Нужны ли электронные архивы в банках?

Электронные архивы в банковской сфере - пока малоиспользуемый класс бизнес-ПО для быстрого доступа к информации. В силу того, что они являются частным случаем решений для автоматизации документооборота, их значение для кредитно-финансовых учреждений вследствие требований регулятора не может быть недооценено. Тем не менее, финсектор почему-то не спешит.

Как показал опрос ведущих игроков рынка электронного документооборота в России, проведенный CNews, электронные архивы (в строгом понимании - средства для хранения юридически значимой информации) в банковских и финансовых учреждениях пока недостаточно распространены. Согласно указаниям ЦБ РФ, большую часть своих документов банки в любом случае обязаны хранить в бумажном виде, и довольно существенно на эту ситуацию повлияло указание 2346-У ЦБ РФ "О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета" от 25 ноября 2009 года. Тем не менее, до настоящего времени в полной мере воспользовались преимуществами этого указания лишь единичные компании.

Российские банки широко применяют справочно-информационные ресурсы и хранилища резервных копий, в то время как "полноценные" электронные архивы юридически значимых документов остаются только у ИТ-продвинутых учреждений. Они нужны для быстрого доступа к нормативными клиентским документам, и часто сначала представляют собой просто иерархию папок на общем сетевом ресурсе (файловом сервере), а до следующего этапа в развитии – занесения данных в СЭД и сопровождения процессами, предваряющими размещение данных в электронном архиве - дело у подавляющего числа компаний пока не доходит.

Эксперты указывают на то, что многие банки до сих пор используют устаревшие системы, предоставляющие лишь базовую функциональность (отображение списка образов изображений при вводе определенного номера договора, хранилища внутренних документов – клиентских досье, продуктовых досье, документов операционного дня и данных отдела кадров, ОРД, НСИ и т.п.) А компании, построившие современные решения, состоящие из всех основных компонент - т.е. самой системы электронного архива, системы сканирования и потокового ввода документов, системы хранения и резервирования, "коннекторов" ко всем другим системам-потребителям информации из электронного архива (АБС, скоринговая система, система РКО и др.) - занимали меньше 10% от всего количества потенциальных клиентов.

Вместе с тем, как оценивает  Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам компании ABBYY Россия, построенный современный электронный архив позволяет банку оперативно получить результат от внедрения, окупив систему за год-два или даже быстрее (что во многом зависит от поставленной задачи). Эксперты со стороны интеграторов считают наиболее актуальным создание такой системы в крупном банке с разветвленной филиальной сетью - ввиду потребностей и большего эффекта от внедрения.

По усредненной оценке, полученной на основании выполненных проектов в области внедрения электронных архивов в банковской сфере, начальная стоимость такого решения составляет 15-20 млн руб. (без стоимости лицензий на СЭД), однако она может возрасти до 30-150 млн руб. (включая ретроспективное сканирование бумажного архива и полную автоматизацию процессов обработки архивов документов), при этом конечная сумма определяется количеством типов документов, которые будут находиться в архиве, процессов их размещения, а также числом систем, в которых встречаются эти документы и с которыми необходимо интегрироваться.

Для чего нужны е-архивы

"Структуры финсектора, как правило, многофилиальные, и для них необходимость номер один – это создание единой информационной площадки для всех филиалов.  Важный фактор при выборе системы управления документами для многофилиального банка – обеспечение масштабирования системы и стабильной работы с электронным архивом из удаленных офисов, - объясняет Павел Каштанов, директор по работе с клиентами компании "Синтеллект" (премиум-партнер "ДоксВижн"). - Если раньше речь часто заходила о построении распределенной структуры электронного архива с несколькими серверными площадками и автоматической синхронизацией данных между ними, то сейчас все чаще банки выбирают централизованные решения - проще создать достаточные каналы передачи данных, чем обслуживать несколько площадок и организовывать взаимодействие между ними".

По мнению Александра Бейдера, руководителя направления ECM в компании Terralink, наиболее заметная тенденция, возникающая при выборе электронного архива, - обеспечение соответствия требованиям  регулирующих органов. "Крупные и серьезные банки понимают, что ECM – это такая же производственная система, необходимая для успешной работы банка, как и АБС. Поэтому предъявляют самые серьезные  требования к надежности и масштабируемости выбираемой платформы, - считает он. - Сегодняшняя ситуация такова, что возможности выбора стали намного шире, чем некоторое время назад. На рынок таких систем выходят SAP и OpenText, таким образом, выбор системы становится не самой простой задачей. Я думаю, что это даст дополнительные возможности для развития рынка аналитики и консалтинга".

Уже сегодня, как отмечают эксперты, заказчики выбирают универсальные мощные и проверенные решения, отдавая предпочтение аппаратно-программным комплексам от одного производителя или наличию тесной проверенной интеграции нескольких продуктов. Алексей Лященко, руководитель бизнес-направления  "Электронные хранилища данных" компании "АйТи. Информационный менеджмент", утверждает, что в области автоматизации документоориентированных процессов — фактически создания BPM-системы на основе электронного хранилища — в банковском секторе сейчас лидирует задача автоматизации процесса рассмотрения заявки на кредит от физического или юридического лица.

Формулировка требований

Несмотря на слабое техническое исполнение электронных архивов в банковской сфере, сами заказчики достаточно хорошо представляют себе, что именно им нужно от таких решений. "Сегодня перед ИТ-департаментами банков стоят задачи по внедрению электронных архивов для всех типов документов. При этом одно из главных требований - возможность прослеживать в архиве взаимосвязи между документами. Это необходимо для того,  чтобы в любой момент времени понимать их статус и "поднять" подтверждающие документы, - объясняет Михаил Потапенко, руководитель департамента продаж ПО Cognitive Technologies. - Внедрение электронного архива в настоящее время рассматривается как комплексная задача, цель которой - создание единого информационного пространства управления информацией и обеспечение регламентируемого доступа к ней сотрудников различных подразделений".

Дмитрий Шушкин отмечает тенденцию предъявления высоких требований к скорости работы, стабильности и гибкости системы в части настройки функциональности и интерфейсов. По его мнению, это свидетельствует о появляющейся зрелости сектора, поскольку многие банки Западной Европы и США, где рынок в этой части существенно более развит, активно проводят глубокие кастомизации готовых решений. "Они используют надежную проверенную архитектуру, гибкие функциональные модули, серверные компоненты и т.п., дописывая свои клиентские модули, максимально отвечающие их специфическим бизнес-процессам и позволяющие эффективно решать именно их задачи. Все зарекомендовавшие себя вендоры систем электронных архивов и систем ввода документов предлагают своим клиентам и партнерам подобную гибкость", - утверждает он.

В итоге на российском рынке становятся возможными два сценария развития проектов в области внедрения электронных архивов для банков - тиражирование зарубежного решения с адаптацией под российские реалии или внедрение собственного решения с интеграцией с существующим ИТ-ландшафтом материнской компании."Чаще всего по последнему пути идут представительства иностранных компаний, бизнес которых по своему размеру занимает сколько-нибудь заметную долю в общем бизнесе группы, т.е. успешные, и поэтому в большей мере самостоятельные представительства. И, по моему наблюдению, наиболее успешны проекты в представительствах западных финансово-кредитных учреждений (разумеется, если выбранная платформа от российского вендора достаточно масштабируема, а его партнерская сеть в достаточной мере широка и квалифицирована)", - поясняет г-н Шушкин.

Эрик Галстян, коммерческий директор "Корус Консалтинг", замечает, что удаленное использованиезаграничной системы практически не применяется по причине сложностей при обеспечении соответствия ФЗ-152 "О персональных данных". Тем не менее, очевидно, считают специалисты, что оба варианта определяются прежде всего конъюнктурой рынка и присутствием на российском рынке необходимых технологических компетенций.