Как расширить функциональность СЭД?

Enterprise Content Management вступает в новую фазу своего развития, и это потребует оснащения ECM-решений новыми функциями для продуктивного использования в изменившейся деловой и социальной среде.

Прежде ECM-системы были сосредоточены на функциях учета и контроля, говоря языком советской еще эпохи. Эти фундаментальные сервисы, такие как репозитории документов, поиск по метаданными и содержанию, управление доступом и сроками хранения, records management и базовые функции workflow, сохраняют свою важность и теперь. Но этого уже недостаточно для того, чтоб оказывать эффективную поддержку бизнесу.

Сейчас целевое назначение ECM-систем трансформируется в сторону обеспечения большей вовлеченности (engagement) сотрудников в бизнес своей компании. По данным исследования Gallup, которое охватывало 955 905 сотрудников в разных организациях, отраслях и странах, уровень вовлеченности (или мотивации) сотрудников значительно коррелирует с успехом бизнеса. Если в среднем соотношение между болеющими за дело и активно саботирующими сотрудниками равно 1,83:1, то в компаниях мирового класса этот показатель равен 9,57:1.

Информационные системы играют важную роль в мотивации персонала, в особенности, ECM системы, которые требуют постоянного взаимодействия людей. Там, где командная работа не поощряется, а отдается предпочтение жесткой дисциплине и формальным процедурам, в итоге финансовые показатели оказываются хуже.

Коллективная работа и взаимодействие в самом широком контексте, включая партнеров и клиентов, выходят сегодня на передний план. По мнению AIIM это настолько важно, что ее аналитики определяют системы ECM нового поколения как системы вовлечения — systems of engagement. В связи с этим функциональные возможности ECM должны быть дополнены таким образом, чтобы отвечать новым требованиям.

Повышать гибкость и адаптивность: кейс-менеджмент

Первый фактор — рост динамичности деловой среды. Долгие согласования с прогоном документов вверх-вниз по иерархической лестнице тормозят бизнес. Деловая ситуация меняется быстро и неожиданно, нельзя ждать, пока аналитики перепроектируют и внедрят новую схему бизнес-процесса, надо реагировать немедленно.

К тому же существует много областей деятельности, где бизнес-процессы не поддаются формализации. Например, ведение расследований, отработка инцидентов, заключение договоров, и многие другие.

Для этих условий эффективной оказывается концепция кейс-менеджмент, которая заставляет больше фокусироваться на целях и результатах работы, а не только на формальных процедурах ее выполнения.

Все ведущие ECM-вендоры выпустили свои продукты, поддерживающие эту новую парадигму — Documentum xCP, Open Text Case Management Framework. Включены эти возможности и в IBM FileNet.

Пока рынке решений кейс-менеджмент от российских разработчиков не представлено. О поддержке этой парадигмы в новой версии CompanyMedia заявляет «ИнтерТраст».

Однако, учитывая взятый всеми разработчиками СЭД курс на создание бизнес-решений, следует ожидать, что функциональность кейс-менеджмент будет включаться в их продукты под влиянием двух факторов: пример лидеров рынка и невозможность реализации бизнес-требований своих клиентов в жесткой парадигме BPM.

Командная работа и взаимодействие: социальные инструменты

В ECM должны появляться функции, обеспечивающие поддержку горизонтальных связей и взаимодействия между людьми. К этой категории относятся все социальные инструменты, которыми сегодня оснащаются ECM-системы.

Надо сказать, что средства коллективной работы и взаимодействия развиваются в составе ECM-пакетов давно, с начала нулевых годов или даже раньше — достаточно вспомнить IBM Lotus Notes, EMC Documentum eRoom и Hummingbird Collaboration (ныне OpenText). Эти решения были предшественниками нынешних социальных сетей, предлагая те же сервисы обсуждения в контексте документа или проекта, и прочие функции, которые сегодня считают атрибутом web 2.0 технологий.

Однако, эти решения существовали параллельно мэйнстриму — управлению документами и потоками работ. Сейчас на повестке дня их полное слияние, социальные функции должны быть не сбоку от основной ECM, а внутри нее.

Эффективный поиск

Вроде бы очевидная вещь, но пока находится вне зоны внимания разработчиков. Для корпоративного использования поиска в стиле а-ля Google недостаточно. Причина в разной сути поиска в интернете и в собственном репозитории. В первом случае человек ищет хоть какую-то релевантную информацию по своему запросу и удовлетворится первым подходящим ответом. Во втором — чаще всего ищут совершенно конкретный документ. Таким образом, мы имеем разные поведенческие сценарии.

Другой аспект — рост объема данных. Простая поисковая выдача становится слишком обширной для восприятия. Поиск должен учитывать бизнес-контекст.

Поэтому можно предположить, что ECM-системы будут оснащаться средствами построения и ведения таксономии, автоматического тэгирования и классификации и другими функциями, изначально присущими технологиям Knowledge Management, управлению знаниями.

Интероперабельность и консолидация ECM

ИТ-ландшафт становится все более и более гетерогенным. Времена господства интегрированных ECM-пакетов закончились, как утверждает Forrester.

Более широкое применение SOA и переход к облачным вычислениям приведут к окончательному отказу от монолитных приложений в пользу набора сервисов. Вполне вероятно, что даже в рамках одной компании будет эксплуатироваться несколько ECM-сервисов от разных поставщиков. Для этого необходимо, чтобы между этими системами мог происходить обмен документами и другой информацией. А это возможно только при использовании единых отраслевых стандартов. На эту роль в ECM претендует стандарт CMIS, который уже поддерживается многими производителями, но пока недостаточно.