Дмитрий Волков:

С помощью HR-проекта мы хотели понять, насколько наше предприятие готово к внедрению серьезной системы

На вопросы CNews отвечает Дмитрий Волков, начальник управления информационных технологий МТЗ Трансмаш.

CNews: Насколько HRM-системы востребованы в отечественном транспортном машиностроении, по вашим наблюдениям?

Дмитрий Волков: Я могу с уверенностью сказать, что HRM-системы в нашей отрасли востребованы. Перед тем как принять решение о выборе платформы автоматизации бизнес-процессов на предприятии, мы, конечно, изучали опыт наших партнеров в этой сфере. В частности, это Ассоциация производителей и потребителей тормозного оборудования для подвижного состава железнодорожного транспорта «АСТО».

Оказалось, что модуль HR-системы SAP на этих предприятиях не внедряли. В основном используется различное российское программное обеспечение. На вопрос «а почему не SAP?» нам отвечали, что модуль сложный в поддержке, в обновлении под изменения в законодательстве, многие опасались сложностей при реализации проекта. Дело в том, что на производственных предприятиях используют довольно большое многообразие схем по расчету заработной платы. Мы увидели, что предприятиям необходимы комплексные решения в области управления персоналом. Возможно, при принятии решения о внедрении важен хороший консалтинг и сопровождение.

CNews: Какими целями вы руководствовались при выборе HRM-системы? Что именно повлияло на выбор в пользу платформы SAP HR?

Дмитрий Волков: Платформа SAP была выбрана по нескольким причинам. Во-первых, цели автоматизации. Если бы стояла задача автоматизации только кадрового учета, ведения штатного расписания и расчета заработной платы, то, скорее всего, мы остановились бы на другом продукте - например, 1С, как наиболее распространенной программе. Но задачи, которые ставило перед нами руководство, предполагали автоматизацию всех бизнес процессов предприятия и охват всего жизненного цикла изделия. Поэтому мы изначально видели внедрение ERP-системы.

Во-вторых, платформа SAP ERP наиболее подходит нам по отрасли, что подтверждает опыт не только наших российских партнеров, таких, как РЖД, но и зарубежных - в частности, компаний Siemens, Faiveley Transport. Это существенный фактор, поскольку нам было важно, чтобы сотрудничество с партнерами строилось на одной платформе. К тому же, мы уже понимали, что выбирая решения SAP, мы выбираем лучшие мировые практики.

Еще одним важным фактором для нас было опираться на систему, которая имеет оперативную поддержку на уровне обновлений, связанных с законодательством, чтобы не было отставаний.

Таким образом, мы выбирали платформу будущей ERP-системы, а проект SAP HR был первым шагом к ERP. Перед тем как принимать решение о начале проекта, все прекрасно понимали, что определенные существующие на предприятии бизнес-процессы придется каким-то образом менять и подстраивать под систему. Мы решили начать с модуля HR, который связан со всей цепочкой жизнедеятельности предприятия. С помощью HR-проекта мы хотели понять, насколько наше предприятие готово к внедрению серьезной системы, чтобы следующим этапом внедрять уже ERP.

CNews: Проект реализован с помощью стандартного решения SAP HCM или учитывает специфические особенности? Как вы оцениваете сложность этого проекта?

Дмитрий Волков: Основная особенность и одновременно сложность проекта состояла в автоматизации бестарифной системы оплаты труда. Формирование фонда по подразделению производится на основе штатного расписания с учетом квалификационных групп сотрудников. Первоначально осуществляется формирование фондов для цехов основного производства, затем распределение фонда по подразделениям. После этого руководители подразделений распределяют выделенный фонд по своим сотрудникам.

Некоторые консалтинговые компании предлагали нам переделать схему, но мы работаем с ней уже много лет, она нам нравится, и вариант отказа от нее не рассматривался. К счастью, на рынке SAP консалтинга есть компании, для которых не существует неразрешимых задач, и мы смогли найти такую.

Мы обратились к двум известным компаниям на рынке услуг SAP HR консалтинга, провели тендер и выбрали компанию "Эвола", которая нам показалась более драйвовой и готовой настроить систему именно под наши потребности. Предложение, которое нам сделала компания "Эвола", подразумевало сочетание двух схем – бестарифной системы оплаты труда и SAP. Эта схема была реализована в течение трех месяцев, и по сути является нашим совместным ноу-хау, которое мы готовы показывать нашим коллегам и партнерам по отрасли.

Еще одной особенностью МТЗ Трансмаш является массовый отпуск сотрудников в один из летних месяцев. Уходят практически все, работают только цех реализации и отдел договоров. Это довольно серьезная нагрузка на отдел кадров, поскольку одновременно надо оформить отпуска почти всем сотрудникам предприятия. С внедрением SAP HCM эта задача значительно упростилась и требует гораздо меньшего времени на подготовку всей необходимой документации.

CNews: Насколько заметно внедрение SAP HCM повлияло на ИТ-архитектуру предприятия в целом?

Дмитрий Волков: Внедрение SAP HCM – запланированная первая часть более масштабного проекта, целью которого и является изменение ИТ-архитектуры МТЗ Трансмаш и переход на ERP-систему.

Что касается влияния проекта на связи между задействованными подразделениями, то с внедрением системы значительно улучшилось взаимодействие между отделом кадров и расчетной группой в бухгалтерии. Оно стало более прозрачным и понятным обеим сторонам. Теперь информация обрабатывается в единой системе, все данные консолидированы и  хранятся в одном месте, что исключает массу ошибок и снижает потери времени.

Работа отдела кадров теперь полностью автоматизирована: формы и приказы ведутся в электронном виде, затем передаются в расчетный отдел. Таким образом, они хранятся в системе в удобном для поиска и просмотра формате и всегда доступны.

Завершился первый этап автоматизации процессов управления персоналом – мы обеспечили поддержку тех бизнес-процессов, которые уже работали на предприятии. Теперь нам предстоит интегрировать модуль HR с ERP-системой.

CNews: Каковы основные бизнес-эффекты от внедрения HRM-системы на МТЗ Трансмаш?

Дмитрий Волков: Внедрение HRM-системы на МТЗ Трансмаш дало ощутимые результаты. Нам удалось реализовать все особенности нашего предприятия и использовать преимущества SAP ERP HCM.

Внедряя HRM-систему предприятие получает четкий отлаженный процесс, который уже настроен как на внутренний учет, так и на внешнюю отчетность (пенсионный фонд, налоговая инспекция), причем гарантировано с соблюдением законодательства.

И самое главное - нет какого-то дополнительного использования человеческого ресурса, как-то: дополнительного ввода информации в нескольких местах, большого количества согласований и т.д. Когда все четко описано и регламентировано – работать гораздо проще, как сотрудникам, так и руководству. Система всегда может предоставить информацию, которая необходима.

CNews: Каковы планы дальнейшего развития автоматизации управления персоналом в МТЗ Трансмаш?

Дмитрий Волков: Сейчас мы планируем переход ко второму этапу. Актуальными процессами для нас являются управление компетенциями и управление командировками. Эти два направления не  были у нас автоматизированы и сейчас мы как раз подошли к внедрению SAP в тех подразделениях, где у нас процессы были компьютеризированы, но не вовлечены в общую схему работы предприятия.

Концептуальный проект разрабатывался совместно с компанией "Эвола", консультанты которой подробно разъяснили нам все функциональные возможности системы в управлении компетенциями и командировками, подготовили перечень вопросов, ответы на которые помогли нам сформировать концепцию и методологию будущих процессов, показали их участникам существующие проблемы и скрытые возможности.

По нашей задумке система позволит вести единый иерархический каталог управленческих и профессиональных компетенций. Архитектура должностей позволит объединять штатные должности в семейства, а семейства в функциональные сферы для реализации принципа наследования компетенций. Например, управленческие компетенции определяются на уровне функциональной сферы (семейства) «Управленческая архитектура». Затем они автоматически наследуются всеми управленческими штатными должностями, которые относятся к данной сфере (семейству). Таким образом, нет необходимости вести профиль управленческих компетенций для каждой должности отдельно. Также предусматривается ведение информации по пройденному обучению работника, которая впоследствии должна попадать в форму Т2.

В системе SAP можно будет вести профиль штатной должности, оценивать компетенции, при этом они автоматически переносятся из документа оценки в профиль компетенций сотрудника. Аналитическая компонента системы предоставит информацию о пройденном обучении, сформирует отчет о соответствии сотрудника профилю штатной должности,  отчет- диаграмму с итоговыми  оценками компетенций.

Данный процесс мы начнем с рабочих, как основного ресурса нашего предприятия.

Процесс по организации командировок в настоящее время в МТЗ Трансмаш также осуществляется без автоматизированной информационной системы. Ему свойственны множественный ввод информации по командировкам различными участниками.  Длительная передача информации между участниками процесса из-за активного использования бумажных носителей приводит к неэффективному расходу рабочего времени сотрудников.

Отсутствие унифицированной системы учета командировок влечет за собой  невозможность эффективного анализа затрат на командировки, непрозрачность процесса  расчета НДФЛ, влияние человеческого фактора на этапе контроля и мониторинга заявки на командировку, а также при расчете нормативов на суточные и проживание.

Автоматизация процесса управления командировками подразумевает реализацию в единой системе всех процессов, связанных с оформлением: от создания заявки на командировку (с возможностью указания общей суммы аванса) до аналитики по процессу организации командировок и учету затрат на командировочные расходы. При этом, возможно будет формировать заявки на бронирование услуг и командировочной документации (Служебное задание, Приказ на командировку, Командировочное удостоверение, Приказ об изменении командировки, Приказ об отмене командировки), изменять заявки, отражать период командировки в табеле рабочего времени, рассчитывать аванс на командировку, формировать и утверждать авансовый отчет, формировать проводки по авансовым отчетам и многое другое.

При этом, надо отметить, что модуль по командировкам, интегрируется со смежными модулями информационной системы и использует необходимые данные из HRM-системы, модуля управления рабочим временем и системы бухгалтерского учета, что значительно облегчает нам задачу после внедрения SAP ERP HCM.

Поддержка пользователей на этапе методологического проектирования консультантами компании "Эвола" предопределила выбор подрядчика для реализации этих двух проектов. Всегда приятно продолжить плодотворное сотрудничество в новых начинаниях.

CNews: Спасибо.