Как сэкономить на внедрении BI

Согласно статистике Technology Evaluation Centers, лишь около 30% проектов внедрения BI-систем оказываются успешными. Среди основных проблем – превышение утвержденного бюджета, которое оказывает негативное влияние наравне с несоответствием полученных результатов ожиданиям заказчика и чересчур длительными сроками внедрения.

Основные статьи затрат при внедрении BI-систем, по мнению Сергея Шарова, начальника управления информационных систем "Группы Компаний ПИК", – это программное обеспечение (лицензии), консалтинг (разработка технического задания, программная реализация, опытно-промышленная эксплуатация), обучение собственных специалистов, развитие и сопровождение системы после завершения проекта.

"На каждой из этих составляющих можно и нужно экономить, уверен Владимир Некрасов, генеральный директор компании Contour Components. – Но поскольку статистика говорит о большом количестве неудачных проектов внедрения BI, об увеличении стоимости внедрения, то важно избегать ошибок, а именно тщательно обдумать и формулировать требования, аккуратно спланировать сроки и ресурсы". Рассмотрим подробнее факторы, влияющие на итоговую стоимость проекта и решения, позволяющие снизить издержки.

Неверная постановка целей и задач

По данным исследования BARC (Business Application Research Center), 31% BI-внедрений не решают в полной мере поставленных задач. Хотя именно от того, какие цели преследует компания, во многом зависят сроки реализации и стоимость проекта. "Стоимость зависит в большее степени от специфики конкретной задачи, чем от общей технологии, – рассказывает Владимир Некрасов. – Обычно стоимость проекта по сбору, хранению, анализу и публикации каких-то данных находится в диапазоне от 3 до нескольких десятков миллионов рублей. Минимальная стоимость может быть намного ниже. Например, у нас есть пакет "Contour BI малый бизнес", который стоит 150 тыс. рублей на 5 рабочих мест. Многие клиенты внедряют его самостоятельно".

Именно поэтому специалисты рекомендуют четко определить цели и задачи внедрения, выбрать оптимальные инструменты для их решения. "Не стоит внедрять все и сразу, – советует Дмитрий Ковалев, руководитель департамента числовой аналитики компании "Логика бизнеса 2.0" – Выделите главные задачи, сосредоточьтесь на них. Главное – получить осязаемый результат за несколько месяцев. После двигайтесь дальше, наращивайте функционал".

Ошибочный выбор решения и функционала

По статистике Forrester Research, конечные пользователи BI-систем в США и ЕС тратят на работу с приложениями не более 1–5% рабочего времени. Аналитики не сомневаются в том, что в России сложилась аналогичная ситуация. "При планировании системы бизнес-аналитики нужно грамотно проанализировать перечень всех возможных пользователей, и, что немаловажно, тот функционал, который будет использоваться отдельными группами, – говорит Александр Сухоручкин, консультант бизнес-департамента компании Softline. – Функционал систем, который не является в настоящий момент базовым, – это пространственная аналитика, карты ключевых показателей эффективности. Также требуют дополнительных инвестиций специальные приложения для доступа к BI-контенту с мобильных устройств. Приобретать полнофункциональные наборы на всех пользователей неоправданно дорого, если 70% будут использовать систему только для просмотра результатов анализа, создаваемого остальными 30%. Таким образом можно оптимизировать затраты на приобретение лицензий на программное обеспечение".

Представители бизнеса согласны с мнением провайдеров. "Перед внедрением следует подумать о том, какое решение больше подходит вашей компании, и сколько времени и как часто будет эксплуатироваться система, – рассказывает Илья Тарасевич, ИТ-директор компании "Аквилон". – Многие предприятия уже давно автоматизировали основные бизнес-процессы, в их ERP-системе уже есть соответствующий аналитический модуль. Как правило, функционал его ограничен, но донастройка обходится значительно дешевле, чем внешние приложения. На мой взгляд, не стоит выбирать решения, которые будут существенно превосходить реальные потребности бизнеса. В нашей компании, например, вряд ли будут востребованы функции, позволяющие отправлять отчеты с графиками и таблицами на смартфон".

Переоценка масштабов проекта

Чтобы избежать роста стоимости проекта, необходимо правильно оценить масштабы внедрения. "На практике не редки случаи, когда изначально систему внедряют с расчетом на 10–20 пользователей, а оказывается, что используют ее не более 2-5 сотрудников финансовой службы, – приводит пример Илья Тарасевич. – Или, оценив эффективность внедрения в финансовой службе, коммерческий директор может потребовать реализовать аналогичное решение в своем отделе. Но у каждого подразделения свои функциональные задачи, поэтому к масштабированию следует относиться с осторожностью и расценивать его как самостоятельный проект".

Покупка лицензий

По мнению ИТ-специалистов, отдельное внимание стоит уделить вопросу лицензирования. Стоимость, как правило, зависит от количества пользователей системы, но некоторые вендоры рассчитывают ее по числу одновременно работающих сотрудников, а не по общему числу зарегистрированных в системе пользователей. Цена лицензии также может варьироваться в зависимости от количества процессоров или объемов обрабатываемых данных. "Чтобы более рационально использовать денежные средства, имеет смысл приобретать на начальном этапе более "простые" виды лицензий, с базовой функциональностью – они стоят дешевле, – рекомендует Сергей Шаров. – Лицензии с дополнительной функциональностью можно закупить позже, когда будет понятен эффект от внедрения".

Инвестиции в модернизацию оборудования

При составлении бюджета проекта многие компании не учитывают необходимость инвестиций в покупку нового или модернизацию существующего оборудования. По мнению Ильи Тарасевича, такие затраты могут достигать 5–10% от первоначальной стоимости проекта.

Пилотный запуск

Запуск пилотного проекта – это существенные затраты времени и средств. "Особенность BI-проектов с точки зрения затрат – затраты на пилотные проекты. В отличие от многих ИТ-проектов, которые требуют значительного времени до получения первых результатов, внедрение, например, современных инструментов анализа данных, можно выполнить на небольшом фрагменте реальных данных достаточно быстро. В связи с этим, для BI-проектов очень популярны предварительные пилотные проекты, – комментирует Ольга Горчинская, главный консультант по технологиям бизнес-анализа Oracle СНГ. – Следует учитывать, что такие пилоты сопровождаются не только затратами на работу специалистов организации, выполняющей внедрение, но и дополнительной нагрузкой на собственных сотрудников бизнес-подразделений. Но без участия будущих бизнес-пользователей ни пилотный, ни полный BI-проект невозможен".

Нехватка квалифицированных сотрудников

Иногда вполне удачное на первый взгляд внедрение, может оказаться нерабочим из-за банального отсутствия специалистов с достаточной квалификацией для поддержки BI-системы. В некоторых случаях издержки на обучение или аутсорсинг персонала в несколько раз превышают стоимость внедрения. "Обучение ИТ-специалистов – весомая статья расходов проекта, – говорит Илья Тарасевич. – Чтобы ее сократить, можно часть сотрудников (ключевых специалистов) отправить на обучение, по завершению которого они поделятся поученными навыками и знаниями с остальными пользователями системы".

Снизить издержки компании поможет и активное вовлечение сотрудников в процесс внедрения. "Таким образом, появляется большой шанс в будущем сэкономить на сопровождении, – говорит Дмитрий Ковалев. Не забудьте предупредить самих сотрудников об этих планах, чтобы они понимали, что им нужно как можно глубже погрузиться в этот процесс".

Эволюция системы

В бюджете проекта стоит учитывать возможность эволюции BI-системы. "Допустим, изначально BI-приложение интересовало одно конкретное подразделение (например, финансовый департамент), а уже через несколько месяцев топ-менеджер осознает необходимость внедрения в коммерческом и других отделах. Или меняется число пользователей (как в большую, так и в меньшую сторону), или возникает необходимость в подключении новых источников данных, – говорит Илья Тарасевич. При расчете первоначального бюджета такая эволюция системы в расчет нередко не принимается. Но эти факторы нужно прогнозировать и учитывать (с определенной долей вероятности), на этапе внедрения продукта".