Пример решения: Процессно-ориентированное управление в российских банках

Эффективность работы любой организации (банка, промышленного предприятия, торговой компании) в значительной степени определяется эффективностью управления, его соответствием внутренним и внешним условиям деятельности организации. Изменение этих условий не может не вызывать и изменения способов управления. В последние десятилетия XX века традиционный функциональный подход к управлению начал вытесняться процессно-ориентированным подходом. Он идет по всему миру во всех отраслях, включая банковскую. Но, похоже, этот переход почти не наблюдается в российской банковской сфере. Почему? Может быть, российские банки еще не «созрели» для процессно-ориентированного управления? Или дело в инструментарии, точнее — в его отсутствии? Для начала уясним разницу между функциональным и процессным подходами к управлению.

Итак, при функциональном подходе к управлению перед каждой структурной единицей (сотрудник, отдел, управление) закреплен ряд функций, описана область ответственности, сформулированы критерии успешной и неуспешной деятельности. Как правило, горизонтальные связи между структурными единицами слабы, а вертикальные связи по линии «начальник-подчиненный» — сильны. Подчиненный отвечает только за порученные ему функции и, возможно, за деятельность своего подразделения в целом. Функции и результаты работы параллельных структурных единиц его не очень интересуют.

При процессном подходе к управлению каждая структурная единица обеспечивает выполнение конкретных бизнес-процессов, в которых она участвует. Обязанности, область ответственности, критерии успешной деятельности для каждой структурной единицы сформулированы и имеют смысл лишь в контексте конкретного бизнес-процесса. Горизонтальные связи между структурными единицами при таком подходе значительно сильнее, чем в случае функционального подхода. Вертикальные связи между структурными единицами и по линии «начальник-подчиненный» несколько слабее.

Сотрудник отвечает не только за свои функции, но и за те бизнес-процессы, в которых он задействован. Функции и результат деятельности параллельных структурных единиц, которые участвуют в тех же бизнес-процессах, что и он, для него важны. Возникает взаимная ответственность за результат бизнес-процесса между всеми его участниками.

Функциональный подход наиболее оптимален в тех случаях, когда весь бизнес-процесс (или его значительная часть) сосредоточен в рамках одной структурной единицы. Например, в случае промышленного предприятия, когда некоторая структурная единица выполняет полный цикл производства и продажи некоторого товара: от закупки сырья до реализации готового продукта. В целом такая схема больше всего подходит предприятиям со стабильными бизнес-процессами, действующим на рынках с низким уровнем конкуренции. К таким рынкам относятся и рынки естественных монополий.

Но для современных предприятий характерна сложная организационная структура, в рамках которой ответственность за выпуск конечного продукта распределяется между несколькими структурными единицами — высокопрофессиональными, но узкоспециализированными. И в этом случае преимущества процессного подхода становятся очевидны, особенно для предприятий, действующих на рынках с высоким уровнем конкуренции, когда бизнес-процессы приходится часто менять. А российские банки сейчас интенсивно переходят в этот класс предприятий.

Попробуем оценить необходимость процессно-ориентированного управления для российских банков, исходя из тенденций развития российской банковской сферы за последние несколько лет.

Нарастание динамики и конкуренции — характерные черты российского рынка банковских услуг. За последние семь лет он претерпел следующие изменения:

• вектор привлекательности банковских инструментов кардинально поменял свое направление, как минимум, три раза (ГКО, реальный сектор экономики, retail);
• банковский продукт по характеру потребления превратился из индивидуального в массовый;
• рост конкуренции на рынке банковских услуг заставил современный банк серьезно отнестись к управлению, инновациям и поиску новых банковских инструментов.

В последние два-три года, по мнению экспертов, на первый план вышли существенное повышение сложности предлагаемых продуктов и усиление ориентации на клиента, прежде всего, на массовое обслуживание физических лиц.

Например, кредитный продукт в российском банке за последние годы из самого простого (обычный кредит; кредитная линия; овердрафт) превратился в сложный смешанный продукт (кредит под эквайринг и инкассированную выручку; потребительский кредит с аннуитетными платежами и с возможностью досрочного погашения кредита; автокредитование: связь с залоговым обеспечением и страховым договором).

Такие тенденции не могли не отразиться на требованиях, предъявляемых к управлению банком и, прежде всего, к управлению банковскими продуктами, а также к АБС как инструменту управления банком.

Некоторые из них могут быть вполне удовлетворены в рамках функционального подхода к управлению.

Некоторые, но не все. Например, обеспечение своевременной и адекватной поддержки частым изменениям существующих и разработке множества новых банковских инструментов и продуктов. Функциональный подход к управлению (и поддерживающие его современные АБС) в этих условиях становится неадекватным. Нельзя же каждый раз создавать новое подразделение (или временную рабочую группу) под новый продукт или группу продуктов…

Итак, изменения на российском рынке банковских услуг объективно подталкивают российские банки к переходу на процессно-ориентированное управление.

Психологические и организационные трудности перехода на новую схему управления понятны и очевидны. Инструментальная поддержка (в наше время это поддержка со стороны ИТ) процессно-ориентированного управления — вещь менее очевидная и более сложная.

Функциональный подход к организации управления существует давно и его реализация даже в наше время вполне возможна без применения современных ИТ.

В отличие от этого подхода реализация процессно-ориентированного управления практически невозможна без современных ИТ и, прежде всего, без применения систем класса workflow.

Информационная среда, создаваемая на основе системы класса workflow, оптимизирована для автоматизации управления бизнес-процессами. Основная задача при этом — обеспечить учет, контроль, анализ и планирование бизнес-процесса. Для этого она формулирует задания конкретным исполнителям, предоставляет необходимые инструменты и информацию для выполнения задания, обрабатывает полученный результат, контролирует срок исполнения задания.

Идеологи workflow из Workflow Management Coalition¹ полагают, что без workflow процессно-ориентированная структура управления на практике не жизнеспособна.

Для перехода к процессно-ориентированному управлению предприятие должно описать бизнес-процессы «как есть» и «как должно быть». Затем, чтобы эти описания не остались стопкой документов, а послужили основой реорганизации управления предприятием, необходимы механизмы, побуждающие сотрудников и подразделения принять и провести реорганизацию. Одним из таких механизмов (со стороны ИТ) и является система класса workflow.

В результате перехода на процессно-ориентированное управление должно быть повышено качество бизнес-процессов и управления ими, в целом поднята на новый уровень эффективность основного бизнеса организации. А для ИТ-инфраструктуры организации основными результатами внедрения технологии workflow будут:

• отделение логики функциональных приложений от правил для бизнес-процессов;
• увязка функциональных приложений со стадиями бизнес-процессов;
• улучшение взаимодействия между технологом ИТ и бизнес-аналитиком (или банковским технологом).

Для современных предприятий, действующих в высококонкурентной и динамичной среде (именно в такой среде и действуют российские банки в 2002–2003 гг.), характерно постоянное изменение совокупности их бизнес-процессов. Некоторые бизнес-процессы исчезают, появляются новые, модифицируются существующие. Можно сказать, что такие предприятия находятся в постоянном процессе реинжиниринга своих бизнес-процессов и для них крайне желательно осознавать этот факт и действовать соответствующим образом.

В некоторых простых случаях, например, при переходе от последовательного согласования на кредит к параллельному, оказывается, что и не нужно создавать нового функционала бизнес-процессов, вполне достаточно существующего, который, возможно, надо просто перераспределить между бизнес-процессами (это возможно благодаря отделению логики функциональных приложений от правил для бизнес-процессов). Итак, для успешного перехода на процессно-ориентированное управление после этапа описания бизнес-процессов необходим этап работ по внедрению среды workflow. Для начала же на уровне пилотного проекта надо внедрить в жизнь несколько формализованных (по технологии workflow) бизнес-процессов «как есть», доказав тем самым, что эта среда жизнеспособна и готова поддерживать процессно-ориентированное управление для предприятия в целом.

Внедрение передовых методов управления и информационных технологий идет в России c некоторой задержкой в сравнении с западными странами.

Поэтому имеет смысл ознакомиться с опытом тех, кто идет первыми. Применение процессно-ориентированного управления на основе среды workflow в западных банках растет, но стоит отметить, что workflow очень широко используется и вне контекста поддержки процессно-ориентированного управления для поддержки отдельных бизнес-процессов банка с целью повышения их эффективности. Такой подход у нас получил название «кусочная автоматизация». Наиболее известные примеры применения workflow в западных банках — это, как правило, поддержка крупномасштабных бизнес-процессов, до которых российские банки еще не «доросли» (с этими примерами можно ознакомиться на странице http://www.e-workflow.org/case_studies/financial/index.htm).

Разумеется, при изучении западного опыта надо учитывать не только разницу в масштабах бизнес-процессов и бизнеса, но и различия в условиях деятельности и культуре работы западных и российских банков. В частности, если российские банки только подходят к выпуску множества банковских продуктов, то западные уже давно работают в этом режиме.

Поэтому приведем очень простой гипотетический пример применения процессно-ориентированного управления в банке.

Отдел маркетинга банка совместно с банковскими технологами и финансовыми аналитиками разработал новый банковский кредитный продукт. Требуется провести ряд организационных мер по его внедрению.

Реакция подразделений и сотрудников: изменения в работе кредитного отдела, скорее всего, будут восприняты сотрудниками этого отдела положительно — внедрение нового продукта принесет дополнительную прибыль от деятельности их отдела. Остальные же подразделения, участвующие в его реализации (бухгалтерия, отдел отчетности, операционный отдел и др.), понесут лишь «расходы» в виде исполнения ранее не свойственных дополнительных функций. Особенно это снизит мотивацию сотрудников «профитных» подразделений.

При процессно-ориентированной структуре все задействованные участники бизнес-процесса внесут свой четко определенный вклад в поддержку нового банковского продукта. Подразделения не только положительно отнесутся к новому, более эффективному продукту, но и, будучи заинтересованными в конечном результате, быстро осуществят «практическую» регулировку бизнес-процесса: исправят технологические ошибки, внесут изменения, направленные на оптимизацию процесса.

Стоит отметить, что системы класса workflow, которые используют западные (и некоторые российские) банки, являются внешними по отношению к основным функциональным банковским системам и при таком способе применения возможности workflow для поддержки процессно-ориентированного управления реализуются не в полной мере.

Банки могут воспользоваться преимуществами процессно-ориентированного управления на основе среды workflow только в том случае, если эта среда будет средой и для основных функциональных банковских систем, т.е. она будет встроена в АБС. Точнее, сама АБС будет построена на принципах workflow.

Руководство компании Кворум, исходя из этих тенденций в сфере управления и изменений на российском рынке банковских услуг, а также из анализа развития современных информационных технологий, приняло решение о разработке АБС NEXT — банковской системы нового поколения класса workflow.

На момент выхода этой системы на российский рынок, который запланирован на апрель 2004 года, она будет содержать следующие функциональные блоки:

• главная бухгалтерская книга;
• внешний и внутренний платежный документооборот;
• картотека клиентов;
• кредитование юридических лиц;
• депозиты юридических лиц;
• комплексное обслуживание физических лиц, включая:
• вклады населения;
• платежи и переводы;
• потребительское, ипотечное и автокредитование;
• бэк-офис пластиковых карт.

Основное назначение этой системы — создание и поддержка в банке процессно-ориентированной структуры управления, которая дает руководству банка надежный управленческий механизм для реального контроля над технологическими процессами в банке. Для перехода к процессному управлению АБС NEXT и предоставляет среду, которая будет обеспечивать исполнение формализованных бизнес-процессов, т.е. среду workflow.

В комплект поставки АБС NEXT также будет включен набор типовых моделей бизнес-продуктов.

Технологи банка могут не только описать и настроить выполнение бизнес-процессов, но и создать свой полностью новый банковский продукт, используя эти типовые модели.

Вторая основная черта АБС NEXT — это решение проблемы интеграции АБС с другими информационными системами, используемыми банками. Реально во всех банках используются разнообразные прикладные системы, и для ИТ-подразделений — обеспечение совместной работы этих систем является одной из основных задач. Часто эта задача является «головной болью» для ИТ-подразделений банков.

Хочется отметить, что проблема интеграции в АБС NEXT решена на качественно более высоком уровне, чем в существующих АБС благодаря разработке специальной Платформы NEXT, которая является частью АБС. Платформа создана на основе продуктов корпораций Oracle и IBM. Она позволяет использовать различные способы интеграции функциональных приложений, разработанных, как ИТ-подразделением банка, так и сторонними разработчиками.

Идея такого подхода, как говорится, «витала в воздухе». Аналогичный подход к созданию современной АБС предлагал эксперт Ассоциации российских банков (АРБ) Александр Лысенко (см. статью «Контуры современной архитектуры банковской автоматизации» в журнале «Банки и технологии», №3/2000, стр. 4-

9): «…Звездообразная архитектура, где центром звезды является не базовое приложение типа „Операционный день“, а приложение типа „Клей“. Все бизнес-приложения, включая даже основное, базовое, являются равноправными — каждое делает свою часть обработки и на равных взаимодействует с другими.

…Взаимодействие приложение — основная цель автоматизации…».

Особое внимание при разработке АБС NEXT было уделено достижению высокой производительности, особенно для учетного ядра (механизм проводок), которое было выделено в отдельный программный слой, оптимизированный по производительности. Проблема производительности, казалось бы вполне удовлетворительно решенная в существующих АБС, встанет очень остро по мере реализации новых банковских продуктов для физических лиц, а также из-за повышения требований к управленческому учету.

Изменения бизнес-процессов, как правило, не могут не затронуть кода функциональных приложений, поэтому проблема управления кодом приложений, его изменениями, при создании АБС NEXT была осознана как отдельная задача. АБС NEXT может развиваться не только ее разработчиками, но и специалистами банка. При установке новой версии системы от фирмы Кворум обеспечивается либо автоматическое, либо полуавтоматическое слияние ее с приложениями системы, модифицированными специалистами банка.

И последнее, по счету, но не по значению: десять лет назад, когда только зарождалась российская отрасль разработки ПО для банков, не хватало практического опыта создания банковских систем. Сейчас АБС NEXT разрабатывает профессиональная команда, имеющая практический опыт создания банковских систем и хорошо знающая как сильные, так и слабые стороны большинства решений, представленных в настоящее время на российском рынке.

Время процессно-ориентированного управления в российских банках пришло!

Благодаря изменениям на рынке банковских услуг, о которых мы говорили выше, российские банки «созрели» для перехода на процессно-ориентированное управление.

Кроме того, в отличие от западных финансовых институтов российские банки еще не обрели укоренившихся управленческих стереотипов, которые отторгают новые подходы, а немалый поток инструкций от вышестоящих организаций вынуждает банки практически постоянно модернизировать свои бизнес-процессы, в которых занято много сотрудников, даже безотносительно к изменениям на рынке банковских услуг. Процессно-ориентированное управление позволит им проводить эти преобразования быстрее и с меньшим числом ошибок, так как при таком подходе легче (в сравнении с функциональным подходом) определить, что именно и в каких подразделениях нужно изменить.

Переход банка на процессно-ориентированное управление вполне может происходить эволюционно, с максимальным сохранением уже сделанных вложений в управленческие технологии и ИТ-инфраструктуру. Собственно, именно так и переходят западные банки, которые постепенно переводят на новую схему управления те направления своей деятельности, прежде всего появляющиеся, которые в максимальной степени выигрывают от процессно-ориентированного управления. Российские банки, естественно, также могут идти таким путем, но в то же время специфика их деятельности дает основания для рассмотрения более радикальных, быстрых вариантов перехода к процессно-ориентированному управлению.

Необходимость применения процессно-ориентированного управления в последние годы все более явственно осознается банковским сообществом России. Об этом говорит и интерес, проявляемый специалистами банков к таким событиям, как конференции «Процесс-Банкъ», тема процессно-ориентированного управления все чаще рассматривается на различных отраслевых мероприятиях, в этом отношении выделяется последний Форум банковских разработчиков, прошедший в сентябре 2003 года.

Более того, многие отечественные банки уже начали работать над улучшением своих бизнес-процессов в рамках концепции процессно-ориентированного управления. Они повышают эффективность своей работы; без увеличения штата предлагают новые услуги, сокращают время обслуживания клиентов, снижают издержки. А использование формализованных процессов позволяет сократить время разработки новых продуктов. Причем эти результаты получены без полной инструментальной поддержки со стороны ИТ.

Но это только начало, в рамках которого осваиваются основные идеи и методологии, такие как методика сбалансированных показателей (Balanced Scorecard, BS), при наличии ясно сформулированной стратегии развития банка для управления можно эффективно использовать систему ключевых показателей результативности (Key Performance Indicator, KPI) и т.д. Применение BS, KPI и других методик на первом же этапе желательно, но не обязательно. Даже рационализация, «спрямление» бизнес-процессов на основе здравого смысла уже дает эффект.

Но в наибольшей степени потенциал процессно-ориентированного управления реализуется при его полной поддержке со стороны ИТ-инфраструктуры банка благодаря применению общих и специализированных (для банков) программных продуктов, и прежде всего на основе технологии workflow. Бедность предложения таких продуктов на российском рынке в настоящее время и является одним из факторов, которые препятствуют более широкому переходу банков на процессно-ориентированное управление. Но это положение начинает исправляться.

Вернуться на главную страницу обзора