Статья

Ювелирная сеть перевела сотрудников на Skype для бизнеса

business
мобильная версия

Десятикратной экономии расходов на командировки и междугороднюю связь добился ювелирный дом «Кристалл» благодаря переходу на использование Microsoft Exchange и Skype для бизнеса.

Ювелирный дом «Кристалл» – необычная розничная сеть. Ее «центр» находится не в столице и даже не в городе-миллионнике, а в сравнительно небольшом Липецке. Отсюда в 2003 г. начался бизнес компании: был открыт ее первый магазин. Уже через три года началась региональная экспансия. Сегодня предприятие управляет 49 магазинами, которые расположены в Центральном, Приволжском и Южном федеральных округах.

Вместе с числом магазинов росло и число сотрудников, ответственных за менеджмент. Уже в 2008 г. прежняя, формировавшаяся бессистемно, ИТ-инфраструктура «Кристалла» перестала справляться со стоявшими перед компанией задачами. Самой проблемной областью оказались внутренние коммуникации. Для связи сотрудники ювелирного дома использовали телефон, Skype, ICQ и целый ряд различных мессенджеров. С каждым месяцем счета на оплату связи становились все весомее для бюджета компании.

Когда инфраструктура тянет назад

Путаница возникла и в составе используемого компанией программного обеспечения. В каждом городе присутствия компания для своих филиалов компьютеры и софт закупала отдельно, при этом учет вычислительных мощностей велся поверхностно. И принимая решение о модернизации ИТ-инфраструктуры, руководство ювелирного дома «Кристалл» подошло к важной задаче комплексно. «Выстраивая современную инфраструктуру, мы стремились справиться сразу с несколькими задачами: обновить парк оборудования, навести порядок в использовании лицензионного ПО, организовать и оптимизировать работу сотрудников и, наконец, внедрить современные средства коммуникаций, чтобы сократить непомерно возросшие расходы на связь», – рассказывает директор по информационным технологиям ювелирного дома «Кристалл» Олег Шмургалкин.

Для выполнения проекта по созданию новой ИТ-инфраструктуры «Кристалл» привлек крупнейшую в регионе ИТ-компанию «Регард», одного из партнеров Microsoft.

Сначала – SAM

Проект был начат с закупки компьютеров, необходимых для оснащения рабочих мест сотрудников. После их установки и регистрации в домене было внедрено управление корпоративной сетью по мeтодологии Sоftware Asset Management (SAM). Оно выполняет важнейшую функцию – контроль над лицензиями на программное обеспечение и управление ими – и позволяет руководству получать актуальную информацию о состоянии программных активов организации. Олег Шмургалкин отмечает, что внедрение средств SAM позволило компании существенно, на 30%, оптимизировать расходы на лицензирование ПО. Благодаря анализу состояния программной инфраструктуры компания может не только управлять набором установленных приложений, но и прогнозировать потребность в обновлении используемого софта.

Современная связь

В качестве корпоративных средств коммуникаций ювелирный дом «Кристалл» выбрал электронную почту Microsoft Exchange и многофункциональный мессенджер Skype для бизнеса. Как рассказывает Олег Шмургалкин, выбор оптимального числа разных лицензий стал возможен благодаря анализу ИТ-инфраструктуры компании. «Мы приобрели расширенные лицензии Skype для бизнеса для сотрудников центрального офиса и руководителей ключевых торговых точек, исходя из анализа в потребностях связи и полномочий сотрудников», – говорит он.

Заказчику также потребовалось организовать освоение новых программных средств сотрудниками. Уровень их технической подготовки был разным, кроме того, потребовалось время на организацию рабочих процессов по электронной почте и по каналам Skype.

Достоинств больше, чем ожидалось

Уже за первые полгода использования новой ИТ-инфраструктуры компания «Кристалл» смогла радикально повысить эффективность использования средств связи. Благодаря активному использованию Skype для бизнеса удалось сократить объем использования не только традиционной телефонии, но и командировок. Экономия получилась не просто существенной – радикальной, в 10 раз! В некоторых подразделениях компании сформировались настоящие колл-центры, благодаря чему теперь информация мгновенно передается между сотрудниками, отделами и офисами компании. «Скорость обмена информацией выросла на порядок, а вместе с ней повысились и скорость принятия решений, и общая эффективность работы менеджмента», – делится впечатлениями Олег Шмургалкин.

Еще одно достоинство новой инфраструктуры – ее масштабируемость. Компания может в любой момент изменять число учетных записей, подключая новые или удаляя ненужные. «Простой» лицензий при изменении кадрового состава теперь практически исключен.

Существенные перемены произошли в системе управления. В распоряжении руководства «Кристалла» появился сервис «Задачи», при помощи которого осуществляется постановка задач и контроль их выполнения. Он позволяет оценить и продуктивность сотрудников, и эффективность принимаемых решений.

И, наконец, Microsoft Exchange и Skype для бизнеса стали действенными инструментами экономии. Ювелирный дом «Кристалл» сумел не только радикально сократить объем междугородних телефонных переговоров, но и отказаться от значительного числа командировок, которые раньше требовались для координации региональных отделений компании. Теперь часть совещаний проходят в формате видеоконференций, к которым участники подключаются прямо со своих рабочих мест. Это очень удобно для сотрудников и выгодно компании, т.к. позволяет снизить командировочные расходы без потери эффективности.

Microsoft Exchange и Skype для бизнеса позволили руководству «Кристалла» начать подготовку к внедрению еще одного сервиса с использованием технологий Microsoft. Компания планирует организовать общекорпоративное хранилище и систему электронного документооборота на базе Microsoft SharePoint.