Владимир Баласанян:

Правительство должно, наконец, проявить волю для избавления от бумажного документооборота

На вопросы CNews ответил генеральный директор компании «Электронные офисные системы» Владимир Баласанян.

CNews: Как бы вы оценили динамику рынка СЭД в России в последние годы? За счет чего растет этот рынок? Что, напротив, является для него сдерживающим фактором?

Владимир Баласанян: С момента появления электронных документов стало очевидно, что многие операции с документами удобнее и эффективнее производить именно в электронном виде. Как только объем электронных документов возрос, понадобились программные решения, обеспечивающие выполнение таких операций. Так что главным фактором роста данного рынка является именно необходимость систем электронного документооборота, потому что без них управляться с таким количеством электронных документов сегодня просто невозможно.

Сейчас в России, как и во всем мире, смешанный документооборот, другого пока не дано. Люди тысячелетиями работали с бумагой, и невозможно в один момент перейти на электронный документооборот, полностью отказавшись от бумажных документов. До настоящего времени одним из сдерживающих факторов для перехода к безбумажному документообороту является отсутствие (либо недостаточное развитие) технической инфраструктуры. Необходимы компьютеры, сканирующие устройства, принтеры, системы хранения, сети, программное обеспечение, - иначе такой переход будет невозможен. Сегодня в значительной степени проблема технического оснащения уже преодолена и не является главным сдерживающим фактором. Хотя, например, для органов муниципального управления имеющегося технологического оснащения явно недостаточно - как с количественной, так и с качественной точки зрения.

Следующее препятствие на пути к безбумажному документообороту - это проблема компьютерной и делопроизводственной грамотности. При работе с бумажными документами основную часть работ по их изготовлению и организации движения обычно осуществляет выделенный персонал. В рамках системы электронного документооборота значительная часть работ с документами осуществляется в автоматизированном режиме непосредственно самими менеджерами. А для этого им необходимо умение работать с офисными пакетами и другими документационными технологиями.

Сдерживающим фактором является и то, что сами системы электронного документооборота еще не настолько совершенны, чтобы обеспечить необходимое удобство выполнение отдельных операций с документами. Характерный пример – коллективная работа по внесению в документ редакционных замечаний и исправлений. Только в самое последнее время начали активно развиваться новейшие технологии интерактивного взаимодействия человека с компьютером, такие как сенсорные экраны и панели. Эти технологии позволяют, например, с помощью стилуса вносить в документы «рукописные» исправления или комментарии, подписывать документы «рукописной» подписью и т.д.

Но, пожалуй, самой существенной проблемой увеличения масштабов электронного документооборота является инерция деловой культуры. Человек хорошо знает, как относиться к документам, напечатанным на бумаге. Однако пока не сложились стереотипы деловой культуры по отношению к электронным документам.

Следует отметить, что до последнего времени государство не предпринимало никаких серьезных шагов по созданию культуры электронного документооборота, по выработке соответствующих требований, нормативов и т.п. Хотя в отдельных областях - в первую очередь, связанных с взиманием платежей - продвижение было существенно: электронные налоговые или таможенные декларации, оплата счетов и т.д. Еще один пример: правоохранительные органы при проверке изымают электронные документы, которые при необходимости используются в суде.

Сегодня все большие объемы информации в стране накапливаются уже в виде электронных документов. И если по поводу их использования и хранения не введено нормативных актов, то это означает, что порядок действий с такими документами, обеспечивающий их достоверность и сохранность, не определен.

Весь этот комплекс вопросов, естественно, тормозит развитие рынка СЭД. Но, несмотря на это, он растет последние годы достаточно динамично – на 20-25% в год. Рынок большой - в стране сотни тысяч предприятий и организаций. По имеющимся данным, общее число внедренных промышленных СЭД составляет десятки тысяч, так что при текущих темпах роста насыщение наступит еще совсем не скоро.

CNews: Насколько сложно, из вашей практики, продвигать продукты в этом секторе? В чем специфика взаимодействия с заказчиком в рамках подобных проектов?

Владимир Баласанян: Основная сложность состоит в том, что рынок находится в самом начале формирования. И хотя аббревиатура СЭД стала популярной и даже модной – стандарты на такие системы у нас отсутствуют, даже сам термин СЭД не нормирован. Любой производитель может написать на упаковке своего программного решения, что это система электронного документооборота. В результате, имеющиеся на рынке решения зачастую невозможно сравнить и сопоставить, получить гарантии качества. Не говоря уже о том, что эти системы не могут обмениваться документами и данными о них, поскольку они просто не «понимают» друг друга. А при замене решения возникает задача переноса ретроспективных данных из прежней системы в новую, и эта задача требует специальных исследований.

Еще одна проблема, специфическая для нашей отрасли (причем не только в России), связана с тем, что в каждой организации существует проблема взаимопонимания между делопроизводителями, обладающими профессиональными знаниями в области документоведения, и ИТ-специалистами, которые отвечают за информационную политику и ИТ-бюджет. Поскольку традиционно документоведы – гуманитарии, а «информационщики» – технические специалисты, то договариваться им не всегда просто.

Замечу также, что СЭД, как правило, охватывает всю организацию и отвечает за критически важные компоненты деловых процессов. Поэтому успех проекта СЭД всегда зависит от внимания первых лиц компании, которого зачастую не бывает недостаточно.

CNews: Как изменился за последнее время спрос на СЭД со стороны отечественного заказчика, каковы его ключевые потребности в настоящий момент?

Владимир Баласанян: Традиционно от системы электронного документооборота требовалось уметь учитывать бумажные и электронные документы и управлять их исполнением.

Сегодня спектр функциональных и технологических требований существенно расширился. Перечислю только некоторые из наиболее востребованных.

Поскольку сохраняется большое количество бумажных документов, которые, тем не менее, нужно хранить и обрабатывать в электронном виде, - весьма высок спрос на технологии автоматизированного (потокового) сканирования, а также штрих-кодирования бумажных документов.

Все более востребованы технологии электронного согласования проектов документов, позволяющие существенно сократить срок принятия решений. Постепенно увеличивается спрос на ЭЦП, потому что в России она считается неотъемлемым атрибутом юридической значимости.

Многие организации используют системы электронного документооборота для автоматизации сложных деловых процессов, связанных с созданием и перемещением документов. Современная СЭД должна позволять «программировать» сложные регламенты выполнения работ и обеспечивать управление ими.

Очень важным требованием к СЭД сегодня является возможность ее эффективной интеграции с другими приложениями, используемыми в организации: ERP-системами, порталами и т.д.

Говоря о СЭД, многие забывают, что жизненный цикл электронного документа не ограничивается его созданием и исполнением. Документы, повседневная работа с которыми завершена, хранятся в архиве организации, а часть из них передается на хранение в государственные или муниципальные архивы. При этом хранение и обработка архивных документов должны отвечать требованиям весьма серьезных нормативных актов. Сегодня все большее число заказчиков дополняет свои СЭД решениями, поддерживающими технологии работы с архивными документами.

CNews: Как вы оцениваете перспективы обеспечения межведомственного и межкорпоративного электронного документооборота? Какие меры необходимы для построения подобной системы в национальных масштабах, по вашему мнению?

Владимир Баласанян: Организация распределенного и межведомственного (межкорпоративного) электронного документооборота, создание единого документационного пространства – это сегодня ключевая проблема развития документооборта и создания «электронного правительства». Как бы эффективно ни был организован документооборот с использованием информационных технологий в отдельно взятой организации – отправка и прием юридически значимых документов сегодня, как правило, осуществляется в бумажном виде.

Вообще-то практика межведомственного электронного обмена документами между предприятиями существует, но этот электронный документооборот, как правило, параллельно дублируется гораздо более медленным и дорогостоящим бумажным. Происходит удивительная вещь. Электронные документы перед рассылкой распечатывают и вкладывают в конверты, затем отправляют их по почте, а при получении таких почтовых отправлений реквизиты этих документов снова вводят вручную, а бумажные тексты сканируют.

В настоящее время такой подход - это, пожалуй, самая главная причина, тормозящая развитие электронного документооборота и, зачастую, не позволяющая получить от СЭД максимальный эффект.

Я знаю компании, руководители которых «волевым решением» сокращают, скажем, закупки бумаги или копировальных аппаратов, и тем самым стимулируют отказ от бумажных документов. Но для межведомственного документооборота такая мера работать не будет, поскольку, как я уже отмечал, системы различных производителей не могут обмениваться электронными документами. Исторически сложилось так, что изначально каждая организация сама заказывала или покупала ту систему, которую считала для себя наиболее приемлемой, а государство в целом не предъявляло к этим системам абсолютно никаких требований. В результате, сегодня только в федеральных органах исполнительной власти используется два десятка различных систем, не способных обмениваться документами. Для органов власти такая ситуация недопустима, поскольку и государственное управление, и оказание услуг гражданам и предприятиям осуществляется именно в ходе межведомственного документооборота.

Как решают эту проблему региональные органы власти? Во многих случаях на уровне руководства региона принимается решение о закупке либо единой системы, либо комплекта одинаковых системы - все зависит от технической инфраструктуры. Но и федеральные органы власти уже предпринимают практические шаги, которые обеспечили бы в ближайшие год-два реализацию межведомственного электронного документооборота на основе единых стандартов и типового программного обеспечения.

Я уверен, что кризис этим планам не помешает: в такой период самое время избавляться от чего-то ненужного, дублирующего, снижающего эффективность. Избавиться от бумажного документооборота было бы крайне своевременно – не прекращать же, в самом деле, электронные транзакции. Правительство должно, наконец, проявить волю для скорейшей реализации этой задачи – как посредством создания необходимых нормативных документов, так и путем применения административных рычагов. Это будет огромным импульсом к дальнейшему развитию электронного документооборота в России. Другого просто не дано. Чуть позже или чуть раньше – но это все равно придется делать.

Во всем мире стандарты документооборота вырабатывает государство. Бизнес не может выработать единые национальные требования в этой области. Если мы создадим «национальное документационное пространство», где любой электронный документ, созданный в любой организации, будет понятым и юридически значимым в другой организации, – то мы сможем решить проблему и транснационального электронного документооборота.

Наша компания, будучи ведущим игроком рынка СЭД, уже много лет выступает с рядом инициатив по поводу стандартизации в области электронного документооборота. В 2008 году в рамках ФЦП «Электронная Россия» мы разработали концепцию межведомственного электронного документооборота. Органы власти и корпорации привлекают в качестве экспертов, потому что у нас имеется максимальный опыт создания таких систем. В июне 2008 года на базе нашего предприятия был создан технический подкомитет по стандартизации в области электронного документооборота. Мы убеждены, что импульс процессу стандартизации в области электронного документооборота должен быть дан государством.

CNews: Со стороны каких отраслей отмечался наибольший спрос на системы электронного документооборота до недавнего времени? Как изменится эта ситуация, по вашим прогнозам, в связи с новыми экономическими условиями?

Владимир Баласанян: Как ни удивительно, кризис – до настоящего времени – мало повлиял на наши продажи. СЭД востребованы и приобретаются предприятиями абсолютно всех отраслей. Именно СЭД позволяют и уменьшить издержки, и обеспечить экспансию, связанную с процессами слияний и поглощений. Тем более что необходимая (и весьма затратная) инфраструктура (компьютеры, сети, базовое программное обеспечение) уже создана.

Традиционно доминируют госсектор, банки и топливно-энергетический комплекс. Большой интерес к СЭД проявляют промышленные предприятия, но я подозреваю, что экономический кризис приведет к спаду спроса в этом сегменте. В последнее время документационные технологии стали весьма востребованы в ритейле.

CNews: Как развивался ваш бизнес на рынке СЭД в последний год? Каковы ваши ожидания в отношении ближайших кварталов?

Владимир Баласанян: Мы обладаем необходимой компетенцией во всех технологиях работы с документами. Сегодня у нас есть полная линейка продуктов для каждого из этапов жизненного цикла документов: от проекта до архива, причем на различных аппаратно-программных платформах. Еще одна особенность наших решений: мы делаем ставку на тиражируемые продукты, считая их наиболее перспективными. Преимущества использования таких продуктов реально проявляются именно в период кризиса и необходимости минимизации издержек. Другой важной отличительной чертой нашей компании являет наличие мощной партнерской сети, позволяющей заказчикам получать полный комплекс услуг непосредственно на месте.

В прошлом году в первом полугодии наши продажи выросли примерно на 50%. В ноябре-декабре наступил некоторый спад, существенно уменьшилась дистрибуция в целом ряде регионов.

Теперь о планах на текущий год. С одной стороны, СЭД востребованы как никогда раньше, с другой – кризис во многих отраслях и регионах привел к значительному снижению платежеспособного спроса. Учитывая, что наша компания не зависит от внешних инвестиций и кредитов, а наши решения конкурентоспособны, мы надеемся, что, поскольку определенная часть рынка продолжает расти, мы окажемся именно в этой части. Так что у нас достаточно оптимистичный взгляд на будущее. Успех всегда может быть развит, неудача - ничего не значит, надо настойчиво двигаться вперед.

CNews: Что, на ваш взгляд, могло бы стимулировать дальнейший рост рынка СЭД в России?

Владимир Баласанян: В первую очередь, стимулом могла бы оказаться четкая и ярко выраженная государственная политика в области СЭД. Ее пока нет. Нужно существенно больше внимания уделять развитию российских архивов. Архивы – это документальная история: и каждого гражданина, и каждого предприятия, и всего государства в целом. Доступ к архивной информации – одна из самых важных государственных услуг. К сожалению, сегодня в России технологический уровень архивов далеко отстает от технологического уровня документационных служб предприятий, в которых собственно и создаются документы. И этот разрыв становится все более драматичным. В то время как во многих странах уже созданы или создаются электронные технологии формирования и ведения национальных архивов, мер, которые принимаются нашим государством в этой области, явно недостаточно.

CNews: Спасибо.