Андрей Линев:

Корпорациям, холдингам и органам власти в первую очередь необходимо обращать внимание на универсальность СЭД

На вопросы CNews отвечает Андрей Линев, генеральный директор компании «ИнтерТраст».

CNews: Как бы вы оценили динамику рынка СЭД в России в последние годы? За счет чего он растет? Что, напротив, является для него сдерживающими факторами?

Андрей Линев: По нашим оценкам на декабрь 2008 г., сохранилась положительная динамика роста рынка порядка 20-30% в год, а по отдельным направлениям (например, системы хранения цифрового контента) она еще выше. Факторами развития является, во-первых, быстрый рост объема документопотоков (особенно в крупных организациях), при достижении определенной критической массы приводящий к снижению эффективности управления. Важно также понимание руководством предприятия необходимости наведения порядка (регламентации) бизнес-процессов на предприятии, обусловленной ужесточением конкуренции и необходимостью снижения затрат на управленческие процессы, материалы, людские ресурсы; и я необходимости повышения уровня реакции на воздействие внешней бизнес-среды - ускорения доставки управленческих документов до исполнителей и повышения уровня контроля за исполнением, в том числе необходимость оперативного контроля за деятельностью дочерних предприятий. Еще один фактор - затруднение процессов управления, связанное с усложнением организационной структуры предприятия. Стимулирует рост рынка и постепенное превращение в глазах руководителя служб качества из непонятного, но требуемого инвесторами придатка оргструктуры в реально действенный инструмент организации работ на предприятии, соответствующий рост авторитета СМК. Играет свою роль и доступность и достаточность финансовых ресурсов, выделяемых на развитие ИКТ предприятия.

К сдерживающим факторам можно отнести ошибочное, но устойчивое мнение большинства руководителей предприятий о месте и роли службы ДОУ как вторичной, не влияющей существенным образом на основные производственные процессы на предприятии.  Отсюда вытекает недооценка СЭД как элемента управленческой структуры предприятия. Большинство руководителей предприятий считают СЭД системой автоматизации канцелярии или офисной автоматизации. СЭД не используется на регулярной основе как инструмент повседневной работы управленцев, в лучшем случае она эксплуатируется как почта и офисные приложения. Также сказывается неготовность значительной части управленцев изменять свои бизнес-процессы в соответствии с регламентами СЭД и их сопротивление появляющейся прозрачности в деятельности оргструктур предприятия; отказ от работы с документами в электронном виде руководителей высшего звена; проблемы с юридической значимостью электронных документов.

CNews: Насколько сложно, из вашей практики, продвигать продукты в этом секторе? В чем специфика при взаимодействии с заказчиком в рамках подобных проектов?

Андрей Линев: Продвижение затруднено наличием сдерживающих факторов, о которых уже говорилось выше. Кроме них необходимо отметить закрытость части рынков (например, Москвы) от открытой конкуренции, применение «политических» методов при выборе решения; отсутствие объективной информации для сравнения решений разных поставщиков; сложность проведения технико-экономического анализа проекта внедрения; ангажированность ряда СМИ по отношению к определенному кругу поставщиков, формирующая в головах заказчиков искаженную «картину мира».

Специфика заключается в необходимости учета многообразия управленческих процессов на предприятии, которые должны найти свое отражение в СЭД, что обуславливает требования по внедрению достаточно широкого набора модулей СЭД уже на фазе пилотного проекта; множественности функциональных «хозяев» у отдельных частей проекта (необходимо учитывать их разноплановые, а зачастую противоречащие друг другу требования к СЭД). Кроме того, необходимо постоянно учитывать и демпфировать риски высокой загруженности участников проекта со стороны заказчика по основной деятельности, размывания границ проекта, приводящего к срыву сроков и отсутствию ожидаемого положительного эффекта, сопротивления со стороны персонала компании, связанного с нежеланием обучения, применения новых информационных продуктов, изменения привычной производственной деятельности, повышения «прозрачной» работы, нарушения привычного порядка взаимоотношений и т. п.

CNews: Как изменился за последнее время спрос на СЭД со стороны отечественного заказчика? Каковы его ключевые потребности в настоящий момент?

Андрей Линев: Спрос довольно стабилен. Он растет с динамикой 20-30%. Развитие СЭД на предприятии идет как обычно от простого к сложному по мере накопления в подразделениях предприятия опыта использования СЭД и ее задействования во все более и более широких процессах управления.

Ключевыми потребностями по-прежнему являются документационное обеспечение управления (делопроизводство, работа с организационно-распорядительными документами, обращениями граждан, работа коллегиальных органов управления и т. п.); управление типовыми деловыми процессами (работа с договорами, прениями и исками, планирование и управление проектами, работа с персоналом, техническая поддержка или HelpDesk, работа с клиентами и контактами и др.); управление документацией (нормативно-распорядительная документация, техническая документация предприятия); документационная поддержка произвольных регламентированных бизнес-процессов (приложения на базе сервиса Workflow); коллективная работа с документами (Collaboration).

CNews: Как в общем можно охарактеризовать основного потребителя СЭД?

Андрей Линев: Каждая компания-производитель СЭД, безусловно, должна «нарисовать образ» своего клиента. С точки зрения размера и структуры компании для нас это средние и крупные предприятия холдингового типа, чаще всего имеющие территориально-распредленную филиальную сеть, сложную, быстро изменяющуюся организационно-штатную структуру управления и деловые процессы, охватывающие как центральный аппарат, так и филиальную сеть (совместная подготовка, согласование, визирование документов контроль исполнения документа, рассылка и т. д.).

С точки зрения участников СЭД для нас это предметные специалисты (документоведы, сотрудники договорных отделов, юристы и т.п.); участники документооборота-исполнители (управленцы всех уровней, работающие с документами); участники документооборота-руководители (анализирующие проекты документов и вырабатывающие управленческие решения, осуществляющие контроль исполнительской дисциплины); руководители высшего звена (работающие с агрегированной информацией, контролирующие по ключевым показателям, утверждающие управленческие решения).

С точки зрения наиболее заинтересованных подразделений для нас это департамент ДОУ (управление делами); функциональные подразделения (отдел маркетинга, бухгалтерия, финансовая и юридическая службы, профильные и проектные подразделения и др.); ИТ-департамент; служба качества.

CNews: В чем вам видятся основные сложности выбора СЭД? Каким критериям здесь следует в первую очередь уделить внимание?

Андрей Линев: В многокриторальности этой задачи, сложности выработки этих критериев и их оценки. Общеизвестно, что для оценки базовых характеристик системы обычно используется около 100 основных показателей, для оценки ее качества еще порядка 400, а общий перечень критериев может достигать более 1000 параметров. В такой ситуации без специализированного, профессионального консультанта качественно решить задачу выбора очень тяжело. Тем более что значительное влияние оказывает и отсутствие в СМИ объективной информации для принятия решений, и ангажированность большинства аналитических агентств, специализирующихся в этой отрасли.

Выбор СЭД заказчику надо начинать в первую очередь с ответа на вопрос «Какие проблемы наиболее критичны для бизнеса?» и «Какие задачи СЭД должна решать на предприятии?». С моей точки зрения, крупным предприятиям, корпорациям и холдингам, а также органам власти в первую очередь необходимо обращать внимание на такой показатель, как универсальность СЭД.

CNews: Можно ли говорить об отраслевых особенностях документооборота?

Андрей Линев: С моей точки зрения, нет. Хотя я могу и ошибаться, ведь позиционируют же некоторые из наших конкурентов свои системы как «СЭД для банков» или «СЭД для муниципалитетов» и т. п. Только мне кажется, что когда производитель заявляет об отраслевых решениях, это означает, что он занимается «операционным» документооборотом. А это неинтересно. Как только мы говорим о документообороте как инструменте управления, специфика нивелируется. Как говорит Питер Друкер, проблемы, задачи и подходы организаций в области менеджмента на 90% одинаковы, будь то «розничная сеть, католическая епархия, руководство авиабазой, больницей или компанией, занимающейся разработкой программного обеспечения».

Поэтому задачи управления и контроля на основе документированных фактов - общие и не зависят от отраслевой специфики. Специфика проявляется только при решении частных задач документооборота (чаще всего это решения, основанные на WorkFlow), характерных для специфических бизнес-процессов, операционная документальная поддержка которых с точки зрения универсальной СЭД является может быть важной, но всего лишь одной из многих составных частей. Кроме того, дешевле создать WF-решение под конкретную организацию (с использованием универсального шаблона), чем разрабатывать и поддерживать «отраслевое» решение, которое все равно придется каждый раз адаптировать.

CNews: Как внедренная СЭД может повлиять на ключевые показатели эффективности бизнеса?

Андрей Линев: Безусловно, положительно. Это понятно и теоретически, и с точки зрения здравого смысла, да и целый ряд наших практических примеров тоже об этом свидетельствует. А вот на что бы я обратил внимание с точки зрения среднесрочной перспективы развития СЭД на предприятии, так это на ее место и роль в известной системе сбалансированных показателей, полномасштабное внедрение которой на предприятии позволит показать себя СЭД во все красе.

CNews: Как развивался ваш бизнес на рынке СЭД в последний год? Каковы ваши ожидания в отношении ближайших кварталов?

Андрей Линев: Успешно. Мы выполнили все свои плановые показатели как по объему бизнеса, так и по развитию нашего программного обеспечения. Рост бизнеса превысил 30%, в течение года вышла новая версия CompanyMedia 3.4. Что касается перспектив на 2009 г., они менее оптимистичны. Мы оцениваем спад в нашей отрасли на 50% от уровня 2008 г. Надеемся на возобновление роста во второй половине 2010 г.

CNews: Что, на ваш взгляд, могло бы стимулировать дальнейший рост рынка СЭД в России?

Андрей Линев: Осознание руководителями предприятия простого факта, что в условиях экономического спада система электронного документооборота является одной из ключевых систем в контуре управления предприятием. И, естественно, появление хоть какой-то определенности по данной тематике со стороны государства.

CNews: Какие тенденции будут характеризовать развитие этого сектора в ближайшее время?

Андрей Линев: Я уже отмечал направление, связанное с системой сбалансированных показателей. Кроме этого, я бы отметил курс на дальнейшую универсализацию СЭД ведущих поставщиков, усиление поисковых и аналитических возможностей систем, повышение их производительности и продуктивности работы пользователей, основанной на индивидуализации пользовательского интерфейса.

CNews: Спасибо.