Обозрение "Рынок СЭД в России 2007" подготовлено

Денис Красавин: Требования к функциональности систем растут с каждым годом

Об изменениях, которые претерпевают системы электронного документооборота, факторах, влияющих на динамику развития рынка, появлении специализированных решений, изменении подходов, проблемах, тормозящих развитие рынка и о требованиях со стороны основного заказчика — органов государственной власти в интервью CNews рассказал Денис Красавин, директор департамента систем электронного документооборота компании «АйТи».

CNews: Первые системы электронного документооборота (СЭД) появились на российском рынке около 10 лет назад. Как бы вы могли охарактеризовать эволюцию изменений в подходах к организации документооборота в российских коммерческих компаниях? Какие наиболее значимые перемены в этой области произошли за последние три года? Могли бы вы в коммерческом секторе выделить «драйверы» развития рынка СЭД?

Денис Красавин: Действительно, первые системы электронного документооборота появились еще в прошлом веке и к настоящему времени претерпели серьезные изменения. Сегодня заказчики чаще всего рассматривают решения, обеспечивающие не только автоматизацию канцелярии. Востребованы системы, имеющие достаточно широкий функционал, причем требования к функциональности систем растут с каждым годом. Внедряемые сегодня СЭД — это комплексные решения, автоматизирующие сложные и разнообразные бизнес-процессы, реализующие электронные регламенты, имеющие широкие возможности в области аналитики и поисковых технологий. Фактически, такие системы уже следует классифицировать как управленческие (СДОУ — системы документационного обеспечения управления). В то же время следует отметить и появление специализированных решений, например, в сфере финансового документооборота, а также решений в области использования технологий интеллектуальных (активных) документов.

Относительно влияния на динамику развития рынка отмечу следующее: первым важным фактором является растущий уровень зрелости организаций. Современные руководители действительно понимают необходимость оптимизации внутренних процессов и стремятся получить конкурентные преимущества, а также и увеличить стоимость компании. Инвестиции в СЭД рассматриваются сегодня как эффективное вложение в развитие бизнеса, тем более что окупаемость подобных решений для среднестатистической компании составляет, по нашей оценке, от полугода до полутора лет. Вторым значимым фактором является ряд требований, предъявляемых к организациям при осуществлении сертификации, в частности по стандартам ISO.

CNews: В настоящее время, по данным CNews Analytics, среди предприятий-пользователей СЭД большинство — это государственные и муниципальные предприятия. Как изменились требования к СЭД и подходы к организации документооборота в госорганах и госструктурах в целом? Какие перемены здесь можно определить как наиболее знаковые? Какие факторы, по вашему мнению, оказывают решающее воздействие на процесс внедрения систем электронного документооборота в органах государственной власти? Насколько «гладко» и последовательно развивается этот процесс? Какие сложности, если судить по вашему опыту, возникают на этом пути?

Денис Красавин: В силу того что делопроизводство является основным производственным процессом для государственных органов, они остаются на сегодня самым крупным потребителем решений в области СЭД в России. Тенденции изменения требований государственных заказчиков в целом аналогичны тенденциям, наблюдаемым в секторе коммерческих клиентов, — это расширение функционала и усиление значимости СЭД для управленческих задач. Изменились и подходы — все чаще крупные ведомства стремятся обеспечить внедрение единой системы, охватывающей все уровни пользователей и региональные подразделения.

На первых этапах создания систем электронного документооборота в госорганах от СЭД требовалось наличие минимальных возможностей, таких как регистрация всей корреспонденции и быстрый поиск необходимого документа. На современном этапе требования изменяются в сторону большего контроля исполнения и системного анализа хода исполнения принятых решений. Существенную роль играют регламенты госорганов и законодательное закрепление сроков взаимодействия государственных структур с гражданами и между собой.

Наиболее важным фактором, оказывающим воздействие на процесс внедрения систем электронного документооборота, является действительное желание органов государственной власти обеспечить гражданам современные сервисы, упростить процесс обращения и получения необходимых услуг.

Серьезной проблемой остается фактическое отсутствие законодательной базы. До сегодняшнего дня не принят закон, однозначно определяющий правовой статус электронного документа. Отсутствует единый стандарт, описывающий правила организации межведомственного документооборота. Только недавно вступил в силу Закон об электронной цифровой подписи (ЭЦП). При этом вопросы функционирования удостоверяющих центров, что особенно важно для государственных предприятий, остались без внимания.

И все же государство сегодня ориентированно на развитие электронных технологий в управлении и внедрение СЭД в органах власти идет полным ходом. Так, программа «Электронная Россия» предусматривает перевод к 2010 г. в электронный вид более 70% документооборота государственных органов.

CNews: Как бы вы оценили спрос на СЭД со стороны органов государственной и муниципальной власти, если бы законодатели, например, приняли закон «Об электронном документе»?

Денис Красавин: Принятие закона, придающего правовой статус электронным документам, безусловно, будет способствовать развитию рынка СЭД и, вероятно, определит порядок организации межведомственного документооборота. Однако в силу того, что современная СЭД в органах государственной власти — это не «коробочный продукт», а комплекс сложных и дорогостоящих услуг, оказываемых заказчику высокопрофессиональными специалистами, спрос будет прежде всего зависеть от ИТ-бюджетов госзаказчиков. На сегодняшний день мы скорее находимся на начальном этапе развития «электронного» государства.

CNews: Каковы, по вашему мнению, специфические потребности российских государственных органов в области систем электронного документооборота? Насколько, по вашему мнению, российские разработчики готовы удовлетворить эти потребности государственных структур?

Денис Красавин: Автоматизация документооборота в министерствах и ведомствах, безусловно, имеет свою специфику. Это, прежде всего, высокие требования к уровню обеспечения безопасности. Причина в том, что большая часть обрабатываемых государственными органами документов содержит конфиденциальную информацию, а значит, при их создании, хранении и перемещении должна обеспечиваться высокая степень защищенности данных.

Важной задачей при автоматизации документационного обеспечения управления является реализация в системах СЭД установленных в государственных органах регламентов, согласно которым должно быть настроено перемещение документа как внутри организации, так и при межведомственном взаимодействии.

Отдельного внимания требует проблема организации электронного документооборота в государственных органах, имеющих территориально удаленные подразделения. Далеко не все решения, предлагаемые сегодня на российском рынке, позволяют организовать сквозной документооборот и, как следствие, централизованное оперативное управление. Отсюда возникает проблема с реализацией такого важного для ведомств средства анализа, как сквозной контроль исполнительской дисциплины, который может позволить, например, в режиме реального времени получить информацию об уровне исполнения региональными подразделениями приказа, изданного руководством государственного органа.

На самом деле, вопрос о специфике потребностей российских государственных органов в области СЭД — это отдельная тема и, скорее всего требует отдельного разговора. Тем не менее со всей этой спецификой могут помочь разобраться именно российские разработчики, особенно те компании, которые накопили значимый опыт и компетенцию по данной тематике.

CNews: Ваша компания имеет немалый опыт внедрений СЭД. Каковы, на ваш взгляд, причины выбора заказчиками, в том числе госструктурами, различных платформ для организации электронного документооборота? Вряд ли можно говорить об универсальных платформах для СЭД, но все же, что вы могли бы порекомендовать потенциальному заказчику в зависимости от сферы работы и размеров его компании?

Денис Красавин: Как для государственных структур, так и для коммерческих предприятий выбор решения будет основываться на оценке примерно одинаковых критериев: стоимость системы и имеющийся в наличии ИТ-бюджет, сроки внедрения, функционал решения, субъективные предпочтения заказчиков.

Для коммерческих заказчиков важными станут также сроки окупаемости решения, простота обучения пользователей, возможность адаптации решения под специфику отраслевого бизнеса и наличие примеров успешного внедрения аналогичных систем в отрасли. У ряда заказчиков сегодня стандартом определена платформа, на базе которой строится корпоративная информационная система. В таком случае выбор решения будет определяться установленным стандартом. В госструктурах зачастую выбор происходит сложнее. Во-первых, есть конкурсные процедуры и далеко не всегда так просто сформулировать полные и качественные требования к системе. Во-вторых, в госструктурах часто роль и функции ИТ-директора распределены между разными отделами или департаментами, что сильно затрудняет выработку единого решения.

Компания «АйТи» как системный интегратор всегда ставила перед собой задачу предложить клиенту наиболее оптимальное для него решение. На сегодня в портфеле решений «АйТи» в области СЭД есть системы, ориентированные на удовлетворение потребностей как крупных территориально распределенных компаний — БОСС-Референт (на платформе IBM Lotus Domino/Notes), Documentum (на базе EMC), так и предприятий рынка SMB — DocsVision и Directum (на технологиях Microsoft).

В любом случае при выборе СЭД мы рекомендуем прежде всего обратиться за консультациями к специалистам. Даже когда клиент ориентирован на внедрение «коробочного» продукта, возможно несколько вариантов решений. А если предполагается создание кастомизированной системы электронного документооборота, то спектр решений значительно расширяется и речь может идти уже о заказной разработке или существенной переработке базового продукта.

CNews: Какие компетенции вашей компании вы могли бы назвать в качестве ключевых, определяющих ваш подход к реализации проектов в этой области? Какие направления и компании каких секторов экономики являются для вас приоритетными в области внедрений СЭД?

Денис Красавин: На сегодняшний день большинство проектов по созданию систем электронного документооборота реализовано нами в государственных организациях и крупных коммерческих компаниях. За десять лет работы в сфере документационного обеспечения управления группой компаний «АйТи» осуществлено более сотни крупных проектов, в том числе построение двух самых масштабных в России СЭД — в ФНС России и МТС.

Практика реализации подобных проектов действительно требует наличия серьезных компетенций и предъявляет высокие требования как к самим специалистам, так и к организации их коллективной работы. В компании «АйТи» действует Центр управления проектами, где аккумулированы лучшие зарубежные и отечественные практики в области проектного менеджмента. Специалистами департамента систем электронного документооборота накоплен значимый опыт в области построения и тиражирования СЭД, используются специализированный профессиональный инструментарий и методологии в области проектирования, разработки и внедрения решений.

Как уже было сказано, на сегодня крупнейшим заказчиком СЭД для нас остается госсектор. При ежегодном росте числа обрабатываемых ведомствами документов примерно на 25-30% системы автоматизации делопроизводства являются для них основным инструментом повышения как эффективности работы, так и качества оказания государственных услуг.

Если говорить о коммерческих предприятиях, то спектр создаваемых решений варьируется от внедрения «коробочных» продуктов до заказной разработки. Основными потребителями остаются крупные промышленные предприятия ТЭК, машиностроительной отрасли и кредитно-финансовые учреждения. По нашим оценкам, компании этих отраслей будут продолжать доминировать на рынке потребления СЭД в ближайшие несколько лет. Однако необходимо отметить, что в последнее время мы ощущаем растущий интерес к системам документооборота и со стороны наших заказчиков рынка SMB, которым мы также готовы предложить оптимальные решения по соотношению стоимости и функционала.

CNews: Государственные и муниципальные предприятия — основные заказчики на рынке СЭД — в результате автоматизации внедрили множество решений, на различных платформах. Как в этой связи, по вашему мнению будет с технической (технологической) точки зрения развиваться переход на межведомственный электронный документооборот в госсекторе нашей страны? Может ли многоплатформенность послужить серьезным сдерживающим фактором?

Денис Красавин: Многоплатформенность не является основным сдерживающим фактором организации эффективного межведомственного документооборота. Основной проблемой в этой области остается отсутствие единого стандарта, хотя наработки для решения такой проблемы существуют. И конечно, сдерживающим фактором является  текущая законодательная база.

Одним из возможных вариантов организации обмена электронными документами между различными ведомствами могут стать XML-сообщения, для обработки которых уже созданы стандартные средства. Преимущество такого решения в том, что формат XML-сообщений не зависит от платформы СЭД. Достаточно принять единый стандарт таких сообщений и разработать модули, преобразующие XML-сообщения в электронный документ формата каждой конкретной платформы. В настоящий момент уже можно отметить успешные шаги ряда государственных структур в этом направлении, правда, пока речь идет, прежде всего, про обмен информацией между различными СУБД.

CNews: В последнее время растет спрос на комплексные системы в сфере электронного документооборота. Что, как правило, включают в себя комплексные решения? Какими темпами, с вашей точки зрения, будет увеличиваться доля подобных проектов? Какие решения в этой связи предлагает ваша компания? Могли бы вы привести примеры таких проектов из вашей практики? Каковы их особенности?

Денис Красавин: Появление комплексных решений — это результат тенденции использования систем электронного документооборота не только для автоматизации канцелярии и работы с документами, но и как инструмента управления (для автоматизации бизнес-процессов, регламентов, анализа и т.д.). В целом, наблюдается тенденция расширения функционала СЭД до формирования на ее основе систем по работе с информацией в принципе.

Развитие современных решений идет по направлению интеграции различных приложений и возможности объединения различных бизнес-задач для представления консолидированных результатов на одном экране. Другими словами, создание композитных приложений из набора уже существующих и используемых продуктов. Пользователь должен иметь возможность видеть в одном месте и документы (договоры с заказчиком), и финансовые показатели, чтобы иметь возможность сопоставлять разнородную, но связанную информацию для выработки управленческих решений. Или другой пример: интеграция портала и СЭД, что позволяет удобно и эффективно работать с любыми документами и оперативно реагировать на различные события. Именно такое решение было реализовано «АйТи» в ФНС России. Обращения граждан, сформированные на портале ведомства, автоматически направляются и регистрируются в СЭД ФНС. Контроль своевременной подготовки ответов ведется уже в системе документооборота средствами автоматических напоминаний ответственным лицам и формирования ежедневных отчетов по исполнению.

Мы считаем, что доля таких комплексных проектов будет нарастать по экспоненте.

CNews: Насколько велика потребность в стандартизации на российском рынке СЭД в целом и в сегменте систем электронного документооборота, используемых в органах государственной власти, в частности? Участвует ли ваша компания в этом процессе?

Денис Красавин: Безусловно, потребность в стандартизации очень велика, особенно в сегменте систем электронного документооборота, используемых в органах государственной власти. Как известно, одной из задач федеральной целевой программы «Электронная Россия» является обеспечение электронного документооборота между органами власти (межведомственного документооборота), в том числе определение стандартов обмена информацией.

Компания «АйТи» активно участвует в процессе стандартизации, в частности, рабочей группой под руководством Гильдии управляющих документацией при участии компании «АйТи» и других крупных разработчиков СЭД в 2003 г. был разработан межкорпоративный стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления. Мы надеемся, что в ближайшее время будут приняты соответствующие решения (особенно в законодательной части), которые позволят начать организацию межведомственного взаимодействия.

CNews: Каких изменений в сфере востребованности СЭД стоит ожидать в 2007-м и в 2008 гг.? Как это может сказаться на отечественном рынке СЭД, в том числе на его емкости?

Денис Красавин: Полагаю, что рынок продолжит стабильный рост. Для этого есть все предпосылки — и развитие коммуникационных технологий, и готовность организаций к автоматизации управления на основе созданных ранее ИТ-инфраструктур, и достаточно широкий спектр предлагаемых на рынке систем, и, что важно, успешные проекты.

Не следует ожидать серьезных изменений в структуре потребителей. Если для государственных предприятий задача «качественного и быстрого оказания услуг» будет оставаться важной, то доминировать среди заказчиков СЭД будет госсектор. С одной стороны, продолжится увеличение числа крупных проектов с количеством рабочих мест более 1000, в том числе на предприятиях и в организациях, имеющих территориально распределенную структуру. С другой стороны, доля небольших проектов будет также расти за счет активизации малых и средних компаний.

CNews: Спасибо.