Обозрение "Рынок СЭД в России 2007" подготовлено

Типовые процессы современного предприятия и внедрение СЭД

Как показывают исследования1 за последние пять лет интерес пользователей к системам электронного управления документооборотом приобрел новый характер. Компании рассматривают внедрение СЭД как стратегическое преимущество.

Основной целью внедрения СЭД на предприятии является создание эффективного и удобного инструмента управления деятельностью организации на основе анализа системы поддержки процесса управления. В соответствии с этой целью решаются задачи — оптимизация и автоматизация существующих бизнес–процессов, обеспечение их информационной поддержкой.

Менеджеры отмечают, что новые электронные технологии повышают эффективность и продуктивность бизнеса независимо от географического положения, отрасли или размера организации. Интерес к ECM системам  все более возрастает, особенно среди крупных организаций. Основные моменты, которые интересуют конечных пользователей — это эффективный управленческий контроль, ведение баз данных (архивирование) и быстрый обмен информацией.

Концепция цепочки продуктивных процессов, бизнес-процессы и СЭД

В области услуг по автоматизации бизнес-процессов широко используется концепция цепочки продуктивных процессов. Этот подход(2) базируется на предположении, что конкурентоспособность компании достигается путем оптимизации большого числа отдельных процессов, выполняемых при разработке, производстве, маркетинге и поддержке своих продуктов и услуг.

Таким образом, предполагается, что области обеспечиваемых СЭД бизнес-процессов являются общими для всех сфер деятельности, а процессы, связанные с организацией управленческого документооборота, по большому счету одинаковы для всех областей. Требования к СЭД в данном случае определяютя скорее размером организации. При этом, чем больше поток документов, тем выше эффективность внедрения СЭД.

Типовые бизнес-процессы на современном предприятии сложны, содержат как стандартные блоки, так и неавтоматизируемые этапы. Обработка информации происходит неоднократно и разнохарактерно. Типовых процессов много: общеадминистративные, договорные, обработка заказов на обслуживание, менеджмент качества и т.д. Можно выделить следующие основные процессы управленческого документооборота организации: регистрация входящих и исходящих документов; рассылка, ознакомление и контроль исполнения по внутренним документам; ведение электронного архива документов; работа со служебными заданиями; подготовка и проведение совещаний; согласование приказов и ознакомление с ними сотрудников.

Особенности бизнес-процессов, определяющие требования к СЭД

Основным предметом изучения при создании и внедрении СЭД становится ведение следующих бизнес–процессов:

• которые реализованы в виде непрерывного потока формализованных и неформализованных действий;
• параллельных бизнес-процессов (планирование и контроль проведения мероприятий, сбор, хранение и использование информации, доставка и контроль исполнения директив и поручений и пр.); 
• в которые вовлечены сотрудники многочисленных подразделений, служб, удаленных филиалов и смежных организаций, выполняющих свои формальные и неформальные роли в бизнес–процессах предприятий;
• тех бизнес-процессов, участники которых распределены, удалены друг от друга.

Для формирования единого информационного пространства для всех бизнес-процессов компании требуется последовательное наращивание функций системы (как объема, так и степени сложности). Необходимо общее пространство для всех процессов (хранение, поиск, отчетность, мониторинг), общая инфраструктура заданий для всех контуров автоматизации докyментооборота, средства интеграции с другими прикладными системами на предприятии.

При оценке эффекта от внедрения новой СЭД в компании рекомендуется принимать во внимание следующие показатели: насколько руководство использует данные из системы; осуществляется ли контроль исполнительской дисциплины на основе данных системы; ведется ли работа с документами внутри организации только в электронном виде; все ли структурные подразделения, включая рядовых сотрудников, работают в системе; охвачены ли основные процессы организации.(3)

Эффект от внедрения новой системы можно оценить как качественно так и количественно. Первое, что отмечают — увеличение скорости распространения информации. При этом экономическая эффективность от внедрения СЭД часто рассматривается как косвенная. В тоже время в большинстве случаев очевидно прямое влияние на рост продаж в компании.

Оценка возврата инвестиций (ROI)

Возврат инвестиций является одним из важных аспектов при осуществлении проектов по автоматизации бизнес процессов организаций. Однако, сами по себе традиционные показатели измерения, такие как затраты сырья, количество изделий на единицу времени и пр., для оценки возврата ивестиций (ROI) не применимы. При  этом, должны быть выбраны и использованы критерии для измерения следующих показателей: сэкономленного времени; созданного содержания; уменьшения количества бумаги; улучшенных процессов; дохода на FTE (full-time employee); подготовленность к соответствию требованиям регулирования деятельности; рисков, связанных с содержанием.

По результатам опроса AIIM, на вопрос какие преимущества от внедрения ECM решений важны для возврата инвестиций в проект, важнейшим показателем для ROI компании называют повышение производительности — 90% пользователей считают важным этот показатель, более 70% компаний отмечают также важность для возврата инвестиций повышение эффективности бизнеса и снижение рисков.

Порядка 45% компаний ожидают, что инвестиции в проект внедрения ECM системы будут возвращены до года после завершения проекта, остальные компании считают, что возврат инвестиций должен произойти в срок до 18 месяцев с момента окончания внедрения.

Интересно, что, несмотря на большое внимание, уделяемое изучению вопроса ROI, 36% компаний, по результатам опроса AIIM вообще не занимались оценкой показателей возврата инвестиций. Почти 60% пользователей систем управления содержанием оценивали ROI в период до 2 лет после завершения проекта внедрения.

Однако, в каждом отдельном случае у руководства может присутствовать собственное представление об эффективности, поэтому самый простой подход здесь — задать основные параметры, выбрать опорные точки и бизнес процессы, эффективность которых предприятие планирует улучшить путем внедрения, а также выявить показатели оценки эффективности этих бизнес процессов, как до начала внедрения систем, так и после.

Несмотря на множество подходов, анализ практики показывает, что, как правило, в целом оценивается результативность системы чаще в денежных показателях, в показателях ускорения процессов управления, снижения рисков и повышения безопасности, оптимизации загруженности персонала.

 Елена Баканова / Cnews