Михаил Берман:

Для управленческой компании ECM – центральная платформа

ИТ-директор фонда "Сколково" Михаил Берман рассказал CNews, почему для управляющих компаний система управления контентом является ядром ИТ и объяснил, как ECM помогает фонду выбирать перспективные стартапы.

CNews: Какие стратегические задачи стоят перед фондом "Сколково", и какую роль в этом играет внедрение ECM-системы?

Михаил Берман: Стратегические задачи фонда хорошо известны из прессы – это создание инновационной среды, комфортной для стартапов. По сути фонд является организацией управленческого характера, она не производственная, не торговая, не транспортная. Многочисленные задачи фонда можно разбить на несколько категорий, которые целесообразно, на мой взгляд, определить по их целевой аудитории.

Во-первых, это молодые и талантливые инноваторы, которые обращаются в Сколково за получением статуса участника, который дает разнообразные льготы как финансового, так и нефинансового характера. Вторая целевая аудитория – это строители и эксплуатанты будущего города, и третья группа – это люди из бэкофиса, которые решают финансовые, организационно-распорядительные и прочие задачи.

Управленческий характер организации подразумевает, что большая часть бизнес-процессов есть обработка той или иной документальной информации. Под документами я имею в виду нечто более широкое, чем традиционное канцелярское понятие документов: это различные структурированные наборы информации, которые ходят в ECM-системе не в виде файлов, а в виде набора структурированных данных, которые могут автоматизированным образом обрабатываться и интегрироваться с различными системами.

Отличие ECM-системы от СЭД, в частности, в том, что она работает и со структурированными документами тоже. Наглядный пример – это отбор соискателей и экспертиза их проектов на предмет присвоения им статуса участника. Соискатель через сайт, так называемое "Виртуальное Сколково", заполняет некую анкету, прикладывает к ней разные материалы, которые требуются, и таким образом формируется заявка.

Заявка с сайта попадает в ECM-систему, где проходит процесс формальной экспертизы, экспертизы по существу. Потом она рассылается во внешний мир многочисленным экспертам, которые голосуют по разным критериям. Наконец принимается решение о присвоении статуса участника. Через ECM также проходит выдача свидетельств, постановка участников в реестр и другие формальные процедуры. Это документооборот или это не документооборот? Трудно сказать, но, в любом случае, это процесс, который очень комфортно реализуется на ECM-системе.

CNews: Не могли бы вы рассказать, почему все-таки ECM была выбрана в качестве центральной платформы, а не, скажем, ERP или BPM?

Михаил Берман: ERP у нас тоже внедряется, она будет выполнять роль финансовой системы. Но ERP занимает центральное место в производственных, логистических, торговых компаниях, так как предназначена для работы с данными финансового или материально-учетного характера. Фонд в основном работает с управленческими документами, и в силу этого мне представляется, что ECM-система закономерным образом должна занимать центральное положение. Остальные системы, которые с ней интегрируются, выглядят в этой конструкции периферийными. При этом они могут быть даже больше самой ECM-системы. Но если строить информационные системы, отталкиваясь от структуры бизнес-процессов, то в организациях управленческого характера естественным образом получается, что корневая система – это ECM.

CNews: Не могли бы вы рассказать о ходе проекта по внедрению ECM?

Михаил Берман: Проектом мы называем внедрение определенных бизнес-процессов или их групп, а не внедрение платформы как таковой. Платформа ECM уже есть, какие-то бизнес-процессы уже реализованы, какие-то в процессе, какие-то только в планах. И у нас на этой платформе идет множество разных проектов, и у каждого проекта внутри организации свои заказчики, своя поставка задач, своя реализация. Поэтому я не хочу говорить о том, что внедрение ECM – это единый проект.

CNews: Тогда я переформулирую вопрос: когда была внедрена платформа ECM и какие проекты на ней уже были внедрены, какие планируются?

Михаил Берман: Мы поставили платформу в сентябре прошлого года. Из реализованных процессов, прежде всего, следует отметить присвоение статуса участника. Этот проект был реализован в феврале. Сейчас готовим к запуску процесс "согласование, оформление командировок". На очереди процесс "закупок", включающий инициацию заявки, согласование, контроль бюджетов, выбор поставщика и согласование договора, который после этого будет уходить в ERP-систему на исполнение. На очереди реализация процесса предоставления грантов стартапам, получившим статус участников.

CNews: "Сколково" – это не очень большая организация, по крайней мере, весной 2011 года в фонде трудилось только 120 человек. Сколько людей работают с ECM?

Михаил Берман: Во-первых, у нас есть дочерние организации, во-вторых, у нас есть внешние участники, в-третьих, у нас есть сторонние эксперты. Кроме того, мы работаем с разными подрядчиками, которые участвуют в процессе раздачи и контроля поручений при сколковском строительстве. В целом сейчас ECM-системой пользуется около 400 человек. Думаю, что число пользователей будет увеличиваться, но затрудняюсь сказать, насколько быстрым будет этот рост.

CNews: Почему было выбрано решение Open Text и какие еще варианты вы рассматривали?

Михаил Берман: Мы рассматривали все три топовые ECM-системы, а именно: IBM FileNet, Documentum и Open Text. Последний выиграл в тендерном процессе по совокупности характеристик. Ключевыми факторами стали гибкость и цена.

CNews: В "Сколково" с помощью ECM решаются нестандартные задачи. Вам приходилось дорабатывать решение для собственных нужд?

Михаил Берман: Да. Например, когда проходит экспертиза поданных заявок, то по регламентирующим документам нужно найти эксперта с помощью случайной выборки. Естественно, в Open Text такой механизм отсутствовал. Нам пришлось взять стандартный "майкрософтовский" алгоритм случайной выборки и встроить его в Open Text.

CNews: Насколько часто вы сталкивались с необходимостью вносить такие изменения?

Михаил Берман: К счастью, с такой необходимостью мы сталкиваемся не часто, уровень доработок ниже стандартного по рынку и вполне приемлем. Вопросы решаются силами интеграторов, которые занимаются внедрением. Что касается затратности, то мы работаем с интеграторами по фиксированной стоимости, поэтому тут явно выраженных затрат нет.

CNews: Как будет происходить интеграция ECM с другими cистемами?

Михаил Берман: Наш целевой программный ландшафт будет полностью интегрированный, хотя на его строительство уйдет довольно много времени В принципе все современные системы имеют достаточно стандартные средства интеграции, поэтому с технической точки зрения большой сложности нет. Гораздо важнее сущностная интеграция на уровне процесса и потоков данных. Эти моменты нужно тщательно продумывать. Конечная цель заключается в том, чтобы бизнес-процесс шел прозрачным образом через более чем одну систему.

CNews: Какие еще программные платформы используются в фонде "Сколково"?

Михаил Берман: Мы ввели в эксплуатацию различные системы предоставления сервисов нашим участникам, систему бюджетирования и управленческой отчетности, системы инженерного документооборота, планирования и контроля на строительных объектах. В планах – система управления недвижимостью, которая будет выстроена на основе ERP.

CNews: Опыт применения ECM в "Сколково" уникален. Будет ли использоваться ваша концепция другими компаниями?

Михаил Берман: Хороший вопрос. Откуда же я знаю? Мои мысли и заботы пока так далеко не идут. Пока еще многое надо сделать, чтобы реализовать все поставленные задачи в "Сколково".

CNews: На ваш взгляд, интересен ли ECM-центричный подход к автоматизации кому-либо, кроме управленческих компаний?

Михаил Берман: Не думаю. Давайте посмотрим на разные отрасли: в телекоме центральными являются биллинг и CRM, в банках есть свои корневые системы, в производстве и логистике это ERP. В рознице и на транспорте также есть свои специфические системы. Испробованный нами архитектурный подход заточен именно под организации управленческого характера.

СNews: В планах "Сколково" создать систему управления умным городом, включая сервис единого окна, откуда будут оказываться услуги. На какой платформе будет реализован этот проект?

Михаил Берман: Проект еще не начался, здесь предстоит большая подготовительная работа и, конечно, он будет реализован на отличной от ECM платформе. Пока я вижу эту систему чем-то наподобие биллинга из телекома или сервиса utilities. Но в любом случае, эта платформа тоже будет интегрирована с ECM, так как через этот сервис будут проходить, в том числе, организационные вопросы. Но главная функциональность единого окна не может быть реализована с помощью ECM.

CNews: На какой инфраструктуре работает ваша информационная система?

Михаил Берман: Мы используем системы класса enterprise, в частности ECM, также как и некоторые облачные решения. А что касается инфраструктуры, то наша серверная база находится в аутсорсинговом датацентре, где мы арендуем виртуальные машины. Вот и все. Мы применяем облачные решения при возможности и целесообразности, в дальнейшем мы готовы рассматривать расширение потребления услуг по модели SaaS – по мере того как рынок будет предлагать интересные решения.

CNews: Не могли бы вы рассказать, каков был объем инвестиций в проект и какой экономический эффект вы ожидаете?

Михаил Берман: Я не уполномочен говорить об инвестициях. Мы по определению, по названию и по уставу некоммерческая организация, у нас не может быть экономического эффекта и окупаемости, мы не получаем доход. Такие подсчеты провести просто невозможно, потому что нет такого понятия, как окупаемость. У нашей организации по определению нет ни копейки доходов и никогда не будет.

CNews: Спасибо.