Статья

Как улучшить коммуникации между сотней филиалов одним приложением?

business
мобильная версия

Перед компанией «ПЭК» встала потребность улучшения коммуникаций между сотрудниками и оптимизации расходов: частые семинары и встречи «съедали» часть бюджета, а вебинары не давали желаемого эффекта и охвата сотрудников. Приложение Skype для бизнеса позволило «ПЭК» получить возможности, которых раньше не было.

Сутки на перемены

Разброс компании «ПЭК» по территории страны изначально требовал высокоэффективного средства коммуникации между подразделениями, офисами и менеджерами различного уровня. А это 7 тыс. сотрудников, 140 филиалов и география офисов от Калининграда до Владивостока. Имевшиеся технические решения не всегда отвечали требованиям по качеству связи и по скорости соединения.

«Когда на групповых видеоконференциях или вебинарах происходила демонстрация, например, рабочего стола одного из участников, у нас возникали проблемы, – объясняет директор департамента ИТ компании «ПЭК» Михаил Граблев. – Если речь идет о двух-трех участниках, это не так заметно. Но чем больше людей на связи, тем ощутимее недостатки».

А еще несколько лет назад компания была вынуждена нередко устраивать личные встречи сотрудников из разных регионов. Эта практика оказалась достаточно затратной. Теперь же количество командировок сократилось: в «ПЭК» внедрили приложение Skype для бизнеса. С его помощью проводят видеоконференции с большим количеством участников, обучающие семинары, курсы и аттестации.

«ПЭК» – один из крупнейших российских грузоперевозчиков – стал одним из первых клиентов компании Microsoft, который выполнил переход на Skype для бизнеса. Данная опция стала доступна в начале мая этого года, а уже в июне Skype для бизнеса использовался в «ПЭК». В компании отмечают, что месяц на полноценный переход – это действительно очень быстро.

«Во внедрении, если рассматривать серверную часть, был задействован только один человек, – вспоминает начальник отдела системного администрирования Илья Стародубцев. – Все заняло 3–4 часа, а пакет обновления Windows устанавливался на компьютеры пользователей в течение суток».

«Теперь мы знаем, как выглядят наши коллеги»

Результаты внедрения стали заметны сразу. Эксперты компании отмечают, что ранее у них возникали проблемы с производительностью во время конференций или групповых чатов. Это понятным образом тормозило работу. Теперь такой проблемы не существует.

Значительную роль решение сыграло в ходе ребрендинга компании. Проект ребрендинга был запущен еще в конце лета и продолжается до сих пор. Коммуникации с подрядчиками, брендинговыми и дизайнерскими агентствами, сотрудничество по ИТ-направлениям – все это происходило с помощью конференц-связи в Skype для бизнеса. Подключение сторонних участников к обсуждению проектов стало обыденностью.

«По всей территории России достаточно ограниченные и низкоскоростные каналы, – добавляет Илья Стародубцев. – Но благодаря новому техническому решению мы этого практически не замечаем».

Благодаря интуитивно понятному интерфейсу программы пользователи активно принялись за благоустройство своей виртуальной личности. Персональные данные, номера добавочных и мобильных телефонов, статусы отсутствия и присутствия, даже фотографии – все это появилось в профилях Skype сотрудников.

«Внутренние коммуникации стали более активными – мы теперь знаем, как кто выглядит, – улыбается начальник отдела PR Анна Ишмуратова. – В работе нам нередко приходится общаться с коллегами из разных филиалов. Кто-то находится в Чите, кто-то в Новосибирске, они никогда не встречались и нескоро встретятся. Но благодаря тому, что мы активно стали использовать фото профиля, люди видят, с кем они общаются. Это укрепляет коммуникации».

Синхронизируй это

При необходимости Skype для бизнеса позволяет подключать к разговору внешние учетные записи Skype, хотя это два разных продукта. Это позволяет общаться с собеседниками из партнерских компаний или подрядчиками, которые пока не внедрили это приложение.

«ПЭК» планирует интегрировать Skype для бизнеса во внутрикорпоративные рабочие инструменты, такие как, например, система документооборота.

«Очень удобна синхронизация программы с внутренним почтовым клиентом Outlook, – рассказывает ведущий менеджер по PR Анастасия Моджук. – Если я не на месте, я все равно могу зайти в почту и увидеть пропущенные беседы».

С помощью почтового клиента в «ПЭК» теперь могут легко отслеживать статусы сотрудников. Со Skype для бизнеса будут связаны личные карточки сотрудников на корпоративном портале, который сейчас разрабатывается и будет построен на базе Share Point.