Сложности HRM-проектов: как решать и чего избегать

Основные сложности проектов по автоматизации управления человеческим капиталом лежат не в технологической области, а относятся к сферам психологии и организации труда. Правильный настрой персонала на грядущие изменения – существенный залог успеха HRM-проекта.

Известно, что человек по природе своей консервативен и к любым новшествам, как правило, относится с недоверием. Даже небольшая корректировка бизнес-процессов в компании может стать стрессом для многих сотрудников, а внедрение комплексной автоматизированной системы по своему эффекту сродни шоковой терапии. Одними из самых проблемных в этом отношении становятся проекты HRM (HCM) – управление человеческими ресурсами (капиталом).

Нужный настрой

Простота и сложность ведения любого проекта в компании тесно связана с текущей корпоративной атмосферой. «Ведь самым большим тормозом прогресса является именно нежелание и страх сотрудников пользоваться новым инструментом, особенно тех, кто был весьма успешен, был буквально «звездой» устаревшей к данному моменту жизни системы», - считает Маргарита Чуйкова, директор по персоналу компании «Маруся Моторс». 

Основные психологические проблемы участников HRM-проекта со стороны заказчика и будущих пользователей системы типичны и довольно обоснованны, добавляет Ольга Леонова, руководитель отдела автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты бизнес-направления 1С компании «Микротест».  Во-первых, понятно, что сотрудники не хотят выполнять дополнительную работу, связанную с проведением в компании проекта – как правило, эта работа не сулит им дополнительных осязаемых бонусов. Во-вторых, сотрудники боятся ответственности за решения, которые необходимо принимать в ходе проекта: согласовывать требования к системе и выполнение различных работ, подтверждать отсутствие ошибок в функционале и т.п. В-третьих,  поскольку благодаря внедрению HRM-системы множество операций становятся менее трудоёмкими, а некоторые виды работ и вовсе становятся неактуальными, то у некоторых работников возникает боязнь перед снижением своего статуса в компании или, более того, перед вероятным увольнением. В-четвертых, определённые категории сотрудников чувствуют себя некомфортно, понимая, что HRM обеспечит прозрачность многих процессов.

Основные психологические сложности HCM-проектов

Источник: Микротест, 2011

Безусловно, с этими страхами и опасениями необходимо работать. Решения по преодолению психологических сложностей прекрасно всем известны - моральная поддержка и вдохновение со стороны руководителей. Маргарита Чуйкова советует создать в компании фокус – группы, включающие исполнителей всех ролей в проекте, для обсуждения того, как именно будут меняться бизнес-процессы и процедуры при переходе на новую систему, что станет лучше и удобнее, каким будет порядок и очередность перехода с ответственными по блокам работ и сроками. «Цель подобного рода сборов – перенос ответственности за переход, за «прогресс» компании на плечи будущих пользователей системы», - отмечает г-жа Чуйкова.

Также полезно провести опросы сотрудников, позволяющие дать психологический срез готовности к переходу на HRM-систему, либо увидеть, где еще необходимо сфокусировать внимание. При грамотном командном подходе преодоление сопротивления и откровенной вялости и равнодушия сменится на прекрасный командообразующий, глубоко творческий совместный проект, который еще долго будет обсуждаться всеми участниками.

Организационные преграды

Что касается организационных сложностей, то для их преодоления в первую очередь необходимо  уделять внимание бесперебойному кадровому сопровождению. Здесь необходим подробный план по переходу на новую систему. Роли каждого участника проекта должны быть прописаны, изучены и согласованы досконально.

Кроме того, для внедрения системы важно выбрать правильное время. Многие эксперты советуют начинать внедрение в период новогодних каникул или майских праздников. В эти дни переход  наименьшим образом отразится на приоритетных бизнес-процессах.

При этом должно быть  организовано информирование всех подразделений компании о старте проекта с точными сроками окончания.

Организационные сложности могут быть самые разнообразные, но вам обязательно поможет решить их квалифицированный исполнитель проекта. «Он подскажет, как сформировать команду, какие документы необходимо принять, - говорит Ольга Леонова. - Прислушивайтесь к его рекомендациям».  По её словам, нужно мотивировать людей на выполнение дополнительных работ по проекту, но вдвойне важно материально мотивировать на конечный результат.

Для облегчения груза ответственности можно посоветовать сотрудникам заказчика разделять её: просить коллег перепроверить результаты, перечитать документы и т.д. Солидный системный интегратор всегда даёт гарантию на свой проект. Следовательно, если пользователи пропустили ошибки в HRM-системе (что вполне может быть в сложном функционале), то это не трагедия. Они смогут выставить претензии позднее.

От организации работ во многом зависит и успех перехода с одной HRM-системы на другую. Существующее представление о сложности перехода сильно преувеличено, и в целом возникновение каких-либо сложностей здесь на 90% зависит от организации работ. Естественно, при плохой организации сложности могут стать непреодолимыми. Чем точнее сотрудники будут выполнять проектные задачи и чем серьезнее будут относиться к проектным работам, тем легче пройдет переход.

Если в организации нет никакого системного подхода в управлении кадровой службой,  все процессы проходят хаотично, сотрудники сами решают, что входит в зону их ответственности, то единых требований к автоматизации работы HR составить просто невозможно. Представители интеграторов говорят, что бывали случаи, когда отдельные работы вообще выпадали из области автоматизации, так как ни одна служба не считала их своими. По факту эти работы выполнял «кто придется и как придется».

Поэтому в проекте HRM так важно формализованное описание бизнес-процессов. Оно не только является основой для автоматизации, но и снижает количество конфликтов между сотрудниками, например, между кадровиками и расчётчиками.