Статья

Некосметический ремонт: Oriflame экономит €200 тыс. в год за счет переноса корпоративной почты в «облако»

business
мобильная версия

Информационные технологии призваны стирать преграды, а не создавать их. Ограничения объема почтового ящика стали «узким горлышком», мешающим сотрудникам шведской косметической фирмы Oriflame максимально эффективно использовать свое время и общаться с миром. Перенос корпоративной почты в публичное «облако» решил проблему и сформировал внутри компании кредит доверия для дальнейшего внедрения облачных сервисов.

4 гигабайта – таков был максимальный объем почтового ящика у 8,5 тыс. сотрудников Oriflame по всему миру. Многие сотрудники шведской компании ежедневно работают с потоком тяжелых медийных файлов: видео, презентациями и т.д. Почта быстро «забивалась», пользователи регулярно жаловались, часто чистили почту и теряли данные.

Но не только жалобы пользователей беспокоили блок ИТ. Топ-менеджмент требовал перенести фокус с поддержки инфраструктуры на развитие бизнеса. «Ресурсы ИТ-команды ограничены, и в условиях сложных макроэкономических реалий их больше не становится. Встает вопрос эффективности применения этих ресурсов, – рассказывает глобальный директор по ИТ-инфраструктуре Oriflame Руслан Корчагин. – От бизнеса идет запрос больше усилий тратить именно на задачи, которые в конечном счете дают рост продаж и увеличение прибыльности, будь то усовершенствование бизнес-систем или внедрение новой функциональности». Так перенос ИТ-инфраструктуры в «облако» стал частью бизнес-стратегии компании.

Незаметная миграция

Oriflame давно выбрала для корпоративной почты технологию Microsoft Exchange. Устраивали и функционал, и надежность работы, но управлять емкостью было трудно. Чтобы решить проблему, потребовалось еще одно слово – Online. «В конце прошлого года мы поняли, что Office 365 и Exchange Online достигли зрелости, и решили всерьез посмотреть на эти технологии», – вспоминает Руслан Корчагин.

Некоторые опасения у руководства компании вызвал вопрос безопасности переноса корпоративных данных в публичное «облако». Рассеять сомнения помог траст-центр Microsoft, предоставивший подробные сведения о политике безопасности компании и имеющихся сертификатах.

Непосредственное внедрение Exchange Online заняло три квартала – с января по сентябрь 2015 года. Над миграцией работали более 20 человек, среди них три системных архитектора. Кроме того, на этапе подготовки инфраструктуры связи Oriflame помогали партнеры – четыре специалиста из компании «Белтел». Эксперты Microsoft также оказывали консультативную поддержку.

«Нас удивила технологическая простота перехода на облачную инфраструктуру, – рассказывает Корчагин. – На самом деле мы не ожидали, что все пройдет так гладко». В Oriflame рассказывают, что в компании не было ни одного недовольного этим нововведением. Если и возникали какие-то вопросы, то только у рассеянных сотрудников, забывших обновить учетную запись в телефоне, несмотря на многочисленные оповещения.

Новый размер

«Все были очень довольны тем, что размеры ящиков увеличились в десятки раз, появилась возможность прикреплять тяжелые файлы. При этом интерфейс остался тем же», – продолжает Корчагин.

Прежняя инфраструктура электронной почты была демонтирована. Отказ от четырех стоек в дата-центрах позволил сэкономить порядка €200 тыс. в год и освободил компанию от необходимости инвестировать в серверные лицензии, оборудование, его поддержку и обновление.

После миграции удаленная доступность корпоративной почты повысилась. Раньше для связи с дата-центрами требовался очень качественный канал связи, сейчас достаточно любого.

«У нас продажи – прямые, и мы продаем нашу продукцию везде, где только можно себе представить. Поэтому возможность читать почту, получать или отправлять информацию из совершенно разных мест с разным качеством связи – из электрички, детского сада, отеля – это то, что дает пользу для бизнеса», – подчеркивает Руслан Корчагин.

С запуском Exchange Online существенно увеличилась доля подключений с мобильных устройств. Растет популярность браузерной версии. Особенно тепло она была встречена сотрудниками в Пакистане, которые раньше пользовались сильно устаревшими офисными приложениями.

«Облако» как стратегия

«В нашей компании информационные технологии являются одним из конкурентных преимуществ и фактором роста», – говорит Сергей Большаков, директор Oriflame по корпоративным вопросам в России и СНГ. Облачная почта помогла ИТ-команде Oriflame сделать тот важный шаг от предоставления сервисов к управлению ими, который был нужен бизнесу.

Облачный опыт: от «нерезиновый» к «эластичный»

В рамках единой стратегии Oriflame внедряет облачные технологии по многим направлениям, в том числе размещает бизнес-системы в «облаке» Microsoft Azure.

100% продаж в компании осуществляется через веб-сайт. В зависимости от периодичности выхода новых каталогов, времени года и близости праздников количество пользователей сайта резко меняется. В среднем за месяц его посещают 1,5 млн человек, в пиковый период это число увеличивается во множество раз. Максимальные нагрузки случаются несколько раз в году. Перенос систем на технологии Microsoft Azure позволяют компании действительно эффективно использовать ресурсы в разное время года.

«Если бы мы работали на собственном оборудовании, то оно использовалось бы эффективно только в периоды повышенного спроса, – объясняет Корчагин. – Все остальное время нам пришлось бы платить за неиспользуемые мощности. Сейчас же мы тратим деньги только на те ресурсы, которыми пользуемся, и ни копейки более».

«Мы понимаем, что Office365 – это не только Exchange Online. Мы осознанно начали именно с Exchange Online: его можно быстро внедрить и легко получить конкретные результаты, – объясняет Руслан Корчагин. – За счет успешного внедрения Exchange Online в компании сформирован очень серьезный кредит доверия к технологиям публичных «облаков», и мы с большим энтузиазмом смотрим на другие продукты Office 365, в первую очередь на SharePoint Online, Lуnс Online, Yammer.

Внедрение этих решений в компании планируют в первую очередь для повышения продуктивности. Как ожидают в компании, перевод SharePoint и Lуnс в «облако» позволит достичь большей интегрированности и внутренней эффективности.

Oriflame работает над перезапуском внутреннего портала на базе Share Point Online со встроенным новостным потоком из корпоративной соцсети Yammer. Проект развивается при тесном сотрудничестве ИТ- и HR-подразделений. Кадровики особенно заинтересованы в этом проекте, т.к. новый ресурс поможет сотрудникам компании из разных стран эффективнее взаимодействовать друг с другом в одном пространстве.

Все каналы связи будут максимально интегрированы друг с другом. Например, на главной странице интранета будут выводиться сообщения из Outlook, а благодаря Yammer сотрудники получат базовую рабочую информацию. Пользователи сами смогут настраивать, какие новости появятся в ленте и что войдет в их повестку дня.

«Уже несколько месяцев мы пользуемся Yammer в ИТ-департаменте и видим, как хорошо он дополняет Exchange Online, – заключает Корчагин. – В первую очередь с ним улучшается внутренняя коммуникация, а это архиважная задача для большой современной компании». Проект находится на финальной стадии тестирования и должен быть запущен в конце этого года.