Обзор "Рынок ИТ: Итоги 2006" подготовлен	При поддержке

Пример решения: Создание общего информационного пространства гостиниц Holiday Inn Moscow Lesnaya и Holiday Inn Moscow Suschevsky

Консультационная группа АТК объединила информационное пространство двух гостиниц Holiday Inn Moscow Lesnaya и Holiday Inn Moscow Suschevsky при помощи Microsoft Dynamics NAV.

Задачи заказчика

«Моспромстрой Отель Менеджмент» управляет двумя московскими отелями, работающими под маркой международной гостиничной сети Holiday Inn — гостиницы Holiday Inn Moscow Lesnaya и Holiday Inn Moscow Suschevsky.

Руководство компании «Моспромстрой Отель Менеджмент» поставило задачу объединить финансовые данные специализированных гостиничных программ и настроить бухгалтерский, налоговый, управленческий учеты и учет по стандартам МФСО в одной системе. В этой же системе необходимо было реализовать функции бэк-офиса, включая управление закупками, ведение складского учета, калькуляцию меню и многие другие характерные для гостиничного бизнеса процессы. Дополнительной особенностью проекта стала задача по организации единого информационного пространства на обе гостиницы.

Когда иностранные туристы и бизнесмены выбирают отель для проживания в российской столице, то часто они ориентируются на принадлежность гостиницы к известной сети, как на гарантию качества. В то же время, от качества обслуживания в московском отеле зависит имидж не только самого отеля, но и всей международной сети. "С самого первого дня работы мы обязаны гарантировать нашим клиентам качество обслуживания в соответствии с теми стандартами, к которым они привыкли за рубежом", — говорит финансовый директор гостиницы Holiday Inn Moscow Lesnaya и Holiday Inn Suschevsky Нина Хорошавина.

Для гостиничной сети Holiday Inn высокий стандарт — это, в первую очередь, скорость и качество, с которыми постояльцы получают необходимый им сервис и дополнительную информацию. Поэтому, когда принималось решение о внедрении корпоративной информационной системы, к ней были предъявлены те же принятые в Holiday Inn требования: качество и скорость. После оценки нескольких представленных на рынке систем была выбрана система Microsoft Dynamics NAV. Работы по внедрению и настройке были доверены консультационной группе АТК. "Мы остановили свой выбор на уважаемой компании с серьезной экспертизой по Microsoft Dynamics NAV. Кроме того, предложение АТК было оптимально по соотношению цена/качество", — объясняет такое решение Нина Евгеньевна.

"Эта задача была для нас важна с профессиональной точки зрения. Мы полностью реализовали учет основных средств, а это в гостиничном бизнесе очень трудоемкий учет. Была решена задача по вводу данных один раз без дублирования. Кроме того, полностью проведена интеграция специализированных гостиничных программ, отвечающих за автоматизацию работы службы портье и ресторана с программным комплексом Microsoft Dynamics NAV", — говорит Галина Ершова, руководитель проекта со стороны консультационной группы АТК.

В качестве одной из фронт-офисных систем в гостинице установлена специализированная система гостиничного учета, куда вводится вся информация о клиенте, начиная от бронирования номера и заканчивая платой за проживание.  Эта система учитывает весь дополнительный сервис, оказанный постояльцу. Ресторанное обслуживание автоматизировано другой системой, которая отвечает за выписку счетов и фискальные расчеты с клиентами ресторана, бара и кафетерия. Бэк-офисной системой, объединяющей и обрабатывающей финансовые данные обеих фронт-офисных систем, стала Microsoft Dynamics NAV.

Ход проекта

Перед экспертами консультационной группы АТК стояла задача интегрировать все используемые в Holiday Inn  системы в единое информационное пространство, притом не в одной гостинице, а в двух. Консультанты компании АТК настроили импорт всей информации, необходимой для ведения учета в Microsoft Dynamics NAV и реализовали в системе  все четыре вида учета, необходимые заказчику: бухгалтерский, налоговый, управленческий учеты и учет по стандартам МФСО. Разработаны российский и международный планы счетов, настроена связь между ними и реализована трансформация данных,  что позволяет вводить необходимые данные один раз и не дублировать ввод для разных видов отчетности. Кроме интеграции со специализированными  гостиничными системами, была проведена интеграция Microsoft Dynamics NAV с несколькими системами банк-клиент для работы с банками и учета банковских операций.

Реализованное взаимодействие систем позволило объединить информационные потоки и облегчило менеджменту отеля задачу по эффективному управлению гостиницей. В процессе внедрения Microsoft Dynamics NAV были настроены модули системы, обеспечивающие работу финансового подразделения компании, отдела закупок, кадровой службы и склада.

Разработанный экспертами консультационной группы АТК дополнительный функционал с учетом отраслевой специфики позволяет вести эффективный учет товарно-материальных ценностей и контролировать расход денежных средств. На основе возможностей Microsoft Dynamics NAV эксперты консультационной группы АТК разработали механизм, позволяющий создавать и вести учет калькуляционных карт (меню). Специализированная доработка позволяет рассчитывать сырьевые затраты отдельно на каждое блюдо, позволяет регулировать ассортимент блюд, норму закладки сырья на блюдо и стоимость сырьевого набора.

Результаты

Специально для Holiday Inn Moscow Lesnaya и Holiday Inn Suschevsky были разработаны механизмы для автоматизации периодических закупок продуктов и предметов хозяйственного назначения в соответствии с установленными в отеле стандартами наличия ассортимента на складах.

Внедренный консультантами компании АТК модуль «Расчет заработной платы и учет персонала» позволяет вести учет персонала и весь связанный с ним документооборот, а также рассчитывать зарплату в соответствии с различными категориями персонала, с учетом круглосуточной работы отеля и разных ставок за переработки, выходные и праздничные дни.

Обеспечено полноценное ведение учета, как по российским стандартам, так и по международным,  решена задача однократного ввода данных, автоматизированы многие специализированные для гостиничного бизнеса управленческие процессы. Решение, созданное экспертами консультационной группы АТК, позволяет оптимизировать процесс принятия управленческих решений, снизить текущие издержки, добиться ясности финансовой сферы для руководителя. Это стало возможно в результате создания единого информационного пространства на базе Microsoft Dynamics NAV.

"Без современной корпоративной системы, которая позволяет вести оперативный финансовый и управленческий учет, заниматься планированием и получать своевременную аналитику о состоянии всех подразделений гостиницы, наша работа была бы просто невозможна", — говорит Нина Хорошавина, — "Мы довольны качеством работы консультационной группы АТК и собираемся продолжить сотрудничество с этой компанией при расширении бизнеса".