вспоминает Залина Канаметова. – Тут же тестировали, проверяли, как это работает, меняли, улучшали. Эта работа велась на протяжении 2 месяцев. Речь идет об основном этапе. Конечно, бизнес меняется, и мы постоянно следим за возможностью улучшения процессов».

Одно из приоритетных направлений – постпродажное обслуживание. Речь идет о колл-центре, куда ежедневно поступают около 300 звонков от юридических лиц. Они связаны с самыми разными аспектами работы компании. В колл-центре заняты 150 сотрудников, которые делают упор не столько на количественное, сколько на качественное обслуживание.

Помимо этого, компания задействует все новые возможности и функционал Dynamics CRM, например связанный с биллингом и выставлением счетов клиентам, что удобно рядовым сотрудникам. А самое главное – с управлением информацией менеджерами компании и их доступом к ней. Это и другие внедренные технические решения позволяют принимать участие в обсуждении приоритетных проектов представителям всех заинтересованных департаментов, вне зависимости от их местоположения. Раньше вопросы решались только при личном присутствии.

Но наиболее удобный функционал Dynamics CRM 2013 связан с возможностью работы на мобильных устройствах. Их «ОСГ» внедряет в процесс продаж для облегчения коммуникаций. Менеджер может в любой момент получить исчерпывающую информацию о клиенте, связаться с ним, дать максимально точные и подробные ответы на любые вопросы.

Все – в онлайн!

Dynamics CRM пришлась кстати с учетом внедрения второго ключевого технического решения – планшетов Microsoft Surface RT. Повышать мобильность рабочего процесса в «ОСГ Рекордз Менеджмент» начали еще с появлением первых Windows Phone. Они и сейчас на вооружении, но ключевые сотрудники в прошлом году получили возможность использовать Microsoft Surface RT. Сначала его возможности протестировал топ-менеджмент компании, теперь разработка пошла на усиление продаж. При этом никакого специального обучения не потребовалось.

«У нас порядка 50 таких устройств, – делится Залина Канаметова. – Их получили сотрудники, которые много времени проводят вне офиса и больше работают с клиентами. Это решение, вместе с Windows Phone, для нас очень важно, потому что мы оказываем услуги от Калининграда до Петропавловска-Камчатского. У нас 27 хранилищ, наши менеджеры по продажам очень много ездят. С помощью этих устройств они показывают презентации, сидят рядом с клиентом, рисуют ему графики и тут же быстро синхронизируются через Windows Phone и отправляют в CRM информацию о встрече».

Помимо работы с почтой и Dynamics CRM, сотрудники используют практически полный пакет Office, включая SharePoint, OneDrive и Skype for Business.

Вкупе с другими продуктами Microsoft «ОСГ» удалось значительную часть рабочего процесса перенести в онлайн и создать единую систему управления данными. Например, в Reporting Services собирается значительная часть информации с передовых рубежей процесса продаж, а потому систему активно используют в процессе принятия решений.

С опережением плана

Под эти два решения как нельзя кстати пришелся выход операционной системы Windows 10. Она стала основой платформы, в которую интегрированы остальные приложения. Windows 10 дала возможность стандартизации рабочих процедур и легкого администрирования всей системы при сохранении прежнего уровня надежности и безопасности.

В короткие сроки – буквально за 3 с половиной месяца – ОС была установлена на 300 стационарных компьютеров, за которыми работают 600 из 750 сотрудников компании. Это техническое решение также внедрили собственными силами.

«Внедрять Windows 10 с посторонней помощью стыдно, – улыбается Залина Канаметова, – ведь надо просто скачать файлы и запустить установку. План по срокам внедрения был один, но легкость процесса оказалась настолько удивительной для ИТ-отдела, что они сделали это гораздо быстрее».

Сотрудники, обычно опасающиеся любых технических перемен, приняли новую ОС положительно. В компании отмечают, что постоянные нововведения мотивируют штат. Ведь многие крупные корпорации до сих пор используют более ранние решения. Кроме того, работники «ОСГ» удивились степени доступности и понятности системы. Почти все новшества в ней понятны на интуитивном уровне.

Цикл продаж сокращен на треть

В «ОСГ Рекордз Менеджмент» не стали искусственно разделять работу с личными потребностями. На тех же планшетах Microsoft Surface RT пользователи хранят не только рабочие данные, но и личные контакты.

Результаты такой вовлеченности сотрудников в процесс инноваций не заставил себя долго ждать. Главное достижение – цикл продаж удалось сократить с 12 недель до 8. Это стало следствием повышения скорости доступа к информации в полностью синхронизированной системе управления данными. В данном сегменте бизнеса ускорение работы отдела продаж и процесса заключения сделок оказывает решающее влияние на уровень прибыльности.

«Эффективность работы выражается в результатах, – считает Залина Канаметова. – Когда цикл продаж уменьшается, а скорость увеличивается, когда возрастает количество контактов и встреч с клиентами, когда сами клиенты удовлетворены и говорят «спасибо» – это свидетельствует об эффективности тех инструментов, которые внедрены в продажи».

Клиенты подчеркивают, что инновационные решения «ОСГ Рекордз Менеджмент» повышают их привлекательность на фоне конкурентов. А в самой «ОСГ» ждут новых технических решений: и DynamicsCRM2016, и обновленной операционной системы для Windows Phone.