Обзор "Рынок ИТ: итоги 2003" подготовлен	При поддержке	При участии

Система SQ контроль дел нашла признание не только в России, но и в странах Европы

Основное предназначение системы

В условиях современной рыночной экономики предприятие нуждается в решении задач управления на качественно новом уровне. Вы ведете большой проект или руководите рабочей группой? Тогда вам знакома проблема контроля множества поручений или автоматизации задач, возникающих в ходе работы фирмы. Необходимость оперативного реагирования на быстро меняющуюся экономическую ситуацию требует перестройки внутренних бизнес процессов предприятия, управленческого учета, оптимизации процессов управления. Здесь вам поможет система SQ контроль дел. Помимо контроля над поручениями, она позволит формализовать бизнес-процедуры, поддержит историю работ над проектами, а также решит многие другие задачи.

Возможности SQ контроль дел

SQ контроль дел предлагает наиболее простую и эффективно внедряемую технологию для контроля бизнес-процессов в компании. Данная система, основанная на одном из главных принципов процессного управления, позволяет четко разграничить ответственность за каждое происходящее в компании событие и гарантировать выполнение всех необходимых задач.

Управление делами в многопользовательской среде. Система позволяет объединить в единое целое множество сотрудников, которые разбросаны по всему миру. Вы можете контролировать множество конкурирующих направлений деятельности. SQ поможет вам управлять в подобных сложных условиях и обеспечит оперативность корректировки данных и максимальную достоверность информации.

Эффективный контроль множества проектов. SQ разработана для одновременной поддержки большого количества одновременно развивающихся проектов. SQ позволяет контролировать сотни пользователей с десятками тысяч дел. Ограничения по количеству проектов и пользователей просто отсутствуют.

Интеграция в корпоративную структуру компании. SQ предоставляет разнообразные средства для интеграции с другими системами вашей компании. SQ является ODBC-совместимым продуктом, который может взаимодействовать с системами календарного планирования и анализа производительности работ.

Комплексный подход к управлению делами

SQ контроль дел имеет интуитивно понятный Web-интерфейс для контроля за множеством дел по различным проектам.

Что дает SQ. SQ дает вам все, что нужно для управления поручениями и бизнес-процессами в компании: от создания простых дел до планирования сложных бизнес-процессов, от поиска и группировки работ до составления произвольных отчетов.

Отслеживание работ по проекту. SQ позволяет вам создать произвольное количество проектов сгруппированных по направлениям деятельности. Гибкая настройка представления позволяет выделить наиболее важные поля для показа.

Загрузка исполнителей. Менеджеры проектов всегда могут получить данные о текущей загрузке каждого исполнителя и отследить процесс выполнения работы.

Найди свой путь в организации работ

SQ контроль дел не ограничивает вас в возможностях. Вы можете развивать систему различными путями, давая волю вашему воображению и фантазии.

Описание существующих технологий. SQ — это полезный помощник для быстрого описания и внедрения существующих технологий работы. Система позволит вам описать ваши бизнес-процессы и запустить их в работу в считанные дни.

Оптимизация бизнес-процессов. Вы сможете детально отслеживать выполняемые цепочки операций и оптимизировать их «на лету». Система обеспечивает выполнение дела всегда на основе текущей цепочки.

Если хочется большего… SQ контроль дел содержит множество возможностей для модификации и настройки ее под ваши задачи. Обеспечивается как добавление произвольного набора собственных полей, так и произвольная компоновка карточки для каждого типа дела.

Анализ работы и «разбор полетов»

История выполнения дела. Вся история выполнения дела и изменения его полей фиксируется в системе и сохраняется навсегда. Вы в любой момент можете посмотреть, как выполнялось дело даже трех-пятилетней давности. Система, таким образом, выступает независимым регистратором информации, что очень полезно при разрешении споров.

Простые аналитические отчеты. В SQ присутствует возможность построения простых отчетов, которые дают возможность получить общую картину выполнения дел. Такие отчеты доступны через Web-интерфейс и используются менеджерами для ежедневного контроля хода работ.

Произвольная отчетность. Если у вас есть более сложные задачи, то вы можете добавить любое количество отчетов произвольной формы. Обычно для построения подобных отчетов используется Microsoft Excel™, но также есть возможность использовать для целей построения отчетов и планирования систему Microsoft Project™.

Управление в многопользовательской среде

Всемирный доступ. SQ контроль дел имеет полнофункциональный Web интерфейс, что позволяет работать с ней из любой точки мира. Использование только стандартного HTTP протокола обеспечивает максимальную совместимость ее с другими программными системами, а также открывает множество возможностей по обеспечению безопасности данных.

Связь с электронной почтой. Помимо Web интерфейса SQ контроль дел предоставляет дополнительные возможности по взаимодействию и оповещению сотрудников рабочей группы. Это взаимосвязь с электронной почтой по SMTP интерфейсу и, даже, возможность отсылки SMS сообщений прямо из системы.

Интеграция с другими системами. База данных системы SQ и правила ввода информации доступны через OLE, ADO или языки высокого уровня, например, Visual Basic™, C++® или даже Microsoft Excel™. Типовыми вариантами является интеграция с системами календарного планирования, кадрового учета и картографическими системами. SQ контроль дел обеспечит взаимосвязь и координацию всех ваших информационных систем, людей и проектов и станет центром управления для вашего предприятия.

Проблемы возникающие при внедрении системы

Как оценить материальные и нематериальные преимущества, которые дают информационные технологии? Как установить прямую связь между инвестициями в ИТ и результатами работы компании? Внедрение системы — это не просто инсталляция ПО, а комплекс мероприятий по реинжинирингу бизнес-процессов предприятия, доработки внедряемых программных средств, обучению сотрудников предприятия работе с системой.

В процессе внедрения системы может возникнуть множество проблем:

«Человеческий фактор». В процессе внедрения необходимо будет преодолеть «человеческий фактор». В любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-то нового. Консерватизм сотрудников, обычно, обусловлен нежеланием обучаться и низкой образованностью. И эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. Эффективность от использования системы будет минимальной.

Отсутствие воли руководителя может привести к тому, что система будет внедрена только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена совсем. Саботаж внедрения системы со стороны руководителей организации — это боязнь прозрачности собственной деятельности, как для руководства, так и для подчиненных.

Проведение совещаний. Встречаются директора нежелающие работать за компьютером, просматривать и редактировать документы. Руководители такого типа предпочитают постоянно вызывать подчиненных к себе, чем вникать в содержание документов.

Постоянные структурные изменения в организации ведут к слабой формализации бизнес-процессов, и это ведет к постоянным потерям знаний.

Ожидание «лучших времен». Еще одна проблема в неготовности многих предприятий сделать стратегические вложения, даже когда их необходимость явно созрела. Они стремятся обходиться полумерами в ожидании «лучших времен», однако для выживания в современных условиях необходимо повышать эффективность работы предприятия.

Отсутствие формализованной схемы ведения дел. Серьезная проблема заключается в том, что если большая организация не имеет вообще никакого формализованного документооборота, то в ней постоянно возникает множество проблем, и руководство не всегда понимает, что их источником является именно отсутствие формализованной схемы ведения дел. В результате на руководителей постоянно валится ворох проблем и им не до каких-то там систем документооборота.

Экономическая оценка внедрения системы

Оценка эффективности и возврата инвестиций от внедрения системы очень важна, особенно, когда система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью, а с другой, требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Эффект от внедрения системы делится на 2 части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и косвенный эффект, связанный с такими преимуществами для функционирования организации, которые дает система (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.)

Предположим, что организация имеет N сотрудников, средняя зарплата сотрудника 300$, количество рабочих дней 21. Тогда средняя стоимость 1 минуты рабочего времени 0,03$.

Оценим прямой эффект от внедрения системы:

• экономия времени на поиске нужных документов, т.е. сокращение сроков поиска;
• ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины, т.е. повышение производительности труда;
• экономия за счет повторного использования существующих документов;
• экономия на канцелярских принадлежностях (писчей бумаге, ручках, ксероксе, печати и т.д.)

Поиск документов. Каждый сотрудник тратит в день на поиск нужного ему документа от 10 до 60 минут своего рабочего времени. Допустим это 20 минут в день. Получается, что в год каждый сотрудник теряет на поиск документов 10,5 рабочих дней — это 151$ на его зарплату.

Внедрение системы позволит контролировать сроки выполнения работ, занятость персонала, реально оценивать продуктивность работы каждого сотрудника. Любой руководитель может получить, в пределах своей компетентности, информацию о сотруднике: сколько и за какой период выполнил работ, в каких проектах принимал участие, как соблюдал сроки исполнения. Таким образом, деятельность сотрудника в любой момент времени может быть оценена как его непосредственным руководителем, так и более высоким начальством. Контроль над подчиненными увеличивает производительность их труда на 5–15%. Допустим, производительность возрастет на 5%, а это значит, что в месяц каждый сотрудник сможет дополнительно выполнять работы на 15$. В год это 180$.

Ускорение бизнес-процессов. Документы и задачи, которые требуют согласования, теперь вместо трех дней, могут быть сделаны за 1–2 дня, т.к. они переходят в следующую инстанцию сразу же после их исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно принять меры. Другими словами это еще 10–30% экономии рабочего времени. Если допустить, что это 10% времени, тогда получим при расчете на сотрудника 30$ в месяц. Итого 30+15=45$ в месяц, следовательно, в год получится 540$.

Повторное использование документов. Любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач (договоры, письма, приглашения). Однако для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов, переписки процент повторного использования в большинстве равен нулю. Чаще всего от прототипа можно взять до 25% (трудозатраты на создание готовой части). Если Ваш сотрудник тратит примерно 30% своего времени на создание новых документов, то общая экономия времени составит около 5–7,5% их полного рабочего времени, а это 270$ в год (7,5%).

Экономия на канцтоварах. Для ознакомления сотрудников организации с приказом, для ознакомления сотрудников с их заданиями вы будете тратить бумагу, чернила, порошок в ксероксе и т.д., а также рабочее время сотрудника, который это будет печатать. Даже если это один лист в день стоимостью в 3 рубля (0,1$), то за год получим 25,2$

Таблица 1. Прямой эффект от внедрения системы

Посчитаем стоимость внедрения системы. При внедрении системы необходимо учесть следующие расходы:

• стоимость самого ПО;
• стоимость дополнительной техники необходимой для внедрения системы (компьютеры, жесткие диски, MSSQL);
• стоимость работ по внедрению системы;
• расходы на администрирование системы.

Стоимость самого ПО зависит от количества закупаемых лицензий (расчеты приведены исходя из того, что 1 евро=35рублей, 1$=28,5 рублей).

Стоимость дополнительной техники величина, в большинстве случаев пропорциональная количеству сотрудников и зависит от текущей степени оснащенности техникой. В современных условиях на одного сотрудника приходиться техники примерно на 1500$. Коэффициент недооснащенности на большинстве предприятий от 10 до 40%. Допустим, на одного сотрудника требуется дооснащение техникой на 20% . При стоимости лицензии 123$ — это составит примерно 24,6$ (0,2*123*1=24,6).

Работы по внедрению. В зависимости от размеров организации и степени доработок ПО под ваши нужды стоимость поддержки системы будет различной.

Администрирование. Предположим, что у организации есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем и сопровождения системы.

Таблица 2. Экономический эффект с учетом затрат на внедрение ПО

SQ контроль дел в Европе

На основе SQ контроль дел было создано решение, которое может быть отнесено к категории B2B. В работе над проектом (разработка программного продукта) участвовали сотрудники трех офисов:

• центральный офис Заказчика (Нидерланды);
• региональный офис Заказчика (Москва);
• офис Исполнителя (Москва).

Проект должен был быть реализован в течение 6 недель. В случае выполнения работ на неделю раньше, полагалась премия в размере 10%, а в случае задержки — штраф 10% от общей суммы за каждую неделю.

Все процедуры выполнения работ были описаны на основе системы SQ контроль дел с распределением ролей по трем офисам. В первую очередь это относилось к исправлению ошибок и добавлению новых функций в работающую систему.

Внедрение продукта SQ позволило не только уменьшить время исправления ошибок и внедрения новых функций, но и дало возможность Заказчику получать полную информацию о ходе проекта на любой момент времени. Проект был реализован на неделю раньше, и была получена заслуженная премия. При наличии четкой постановки задачи и хорошо отлаженной технологии выполнения работ можно практически совершать чудеса.