Как автоматизирован процесс рекрутмента

Автоматизация процесса рекрутмента – такой же неизбежный процесс для крупных компаний, как и автоматизация других аспектов хозяйственной деятельности. Выбирая систему ATS, компания должна проанализировать свои потребности, выяснив, насколько интегрирована система с каналами подбора персонала, используемыми компанией.

Повсеместная автоматизация бизнеса уже никого не удивляет. Вряд ли можно представить бухгалтерию без 1С и других систем управления бухгалтерским учетом, а продажи и управление запасами без систем складского учета, CRM. У крупных предприятий мы часто можем увидеть глобальные ERP (Enterprise Resource Planning) системы.

Во многих компаниях, особенно занимающихся интеллектуальным бизнесом, люди – один из основных ресурсов, определяющих успех предприятия. Более того, многим компаниям постоянно требуется много квалифицированных специалистов, но автоматизации их подбора должного внимания не уделяется.

Если спросить рекрутеров даже крупных компаний о том, как у них организован процесс подбора, то чаще всего можно услышать о такой последовательности действий. Руководитель линейного подразделения обращается в отдел персонала (совмещающий, зачастую, кадровый учет и рекрутмент) с просьбой подобрать сотрудника. Рекрутер размещает вакансию на специализированном работном сайте (hh.ru, Joblist.ru, Rabota.ru, 100rabot.ru, Career.ru и других). Реже вакансия публикуется на корпоративном сайте, блоге, представительствах в социальных сетях. При наличии значительного бюджета – обращается в кадровое агентство. Получив сотни резюме соискателей из разных источников, рекрутер выбирает несколько подходящих и приглашает кандидатов на собеседование. Отобрав из них 3-5 самых подходящих, он отправляет их на собеседование к линейному руководителю, на которого ложится ответственность окончательно выбора.

На первый взгляд, эта схема отлично работает, но ее слабость в том, что она не масштабируема. Неужели все это нужно повторять раз за разом, подбирая сотрудников на однотипные позиции? При этом, теряя уже прочитанные резюме и забывая про уже приглашенных ранее кандидатов. Просто сложить резюме в папку на компьютере – это, по сути, потерять их, так как через несколько месяцев в них невозможно будет ориентироваться. Решение этой проблемы, конечно, есть, оно пришло к нам из-за рубежа, хотя сейчас существуют и эффективные российские аналоги.

Рекрутмент в кадровом агентстве и отделе персонала

Не так давно в обиход российских рекрутеров вошло понятие ATS (Applicant Tracking System). В вольном смысловом переводе – это Система управления соискателями и процессом рекрутмента. Иногда можно встретить название Talent Tracking System – Система управления талантами, включающая в себя понимание того, что кандидаты на вакансии ищутся и внутри организации.

Чтобы оценить, как работают эти системы и понять их преимущества, давайте кратко разберем принципиальные отличия работы кадровых агентств и отделов подбора персонала в компаниях. У кадровых агентств есть свои собственные базы кандидатов, собираемые на протяжении многих лет. В этих базах кроме самих резюме и данных по результатам собеседования, есть и неформальная информация о кандидатах: описание их сильных и слабых сторон, мотивации, манеры общения. Поэтому, кадровые агентства при поиске персонала по запросу клиента используют не только рекрутинговые сайты, социальные сети и СМИ (что так же доступно и рекрутерам  в компаниях), но и собственные источники. ATS позволяют компаниям создавать аналогичные базы соискателей с фиксацией всех активностей по созданию резюме, его размещению, общению с соискателями и действию сторон.

Крупные иностранные компании уже давно поняли, что собственная база соискателей, которые ранее откликались на вакансии компании или просто присылали свои резюме, – ценнейший актив, который позволяет значительно экономить средства на подборе. Причем, чем дольше действует эта система, тем больше экономия. Если кандидат уже приходил в компанию на собеседование, но не подошел в этот раз, то вполне возможно, что через несколько месяцев или даже лет откроется вакансия, на которую данный кандидат будет отлично подходить.

Что такое ATS

Таким образом, в системы управления рекрутментом (ATS) всегда имеют целый ряд функциональных возможностей. Это блок создания вакансии; базу данных ранее созданных вакансий и откликов (резюме), полученных на данную вакансию; базу данных резюме соискателей, откликавшихся на вакансии компании либо собранных рекрутерами компании.

Почти всегда системы управления рекрутментом интегрированы с интернет-сайтами по рекрутменту. Например, сайт hh.ru имеет интеграцию со всеми ведущими системами управления рекрутментом, что позволяет осуществлять публикацию вакансий и получать отклики на вакансии непосредственно из интерфейса ATS. Это может значительно экономить трудозатраты рекрутера и повысить эффективность его работы. Действительно, если рекрутер размещает вакансию на 3-4 сайтах, то ему нужно заново создавать вакансию на каждом из них, из ATS же размещение на нескольких сайтах происходит фактически нажатием одной кнопки.

Ведущие зарубежные системы включают в себя также модуль, по созданию раздела с вакансиями на корпоративном сайте компании. Причем это не просто объявления, в которых публикуется e-mail или телефон отдела подбора, а полноценная система, которая позволяет осуществлять поиск вакансий, а соискателям регистрироваться и создавать свои резюме в базе данных компании. По сути, это создание мини-работного сайта со всем его функционалом.

Функциональные ATS позволяют автоматизировать процесс согласования вакансии: ее создает линейный руководитель, потом рекрутер редактирует ее содержание в соответствии с корпоративными стандартами, согласовывает и публикует на корпоративном сайте, в Интранете компании и на внешних сайтах.

Часто ATS включают системы простановки оценок кандидатам на всех этапах общения с ним, а также возможность прикрепления результатов тестирования. И самое главное – возможность дальнейшего поиска по данным результатам.

Подводные камни

Таким образом, ATS системы могут значительно облегчить работу рекрутеров, повысить скорость и качество подбора персонала и сэкономить деньги на подборе. Однако, есть и подводные камни. Все ведущие системы ATS - зарубежные и разрабатывались исходя из потребностей зарубежных рекрутеров и особенностей их рынка.

Например, за рубежом крайне непопулярен поиск резюме соискателей по базам резюме на интернет-сайтах. Процесс рекрутмента на зарубежных интернет-сайтах обычно ограничивается  публикацией вакансии с контактной информацией. Соискатели сами звонят, присылают резюме по факсу, шлют по e-mail как в «теле» письма, так и в виде прикрепленных файлов. Это не позволяет систематизировать резюме и в будущем осуществлять поиск по ним.

Как ответ на эту проблему родились и продолжают развиваться ATS системы, которые позволяют вместо контактной информации вставлять в вакансию ссылку «Для отклика кликните здесь», которая переносит соискателя в интерфейс ATS системы компании, где соискатель должен зарегистрироваться и создать свое резюме для отклика на вакансию. Естественно, данная система имеет большой минус – так как у всех компаний собственные базы данных резюме, то откликаясь на 5 разных вакансий, соискатель должен будет, перейдя по ссылкам 5 раз, пройти регистрацию и 5 раз создать свое резюме в базах данных компаний. Соответственно, такая система крайне неудобна для соискателей и сокращает количество откликов на вакансии.

Интерфейс одной из ATS-систем

Источник: hrm.ru

В России же ситуация другая. Например, сайт hh.ru – это не просто «доска объявлений», а полнофункциональная ATS. Сохраняется история всех вакансий, а также отклики (резюме) соискателей, откликавшихся на вакансии компании. В автоматическом режиме можно приглашать соискателей на собеседование и отклонять отклик. Также существует возможность прикреплять к вакансиям вопросы и тесты с автоматическим или ручным проставлением оценок. Внутренний интерфейс позволяет управлять правами доступа рекрутеров компании, создавать корпоративные презентационные страницы или брендировать вакансии. Кроме этого, через интерфейс API, компании могут забирать вакансии с hh.ru и ретранслировать их на собственный сайт или в интранет.

Руководители отделов рекрутмента представительств крупных западных компаний часто сталкиваются с ситуацией, когда их обязывают внедрить ATS-системы головного офиса, например, Taleo, BrassRing, i-GRasp, TalentLink. Очевидно, что внедрение такой системы, мягко скажем, без энтузиазма встречается сотрудниками российского филиала, потому что она попросту не готова работать в России. Она требует использования внешней ссылки для отклика, что создает очень большие неудобства для соискателей и снижает количество откликов на вакансию, делая ее дороже (вакансии с внешней ссылкой для отклика на российском рынке стоят дороже).

Специально под такие задачи на hh.ru разработан механизм, позволяющий соискателям не испытывать неудобств при работе с сайтом, откликаясь в привычном интерфейсе, а компаниям получать отклики в свою внутреннюю систему. К сожалению, крупные ATS зачастую страдают от отсутствия гибкости и не могут прикреплять резюме, полученное от рекрутингового сайта, требуя заполнения соискателем резюме в их системе. К счастью, есть и положительные примеры, например, SAP E-Recruitment или Oracle Business Suite, которые настраиваются по запросу клиента. Также эффективны и более простые российские системы, позволяющие достаточно эффективно автоматизировать процесс рекрутмента – e-staff, 1С Зарплата и Управление персоналом КОРП. Также качественно реализована интеграция в серьезной системе БОСС Кадровик.