Обзор подготовлен	При поддержке

Инструкция: ИТ в современном ВУЗе

Выбор образовательной информационной системы (ОИС) для учебного заведения — процесс многоступенчатый и сложный. Как к любому проекту автоматизации деятельности предприятия, к нему необходимо подходить очень тщательно, предварительно ответив на множество вопросов.

Шаг 1. Собираем информацию о своих бизнес-процессах

Начните с описания тех форм обучения, которые у вас есть. Подумайте, какие из них нуждаются в автоматизации. Возможно, сотрудники деканата и так справляются с составлением списков студентов, расписания, учебных планов и т.п., а нужды бухгалтерии полностью удовлетворяются пакетом "1С". В этом случае, не надо ничего кардинально менять, автоматизация вам понадобится только для дистанционного отделения.

Здесь заметим, что первоначального деления ОИС на KMS («система управления знаниями») и LMS («система управления учебным процессом») уже не существует. При этом ОИС, как правило, все же ориентирована либо на сам процесс обучения («Дистанционное обучение», далее ДО), либо на управление учебным заведением («Электронный деканат»). Конечно же, бывает и так, что оба направления представлены в равной степени, но тогда мы, скорее всего, имеем дело с 2 системами «в одном флаконе».

Возьмите ручку и нарисуйте несколько схем, например, схему зачисления студента. Какие данные (атрибуты студента) вам нужны (из каких атрибутов состоит анкета студента), куда эти данные поступают (секретариат, деканат), как они обрабатываются, в каком виде хранятся, куда идут дальше (например, списки групп, ведомости). Каким образом в вашей схеме данных фиксируются изменения, которые происходят со студентом (сдал экзамен, перешел на следующий курс, взял академический отпуск, отчислен). Попытайтесь отметить те атрибуты, которые специфичны именно для вашего учебного заведения.

В случае с ДО (а дистанционнаня форма совсем не обязательно означает, что студент сидит дома перед экраном монитора, можно заниматься этим и в специальном компьютерном классе вуза или колледжа) может оказаться так, что этот вид обучения у вас еще не налажен. Ничего страшного — наметьте примерный план, как все это будет происходить. Опишите роли участников процесса. Есть человек, который занимается этим направлением в целом, есть менеджеры, которые «окучивают» учебный процесс — зачисляют студентов в группы, составляют учебные планы, находят преподавателей. Наконец, есть преподаватели (тьюторы), которые общаются (дистанционно) со студентом, контролируют успеваемость, проверяют те задания, результаты которых не поддаются автоматической обработке.

Шаг 2. Анализируем количественные критерии

В случае с электронным деканатом нужно знать, сколько рабочих мест предстоит автоматизировать — на случай, если система потребует лицензирования рабочих мест. Для ДО потребуется оценить примерное количество студентов, которых вы собираетесь обучить в первый год, второй и т.п. Это поможет правильно выбрать систему лицензирования (расчет стоимости ОИС на одного студента).

Цена за систему должна быть разумной. Для ДО (клиентских мест) вам нужно прикинуть, сколько вы собираетесь брать за обучение и какой процент из этого может идти на оплату системы. Не забудьте учесть все остальные расходы, в частности, определенную (иногда немалую) сумму вы должны будете потратить на подготовку электронных учебных материалов (ЭУМ).

Еще один показатель — ему порой уделяют чрезмерное внимание — технические требования к «железу». Что касается клиентских мест — это полностью определяет производитель системы (если вы имеете дело с веб-системой, эти требования будут минимальными). Сервер нужно покупать только после консультации с поставщиком ОИС. Тем не менее, стоит отметить, что затраты на «железо» в проектах по внедрению ОИС - одна из самых низкозатратных статей.

Шаг 3. Избавляемся от мифов

Миф первый: автоматизация позволяет уменьшить затраты на персонал.
Подобное утверждение в корне неверно. Количество людей, занятых в производственном процессе, после внедрения систем автоматизации может даже увеличиться. Другое дело, что могут высвободиться люди, занятые ненужной работой, т.к. грамотно построенная ИС даст возможность лучше контролировать бизнес-процессы.

Миф второй: можно купить ИС «под ключ». Это не так. Нужен определенный запас времени, чтобы обучить персонал и настроить процессы. Кроме того, ни одна "коробочная" ИС в полной мере не может удовлетворять всей специфике деятельности предприятия.

Миф третий: западные системы лучше, поскольку они сделаны на основе современных технологий и используются во многих странах.
Образовательный процесс зависит от национального менталитета гораздо больше, чем процесс производственный. Системы образования в разных странах сильно отличаются друг от друга. Чтобы «русифицировать» западную ОИС, недостаточно просто перевести интерфейсы (в ряде случаев это сделано из рук вон плохо), но также развить ее функционально. Рынок России для таких систем — мизерный. Количество внедрений мало.

Миф четвертый: в системе, которую вы купили, не будет ошибок.
В информационной системе, как и в любом приложении, этого не может быть по определению. Кроме того, часть системы — это персонал, а человеческий фактор всегда вносит элемент неожиданности. Впрочем, есть определенные трудности и на уровне разработки ИС. При нынешней гонке технологий и жесткой конкуренции между производителями качественное тестирование («по учебнику») невозможно — это подняло бы стоимость системы многократно. Поэтому реальным тестером системы будет покупатель. Отсюда вывод: для вас критически важна хорошая работа службы поддержки, наличие ознакомительной версии, о чем речь пойдет ниже, а также наличие других «тестеров» (т.е. клиентов) — чем больше, тем лучше.

Шаг 4. Собираем информацию о производителе ОИС

Лицо фирмы, производящей ОИС, — ее веб-сайт. Если сайта нет или он в запущенном состоянии, можете смело вычеркивать фирму из своего списка. Разумеется, вы должны обращать внимание не на дизайн, а на содержательную часть. Сайт должен предоставлять исчерпывающую информацию о продукте, который вас интересует.

Список клиентов. Если такого списка нет, значит, нет и клиентов — или это глубоко секретная фирма. Посмотрите на количество клиентов, есть ли среди них организации, относящиеся к той же категории, что и вы (корпорации, учебные заведения, курсы, частные учебные заведения)? Найдите координаты этих клиентов, попросите отзыв о внедрении ОИС. Не исключено также, что в самой фирме вам предложат съездить к одному из клиентов, посмотреть, как это работает на практике. Не стоит отказываться. Хотя это будет гарантированная «success story», вы получите лишнюю возможность посмотреть на систему в работе. Если из отзывов вы узнаете о проблемах в системе, не стесняясь, задайте вопрос производителям — знают ли они о проблеме, когда собираются ее исправить. Через некоторое время можно поинтересоваться, исправлен ли недостаток.

Часто задаваемые вопросы (FAQ). Чтобы не отвечать по 20 раз на одни и те же вопросы, они наверняка должны быть собраны вместе в один раздел. Обязательно зайдите сюда.

Пользовательская документация. Далеко не все рискуют выложить руководство пользователя в открытый доступ. Тогда узнайте, можете ли вы его получить до покупки системы. Если нет — вероятно, это должно вас насторожить.

Демо-версия. Уважающая себя фирма обязательно поддерживает демо-версию системы на сайте. Зарегистрируйтесь, поработайте с ней. Конечно, демо-версия может существенно отличаться от рабочей версии (часть функций будет там «обрезана»). И все же это не должен быть просто набор презентаций.

Презентации. Набор презентаций почти всегда есть на сайте. Как правило, это помогает начать знакомство с системой, но не думайте, что таким образом вы получите исчерпывающую информацию.

Служба поддержки. Узнайте координаты службы поддержки на сайте. Позвоните туда, задайте какой-нибудь технический вопрос. Спросите, какое расписание у службы. Этот простой тест, возможно, даст вам очень важную информацию о том, каким образом будут строиться в дальнейшем ваши взаимоотношения с фирмой-поставщиком.

Узнайте также, есть ли «закрытый» раздел на сайте для клиентов. Что там находится? Попробуйте получить доступ в этот раздел еще до покупки системы. Если поставщик не болен шпиономанией, вам его предоставят.

Самое главное, о чем вы можете узнать на сайте, — это возможность установить ознакомительную версию (иногда ее также называют демонстрационной). Как правило, это бесплатный вариант системы с ограничением по сроку использования или возможности регистрировать слушателей и персонал. Причем первый вариант гораздо предпочтительней, поскольку позволяет организовать полноценное тестирование системы, хотя и в ограниченные сроки.

Перед тем как получить ознакомительную версию, пожалуйста, хорошо приготовьтесь к тестированию. Выберите момент, когда в вузе, с одной стороны, не будет экзаменов и прочих плановых стихийных бедствий, с другой — чтобы это был не август, когда все разбегутся. Подготовьте учебные материалы, которые вы будете вводить в систему. Тексты могут быть набраны в любом текстовом редакторе, картинки — отсканированы. Подготовьте тест-группу, в которую войдут организаторы, преподаватели и студенты. Количество студентов должно быть таким, чтобы из них можно было организовать 2–3 учебные группы.

Вот простенькая анкетка, которая позволит узнать многое о фирме-производителе:

• Чем занимается эта фирма, кроме разработки ОИС? Является ли ОИС ее основным продуктом?
• Сколько человек работает в фирме, сколько из них разработчиков? (Если разработкой ОИС занимается только один отдел, то все вопросы касаются только этого отдела.) Участвуют ли они в других проектах, не связанных с ОИС?
• Какова квалификация разработчиков (не студенты ли это, каков стаж работы с информационными системами вообще и в данной фирме конкретно, специализация внутри фирмы, наличие сертификатов)?
• Можно ли за разумные деньги провести доработку системы под ваши специфические задачи?

Принятие решения о выборе поставщика ИС во многом зависит от ответов на эти вопросы.

Шаг 5. Почем опиум для народа?

Схем лицензирования ИС существует больше, чем тарифных планов у сотовых операторов. Основные подходы- это лицензия на сервер (платите один раз за всю систему), за время эксплуатации (платите, например, за год) и за клиентское место. Разумеется, существует еще множество промежуточных вариантов и комбинаций. На этом этапе вам очень пригодятся те заметки, которые вы составили на 2-м шаге.

Если для определения стоимости существует сложная система расчетов, просто покажите свои бумажки и попросите оценить стоимость ОИС для вас. В любом случае запутанная система лицензирования и отсутствие прайс-листа — плохой знак.

К разновидностям схем оплаты относится плата за модули. Т.е. вся система построена из независимых модулей (в жизни такое практически не встречается), и у вас есть возможность покупать ее по частям. Однако на практике бывает так, что определенный набор модулей входит в «минимальный» пакет. Это говорит о том, то вы имеете дело с классической архитектурой «база+надстройки», а модули придуманы для маскировки цены.

Еще одна возможность получить дополнительные деньги с вас — выпуск новых версий. Узнайте:

• выпускает ли фирма бесплатные обновления;
• сколько таких обновлений выпущено для текущей (предыдущей) версии;
• будет ли поддерживаться текущая версия после выхода новой;
• как часто выходят новые платные версии;
• на какую скидку вы можете рассчитывать при покупке новой версии;
• когда планируется выпуск очередной платной версии;
• какова сложность миграции данных при переходе с одной версии на другую;
• будет ли у вас суперскидка на новую версию, если она выйдет через несколько месяцев после покупки вами старой.

Модули других производителей. Нередко бывает, что в систему встроены модули других фирм. Такое решение можно назвать обоснованным, когда эти модули являются 1) дополнительными, 2) позволяют фирме сэкономить деньги на разработке сложных подсистем, востребованных лишь незначительным процентом потребителей.

Классическим примером является подсистема видеоконференций (только не путайте ее с возможностью обмена видеоматериалами!). Многие потребители интересуются этой подсистемой в расчете на далекую перспективу — сейчас не у всех найдутся средства на дорогостоящее оборудование и канал достаточной ширины (о том, что такой канал у ваших студентов будет только при коммунизме, мы вообще умолчим). Если такой подсистемы нет в базовом функционале, просто поинтересуйтесь, можно ли встроить «чужое» решение в ОИС фирмы.

Шаг 6. Религиозные войны

Как вы уже поняли, речь пойдет о непримиримой вражде адептов и противников Microsoft. Единственный совет, который можно здесь дать, — не слушать ни тех, ни других. Дело в том, что специалистов, которые в равной степени знали бы платформы Microsoft и Unix, крайне немного.

В любом случае учтите, что:

• реально платформонезависимых систем нет;
• если система существует на 2-х платформах, некоторые ее характеристики удваиваются (количество разработчиков, время тестирования нового функционала, стоимость);
• для вас не очень принципиально, какая система стоит на сервере в «темной комнате», лишь бы связка ОС+ОИС выполняла свои задачи;
• но если вам предложили клиент только на юниксоиде, бегите от таких разработчиков;
• также нужно бежать, если вам предложили в качестве серверной платформы использовать некоммерческий юниксоид (например, Linux) — можно уважать желание вашего админа повысить свою квалификацию, но дешевле будет купить ему путевку на дорогой курорт;
• обслуживающий персонал для поддержки коммерческих юниксоидов (например, Sun OS) стоит значительно дороже, чем для Windows-серверов, которые «каждая собака знает».

Похожая ситуация и с базами данных. Здесь также работает правило, что для коммерческой системы (которая выполняет бизнес-задачи) некоммерческих СУБД нет. Если вы уже выбрали платформу, то выбор СУБД произойдет сам собой. Если UNIX — скорее всего, Oracle (хотя здесь возможны варианты). Если Windows — только MS SQL Server. (В проблемы интеграции СУБД и ОС мы здесь углубляться не будем, иначе вы рискуете прочитать многотомную диссертацию вместо простого обзора).

Конечно, существуют решения, когда база данных находится на одном сервере, а система — на другом. Такое решение обязательно будет дороже, чем «все в одном», а чтобы оценить его эффективность, нужно знать детали.

Последняя религиозная война — между веб-системами и системами, требующими установки клиента.

Плюсы клиентского решения: можно сделать больше операций в одном окне программы, часть операций происходит на клиенте и не загружает сервер (последнее — очень спорный вопрос).

Минусы: для установки клиента нужен «админ с дискеткой».

Вывод: для системы типа «Электронный деканат» (особенно для бухгалтерских систем) клиент вполне приемлем (хотя и веб-решение тоже может соответствовать вашим задачам). А вот для дистанционного обучения клиент не годится. Если, конечно, вы не собираетесь открывать собственную службу поддержки и объяснять каждому студенту, как установить и почему у него «зависла» программа.

Конечно же, это только один из аспектов войны веб- и клиентских систем. Можно еще многое сказать о современных тенденциях все делать «через веб»; о новой платформе Microsoft, которая является еще одним шагом по превращению обычного браузера в универсальный клиент (и решению проблемы «кнопочек»); о более низкой себестоимости веб-системы…

Шаг 7. Заключительный

Мы поговорили о чем угодно, кроме собственно функционала системы. Если вы прошли все предыдущие шаги, значит, вы уже сами можете оценить, устраивает вас система или нет. И все же, о некоторых подводных камнях при оценке функциональности ОИС необходимо вас предупредить.

Терминология. Одни и те же вещи в разных системах могут называться по-разному. Стандартов на ОИС, как мы уже выяснили, нет.

«Атомизация». Чтобы показать клиенту, как много функционала заложено в данной системе, производители вычленяют второстепенные функции, представляя их чуть ли не отдельными модулями.

Стандарты. Существующие стандарты (SCORM, AICC, IMS) используются, прежде всего, для обмена данными. Если у вас много систем, с которыми вы собираетесь обмениваться курсами, то это правильный выбор. А если нет? Как правило, ОИС позволяют свободно импортировать и экспортировать материалы курсов в популярных форматах — документ Word, html, xml и т.п., если это не так, то стоит задуматься, следует ли выбирать такую систему. С тестами сложнее. Но здесь наличие стандартов не гарантирует совместимости. Одно дело — декларировать стандарт, другое дело — его реализовать. Особенно, если речь идет о таком сыром стандарте, как IMS QTI. Лучше спросите у производителя, каким стандартам безопасности соответствует его система. Поэтому еще раз хочется предупредить покупателя — не доверять списку функциональных возможностей, а идти только от своих задач (настоящих и планируемых).

К выбору ОИС, как к любому проекту автоматизации деятельности организации, следует подходить очень тщательно и руководствоваться существующими ресурсами и необходимым функционалом.

Научно-исследовательский центр автоматизированных систем конструирования