Обозрение "Рынок СЭД в России 2007" подготовлено

Особенности отраслевого документооборота

Системы электронного документооборота являются основой современной технологии документационного обеспечения управления. Развитие вариативности информационных решений, накопление технологий решения специфических отраслевых задач и создание отраслевой компетенции — одна из важнейших целей совершенствования современных СЭД.

Участники рынка отмечают, что большая часть требуемого функционала популярных систем для реализации отраслевых решений уже тщательно протестирована на реализованных проектах. Для того чтобы разобраться в проблемах, которых можно избежать при внедрении готового отраслевого решения, нужно обратиться к особенностям отраслевых бизнес-процессов. Каковы же отличия в системах документооборота для различных отраслей и как они влияют на построение систем электронного документооборота? В чем специфика документооборота и требования к системам автоматизации в отраслях?

Особенности документооборота на государственных и муниципальных предприятиях

Процессы документооборота в государственных и муниципальных организациях имеют особенности. Делопроизводство функционирует строго в соответствии с государственными требованиями и регламентами, на основе которых четко описаны правила и порядок рассмотрения, обработки, маршрутизации документов, жизненный цикл документа, уровень исполнения, должностные обязанности и т.д. Действует регламентированное описание всех процессов, которое осуществляется строго в соответствии с документационным обеспечением. Система документационного обеспечения должна быть адекватно вписана в действующую СЭД.

В большинстве российских государственных организаций уже автоматизированы процессы управления. При этом документационные базы данных представлены в сетевом или локальном вариантах, и могут быть едиными или независимыми. Однако, в отдельных случаях, до сих пор может полностью отсутствовать какая-либо электронная автоматизация делопроизводства, сотрудники могут пользоваться в своей работе исключительно старыми кустарными методами, или отдельными текстовыми программами.

Еще одной характерной особенностью структур органов государственной власти является наличие специализированных подразделений и специалистов, в функциональные обязанности которых включены вопросы делопроизводства. Одним из дополнительных требований часто может являться необходимость длительного хранения информации предыдущего периода обработки в базе данных.*

ТЭК и нефтегазовая отрасль

Предприятия ТЭК и нефтегазовой отрасли по уровню автоматизации и внедрения современных ИТ сегодня одни из самых успешных в России. Это обусловлено как высокими финансовыми возможностями, так и тем обстоятельством, что в силу специфических особенностей бизнеса в нефтяной и газовой отраслях, отдача от средств, инвестированных в ИТ, проявляется через достаточно короткое время.

Тем не менее, по оценкам экспертов, уровень использования ИТ на нефтяных и газовых предприятиях различается и в целом остается невысоким. Автоматизация зачастую рассматривается менеджментом как второстепенное, затратное направление. Многие используемые решения технологически устарели, но продолжают работать. Требования к интеграции информации обуславливают и дополнительные задачи по повышению пропускной способности телекоммуникационных каналов, наличию современных коммуникационных решений, выбору адекватной технологической платформы и т.д.

В условиях обострения конкуренции на рынке углеводородного сырья, все более важную ценность представляют сроки, за которые информация может быть доведена до принимающего решение лица. Поэтому автоматизация процессов деятельности компании (контроля добычи, отслеживания финансовых и натуральных показателей и т.д.) — единственный путь сохранения конкурентоспособности на рынке даже при значительных колебаниях цен на энергоресурсы.

Эффективное развитие топливно-энергетического сектора в будущем будет связано не с углублением сырьевой составляющей комплекса, а с поддержкой и созданием новых условий для роста капиталовложений, повышения добавленной стоимости и расширения сбыта продукции. Поэтому роль автоматизации, информатизации и коммуникаций будет поднята на новый уровень.

Особенности документооборота на производстве

Система автоматизации для каждого производственного предприятия в своем роде уникальна, поскольку зависит от его специфики. Базовые комплексы СЭД здесь чаще всего приходится адаптировать с учетом особенностей работы компании. При разработке модели автоматизации предприятия следует учитывать не только бизнес–процессы, но и взаимосвязь между ними, а также последовательность производственных процессов. Можно выделить ряд факторов, которые делают СЭД каждого предприятия уникальной, а именно:

• вид деятельности;
• ограничения, влияющие на деятельность компании (объем сбыта, производственные мощности и т. д.);
• размер предприятия и система управления;
• стратегические цели;
• информационные потребности менеджмента компании.

Для большинства производственных компаний существенным ограничением потребления СЭД является доступный объем платежеспособности, а планирование проекта внедрения СЭД часто осуществляется исходя из имеющихся в распоряжении компании ресурсов.

Особенности документооборота в торговле

Принято считать, что автоматизировать деятельность торговой компании значительно проще, чем промышленного предприятия, обладающего более полным набором бизнес–процессов.

Однако в современных супер- и гипермаркетах обрабатывается огромный поток информации. Программный комплекс СЭД должен контролировать весь процесс товарооборота от закупки до реализации, единую маркетинговую, финансовую, закупочную, кадровую политику, эффективно работать с широкой номенклатурой товаров. В системе должны быть объединены разные ресурсы: покупатели, сотрудники, деньги, товары, торговые площади, специализированное технологическое, электронное, торговое оборудование.

Современное комплексное решение автоматизации супер- и гипермаркетов включает в себя все уровни автоматизации — управленческую и торговую систему, кассовую и бухгалтерскую программу, программное обеспечение для работы со всей гаммой электронного торгового оборудования — POS-терминалы, сканеры и принтеры штрих-кодов, терминалы сбора данных и т.д. Отличием современных супер и гипермаркетов является широкий ассортимент, внимание к обслуживанию, выкладке товара на полках (мерчендайзинг), необходимость применения сложных систем обеспечения лояльности покупателей, механизмы, проведения маркетинговых мероприятий, направленные на отдельные подгруппы покупателей. Дополнительными направлениями деятельности могут быть собственное производство (салатов, выпечки, кулинарии), собственные склады и распределительные центры, оптовая торговля и интернет — трейдинг. Все это ставит большое количество дополнительных задач перед СЭД. Кроме того, одно из важных требований к СЭД на торговом предприятии — масштабируемость, она должна иметь возможность внедрения, как в небольших торговых организациях, так и в крупных, территориально-распределенных сетях.

Особенности документооборота в сфере услуг

В сфере услуг преобладают малые и средние предприятия. Владельцы подобных структур чаще всего сталкиваются с проблемами отсутствия персонифицированной информации о клиентуре и персонале, проблемой неучтенной выручки и существенными потерями в расходных материалах. Формирующаяся у хозяйствующих субъектов управленческая информация, как правило, не структурирована, не систематизируется, не накапливается в базах данных, следовательно, отсутствует база для анализа, что не позволяет оптимизировать ценовую и маркетинговую политику в условиях сезонных колебаний спроса, которым подвержена сфера сервиса. Оперативная информация охватывает, как правило, лишь денежный поток, формирующийся кассовым методом. Отсутствует база сравнения кассовой выручки с реальным объемом выполненных работ и услуг. Кроме того, денежный поток дифференцирован в лучшем случае по исполнителям, практически отсутствует его дифференциация по видам услуг, что делает невозможным контроль материальных потоков.

Основными требованиями к СЭД в сфере услуг, являются обеспечение индивидуальной работы с поставщиками и покупателями, автоматизация рутинных процессов, которые могут происходить без участия человека, масштабируемость, возможность плавного наращивания функциональности, невысокая совокупная стоимость системы, безопасность, интеграция различных служб. Все эти возможности должны предоставляться системой или в качестве собственных модулей, или путем интеграции сторонних программ, что подразумевает полную открытость и стандартность интерфейсов. Еще одной особенностью автоматизации предприятий сферы услуг является частое использование проектных модулей.

Актуальность совершенствования управления в сфере услуг вызвана необходимостью совершенствования информационной поддержки управления, а новый, автоматизированный бизнес-процесс базируется на работе менеджера с системой, центральной базой данных, отработанными заготовками различных документов (типовых контрактов, списков VIP клиентов, коммерческих схем доведения услуги до потребителя и др.)

Ключевой возможностью СЭД является интеграция с различными отраслевыми программными приложениями. Все СЭД построены по модульному принципу, что позволяет добавлять к ним новые функции или совершенствовать имеющиеся.

Елена Баканова / CNews