Глеб Лукин:

Снижение материальных затрат не основная цель внедрения СЭД

На вопросы CNews ответил Глеб Лукин, к.ф.-м.н., генеральный директор компании «Летограф»

CNews: Как вы оцениваете развитие рынка СЭД в России в последние годы? Какие факторы обеспечивают его рост или наоборот – сдерживают?

Глеб Лукин: В последние годы российский рынок СЭД демонстрирует стабильный рост: увеличивается число организаций, где внедрена система электронного документооборота, растет количество автоматизированных рабочих мест. Если ранее сферой применения СЭД был крупный и средний бизнес, то теперь в этот список можно включить и малый бизнес.

Сегодня потребитель ищет не просто коробочный программный продукт, а гибкую легко настраиваемую систему. Коробочная система документооборота, предназначенная для определенного и ограниченного круга задач, может вполне успешно существовать на рынке. Однако очень мала вероятность того, что компании полностью хватит функциональных возможностей коробочной СЭД. В системе должна быть предусмотрена возможность развития ее функциональности, желательно без дополнительного программирования, а также интеграции с другими приложениями.

Сегодня выигрывают те компании, которые могут предоставить клиенту полный спектр услуг по автоматизации документооборота и бизнес-процессов, а также грамотно интегрировать приложения. Необходимость в интеграционных проектах, как правило, возникает, когда значительная часть бизнес-процессов компании уже автоматизирована и при этом существующие системы удовлетворяют требованиям бизнеса. В этом случае предпочтительнее автоматизировать оставшиеся бизнес-процессы и обеспечить интеграцию систем в единое решение, чем инициировать долгосрочный и дорогостоящий проект замены существующих систем на новую.

Отмечу ещё одну современную тенденцию – потребности заказчиков сместились к «точечным», менее масштабным и более коротким по срокам внедрения проектам с осязаемым и быстрым результатом.

CNews: Насколько легко предприятия относятся к затратам на СЭД – если учитывать, что подобные проекты не подразумевают как такового возврата инвестиций?

Глеб Лукин: Снижение материальных затрат – это не основная цель внедрения СЭД. Главная задача - предоставить заказчику эффективный инструмент контроля ситуации на предприятии. Все наши усилия при этом направлены на повышение качества и оперативности принятия управленческих решений и улучшения качества обслуживания клиентов.

Выбирая решение для автоматизации документооборота, руководители предприятий мыслят стратегически: сегодня выгоднее покупать гибкую и масштабируемую СЭД, поскольку в перспективе можно будет расширить её функциональные возможности в зависимости от требований бизнеса. Что касается инвестиций, то проекты по автоматизации документооборота значительно сокращают временные затраты сотрудников на работу с документами, что в конечном счете, экономит деньги заказчиков. Такая экономия в эпоху финансового кризиса играет важную роль, и наши клиенты это понимают.

Самый простой способ определить эффективность работы СЭД — сравнить состояние дел «до» и «после» с учетом первоначальных задач проекта. Например, если перед внедрением стояла задача уменьшить время согласования договоров в три раза, и после внедрения она достигнута — внедрение системы можно считать успешным.

При внедрении СЭД мы стараемся снизить уровень материальных затрат наших клиентов за счет использования отработанной методики внедрения и типовых подходов к автоматизации бизнес-процессов. Во-первых, значительно сокращаются временные затраты на этапе сбора требований. Во-вторых, наши клиенты выигрывают за счет отсутствия дополнительного программирования, поскольку мы не разрабатываем систему заново, а лишь «корректируем» её конфигурацию. Особенно, наша методика актуальна сегодня, в период кризиса, когда требования к функционалу систем быстро меняются в соответствии с рыночной ситуацией.

CNews:Как изменился за последнее время спрос на СЭД со стороны отечественного заказчика? Каковы его ключевые потребности в настоящий момент?

Глеб Лукин: Из своего опыта отмечу, что сегодня заказчиков интересуют не универсальные решения, а индивидуальные, заточенные под конкретный бизнес. Кроме того, более актуальными стали проекты «точечной» автоматизации отдельно взятых бизнес-процессов, особое значение придается интеграции корпоративных приложений. Мы наблюдаем также увеличение спроса на территориально - распределенный документооборот, когда ставится задача построения единого информационного пространства головного офиса и структурных региональных подразделений.

Сегодня на рынке СЭД востребована автоматизация отдельных бизнес-процессов, специфичных для той или иной отрасли. Например, учет обращений граждан и контроль исполнения поручений важен для государственных учреждений, деятельность банков неразрывно связана с процессом оформления кредитных сделок, коммерческие предприятия нацелены на получение прибыли, поэтому для них на первый план выходит задача быстрого согласования договоров и т.д.

Наша компания готова решать любые задачи, связанные с управлением документами и автоматизировать любые процессы, важные для наших заказчиков. Система «Летограф» - единственная на рынке система, позволяющая в короткий срок автоматизировать бизнес-процессы и постепенно (без каких-либо доработок кода и привлечения дорогостоящих специалистов) автоматизировать бизнес. Любая задача решается с помощью системы «Летограф» исключительно путем настроек, а интеграционная платформа позволяет эффективно реализовать процессы, объединяющие несколько информационных систем.

CNews: В чем вы видите специфику и вообще сложности при взаимодействии с заказчиками в рамках подобных проектов?

Глеб Лукин: При внедрении СЭД не следует упускать из виду влияние человеческого фактора. Успех проекта во многом зависит от того, насколько заинтересованы в автоматизации руководящие лица предприятия. Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов, отсутствие корпоративных стандартов, неготовый к переменам персонал – вот основные сложности, которые возникают при взаимодействии с заказчиками в рамках проекта по  внедрению СЭД.

CNews: Со стороны каких отраслей отмечался наибольший спрос на системы электронного документооборота до недавнего времени? Как изменится эта ситуация, по вашим прогнозам, в связи с новыми экономическими условиями?

Глеб Лукин: Наибольший спрос на системы СЭД в прошлом году мы наблюдали со стороны государственного и банковского сектора. В частности, мы завершили ряд успешных проектов: в Министерстве Юстиции Казахстана, Генеральной Прокуратуре Украины, в Администрации Камчатского края. Проекты в банковской отрасли – Банк «Финансы и Кредит», Народный Банк Казахстана, Банк «Пивденный».

Думаю, что в этом году в условиях непростой финансовой ситуации произойдет перераспределение акцентов в рамках внедрения СЭД. Предприятия пересмотрят свои ИТ-бюджеты. Но те компании, которые действительно нацелены на усиление своих конкурентных преимуществ, будут продолжать процесс автоматизации. Для таких компаний в условиях кризиса специалисты «Летограф» разработали типовые решения, которые позволяют внедрить систему с минимальными затратами в кратчайшие сроки. Типовые решения – это некий стандартный набор настроек системы, созданный с учетом специфики определенной отрасли. Настройки могут быть с легкостью адаптированы под индивидуальные требования заказчика.

Наши типовые решения по документообороту объединяют опыт проектов в законодательных и исполнительных органах власти субъектов России, администрациях городов, государственных учреждениях и коммерческих предприятиях России, Казахстана, Украины, Белоруссии, Узбекистана и Киргизии. Успешно реализованные проекты позволяют быстро решать стоящие перед заказчиками проблемы. Так, для банков мы предлагаем внедрить типовое решение по организации документооборота кредитного департамента, существенно облегчающее и ускоряющее процесс рассмотрения кредитных заявок.

Также мы разработали типовое решение по созданию электронного архива. Решение «Электронный архив 3-в-1» – это возможность создать централизованное хранилище данных, обеспечить быстрый поиск необходимой информации и единую точку входа для доступа ко всем документам. Архив объединяет любые виды документов: файлы любого формата из файловой системы, электронные образы документов, а также распознанные документы и формы, поступившие со сканера. Все документы будут надежно храниться на сервере, а пользователи получат возможность доступа к данным со своих рабочих мест при помощи web-браузера с учетом политики безопасности.

Кроме того, специалисты «Летограф» разработали уникальную технологию для оцифровки архивов, которой сотрудники коммерческих или государственных предприятий могут осуществлять наполнение электронного архива самостоятельно, без участия в процессе внешних подрядчиков.

CNews: Как можно охарактеризовать региональный спрос на СЭД, из вашей практики?

Глеб Лукин: Считаю, что спрос на СЭД в регионах продолжает расти. Все больше и больше организаций и предприятий осознают необходимость автоматизации документооборота. В 2008 году наблюдался значительный рост интереса со стороны государственных учреждений и банковских организаций различных регионов России и стран СНГ: от Камчатки до Юга России, от Белоруссии до Узбекистана. Специалисты компании завершили реализацию крупных проектов в Республике Казахстан – проект по созданию электронного архива в Министерстве юстиции Казахстана, проект по автоматизации документооборота в «Народном Банке Казахстана», в Украине – автоматизация документооборота Генеральной Прокуратуры Украины, а также проекты внедрения «Летограф» в ряде украинских банков – «Пивденный», «Финансы и Кредит» и т.д., в Узбекистане – производитель запчастей и комплектующих «Уз се-мюнг». В России -  Камчатский край, Сибирь, Центральная Россия и т.д.

Для того чтобы более оперативно оказывать услуги нашим зарубежным заказчикам, в этом году мы открыли офисы компании в Украине и Казахстане. В настоящее время деятельность компаний направлена на оказание услуг по разработке и внедрению комплексных решений заказчикам в Восточной Европе и Центральной Азии.

CNews: Как развивался ваш бизнес на рынке СЭД в последний год? Каковы ваши ожидания в отношении ближайших кварталов?

Глеб Лукин: 2008 год для компании «Летограф» ознаменовался рядом успешно реализованных проектов, связанных с автоматизацией различных сфер деятельности государственных и коммерческих заказчиков. Мы эффективно использовали результаты активной маркетинговой программы, которую осуществляли в течение года, получив заказчиков в 6-ти странах и 10-ти часовых поясах. Мы серьезно расширили клиентскую базу, реализовав уникальные проекты, подтвердив тем самым преимущества гибкости системы «Летограф» и ее интеграционные возможности.

В результате выполнения большого числа проектов мы собрали и обобщили опыт организации документационного обеспечения управления и существенно развили необходимый функционал в системе. Мы с самого начала понимали, что практика управления документами очень сильно отличается во всех организациях, и только исключительно гибкая в настройках система может решить все поставленные перед ней задачи. Это позволяет нам предложить заинтересованным в автоматизации бизнес-процессов организациям выполнение проектов по автоматизации в кратчайшие сроки.

Принимая решения об автоматизации каких-либо процессов во время кризиса необходимо учитывать возможности использования полученных результатов и их развития в дальнейшем. Наиболее актуален вопрос автоматизации процессов либо ускоряющих подготовку и оформление сделок, либо повышающих возможности руководства по оперативному получению объективной информации о ходе их реализации и эффективности работы персонала. Например, подготовка и согласование договоров, мониторинг их исполнения - одна из первоочередных задач, от решения которой зависит будущее любого бизнеса. Практически всегда необходима интеграция с учетной или ERP-системой.

В ближайшем квартале мы планируем активно развивать такие типовые решения компании как, автоматизация процесса обработки сообщений формата SWIFT – для банков, CRM Летограф –  для управления взаимоотношениями с клиентами, «Электронный архив 3 в 1» – для управления архивами документов, «Help Desk» – для управления службой поддержки пользователей и управления услугами, «Ситуационный центр» - для управления информацией всего предприятия. Все наши решение нацелены на повышение прибыльности компании наших Заказчиков, что особенно актуально в условиях непростой финансовой ситуации.

CNews: Что, на ваш взгляд, могло бы стимулировать дальнейший рост рынка СЭД в России – в сложившейся ситуации?

Глеб Лукин: Дальнейшее развитие рынка СЭД в России будет обусловлено потребностями заказчиков. Да, спрос на СЭД видоизменился, но потребность в автоматизации документооборота и бизнес-процессов осталась. Именно выполнение «точечных», конкретных задач клиентов, позволяющих получить контроль над ситуацией и активно развивать свой бизнес, даст возможность поставщикам СЭД  и дальнейшем усиливать свое присутствие на российском рынке.

CNews: Спасибо.