От СЭД ждут повышения эффективности

Open Source и SaaS пока не слишком распространенные феномены на мировом рынке систем управления контентом. Совокупно доля решений, использующих открытый код, или поставляемых по модели «ПО как услуга», пока не превышает 5%. Однако не исключено, что в условиях всеобщего курса на снижение издержек, именно они будут стимулировать рост этого рынка.

При внедрении на предприятии систем электронного документооборота менеджмент или лица, принимающие решения о приобретении системы, имеют достаточно четкое представление о том, какие преимущества они хотят получить от внедрения систем. Наиболее важным преимуществом для предприятия, которое планируют получить от внедрения системы, по мнению участников исследования. CNews Analytics, является сокращение времени сотрудников, затрачиваемого на те или иные операции (94%). Многие рассчитывают при этом на повышение качества работы персонала (81%), а также на оптимизацию бизнес-процессов в целом (84%) и на повышение оперативности управленческих решений (71%).

Преимущества, которые планируют получить предприятия от внедрения СЭД

Источник: CNewsAnalytics, 2008 (по данным опроса)

ТСО важнее стоимости системы

По мнению участников исследования наименее значимыми критериями при выборе системы электронного документооборота для предприятий являются положительные отзывы других клиентов и низкая стоимость системы. Стоимость системы является менее значимой при выборе крупных систем, при выборе же средних, а тем более небольших систем, критерий стоимости становится довольно значимым.

В целом наиболее важные и определяющие критерии выбора - скорость окупаемости проекта (93%) и невысокие затраты на обслуживание (78%). Функциональные характеристики системы находятся на третьем месте по упоминанию важности критериев выбора (77%).

Критерии выбора СЭД

Источник: CNewsAnalytics, 2008 (по данным опроса)

Проблемы внедрения

Базовыми предпосылками успешного внедрения СЭД на предприятии являются, по мнению участников опроса, налаженная система классического делопроизводства и бумажного документооборота; совершенная нормативная база делопроизводства; развитая ИТ-инфраструктура компании; а также ясное понимание целей и ожидаемых результатов.

Процесс внедрения СЭД на предприятии, равно как и иной информационной корпоративной системы, сопряжен с рядом сложностей. Зачастую возникают проблемы, связанные с консерватизмом работников, и в этом случае особенно важна позиция высшего руководства компании. По мнению участников опроса, также часто возникает проблема, связанная с нечетким пониманием целей внедрения на предприятии (71%), и как следствие - изменения требований к системе электронного документооборота в процессе внедрения (52%). На втором месте по частоте возникновения участники исследования отмечают сложности со структуризацией бизнес-процессов на российских предприятиях и сложности в освоении системы сотрудниками. Данные проблемы относятся к организационным проблемам при внедрении СЭД. Экономические и технические проблемы при внедрении возникают относительно не часто.

Частота возникновения проблем при внедрении СЭД

Источник: CNewsAnalytics, 2008 (по данным опроса)

Успех внедрения систем электронного документооборота на предприятиях в большей мере зависит от того, насколько четко заказчик представляет цели внедрения и требования к системе, насколько четко структурированы бизнес-процессы, которые прямо или косвенно будут затронуты при внедрении системы, и уровень готовности персонала (как моральная готовность, так и уровень технической грамотности).