Проблема сочетания электронного и бумажного документооборота
Во многих государственных органах уже есть опыт успешного внедрения СЭД (систем электронного документооборота). Тем не менее, как считают эксперты, каким бы функционалом не обладала внедряемая современная информационная система, на данный момент отказ от бумажных форм делопроизводства в пользу электронных невозможен. На практике эти две формы приходится сочетать. Что мешает отказу от бумажных форм делопроизводства? В настоящее время выбор СЭД в государственных органах чаще всего произволен. Он происходит исходя из бюджетных возможностей и предпочтений руководства конкретного ведомства. В большинстве случаев информационные системы работают исключительно на уровне канцелярии или конкретного отдела. В связи с этим особую актуальность приобретает проблема невысокого уровня технической оснащенности государственных организаций. Существенно затруднено межведомственное информационное взаимодействие. В различных ведомствах используются различные информационные системы, которые имеют под собой к тому же разную технологическую основу. Принципы отчетности, форматы хранения данных, жизненный цикл документов, методики документирования, принятые внутри ведомств, сильно отличаются. Препятствием для взаимодействия органов государственной власти разных уровней является относительно слабое развитие инфраструктурных связей на уровне последней мили во многих регионах. Переход к электронным формам документооборота может быть осложнен также невозможностью взаимодействия со многими физическими лицами и, отчасти, с организациями. Здесь также актуальны проблемы недостаточной технической базы и общей некомпьютеризированности населения. В настоящее время в значительном числе случаев это взаимодействие практически не может быть организовано. Таким образом, можно сделать вывод, что на текущем этапе органы власти преимущественно на региональном и муниципальном уровнях не готовы к масштабному переходу на электронный документооборот. При этом особые проблемы и сложности связаны с организацией внешних коммуникаций. Эксперты по государственному делопроизводству выделяют три направления для работы в области развития электронных форм документирования:
Кроме того, значительное тормозящее воздействие оказывает неразвитость мотивационной сферы. Нормативно — правовой аспект В России в настоящий момент принято и действует много законов, затрагивающих концепцию делопроизводства. Тем не менее, нерешенным остается весьма актуальный вопрос заверения электронных документов. На практике электронные документы юридически незащищены и подписание электронных контрактов и других «бумаг» не дает юридических гарантий и не влечет за собой юридических последствий. Закон о нотариате, например, вообще не рассматривает проблемы заверения электронных копий документов. Один из наиболее востребованных и обсуждаемых нормативных актов в области современного электронного делопроизводства в России — Федеральный Закон «Об Электронной цифровой подписи» (ЭЦП) от 10 января 2002 г. ЭЦП определяется в нем как аналог собственноручной подписи. Тем не менее, ее применение имеет существенные нормативные ограничения. Например, действие сертификата ключа подписи ограничено во времени, причем для удостоверения юридической «силы» ключа необходимы доказательства, определяющие момент подписания. Подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в ее сертификате, дополнительно ограничивающими ее применение. Подлинность ЭЦП необходимо особо подтверждать. При несоблюдении хотя бы одного из трех условий, ЭЦП никакими юридическими полномочиями не обладает. При этом проверка их одновременного соблюдения трудновыполнима. Таким образом, Закон существенно ограничивает практическое применение цифровой подписи. Организационно — методологическое обеспечение Как обращают внимание специалисты по делопроизводству, в рамках современных информационных технологий не разработано единой методологической базы ведения делопроизводства. Есть новые информационные технологии, но нет регламентов их внедрения, установленных государством. До сих пор действуют старые стандарты. Тем не менее, практика применения отдельных элементов электронного делопроизводства накапливается (применяются ЭЦП, секретное кодирование информации и др.) При этом электронные формы документооборота, по современному законодательству, регламентируются исключительно внутренними инструкциями. Каждое ведомство таким образом «изобретает» свою методику, что осложняет коммуникацию между ними. Отсутствие регламентов, регулирующих делопроизводство, существенно затрудняет внешние коммуникации. Яркий пример — процесс обработки информационных обращений рядовых граждан. В электронном виде такие обращения подлежат исключительно первичному рассмотрению и регистрации. Затем они переводятся в бумажную форму и подлежат рассмотрению в обычном порядке. При этом вопрос перевода из одной формы в другую — юридически значимую, законодательно не урегулирован. Весьма актуальна также проблема квалификации персонала. Молодые работники государственных организаций на практике не обладают высокой квалификацией и хорошим знанием делопроизводства, а старые «профессионалы» — с трудом овладевают информационными технологиями. Один из путей выхода из данной ситуации — разработка программ профессиональной подготовки и переподготовки для работников государственных ведомств, в рамках которых особое внимание должно уделяться изучению международных стандартов делопроизводства. Изучение и применение международных стандартов на настоящем этапе особенно актуально в связи с расширением участия России в международных проектах, в рамках которых особое значение приобретает знание и применение современных информационных технологий. При этом снова одной из причин затруднения международных контактов является неопределенное юридическое положение электронных документов. На пути к электронному делопроизводству Отсутствие регламентов информационного обмена и юридической базы электронного документа дополняется также отсутствием единой информационно — технологической политики в области разработки и внедрения СЭД. Выбор технологических партнеров и технологической базы на современном этапе часто происходит спонтанно, на основе субъективных представлений руководителей отдельных ведомств. На современном этапе необходима организация и формализация внутриведомственного и межведомственного документооборота. Комплексный подход здесь должен заключаться в единой государственной информационной политике, разработке единого регламента электронного делопроизводства и норм права, регулирующих этот процесс. За основу можно взять глубоко проработанные ГОСТы, являвшиеся не так давно обязательными при осуществлении делопроизводства в бумажной форме. Необходима большая предварительная работа, прежде чем электронные формы документооборота начнут превалировать над бумажными. Один из возможных путей — принятие специальной федеральной программы создания методологических центров, которые займутся разработкой проблемы информационного объединения работы государственных ведомств и их взаимодействия с внешней средой, созданием каналов информационной коммуникации. При этом особую актуальность должны иметь вопросы профессиональной подготовки сотрудников, разработки единых регламентов и стандартов, технологического обеспечения. Елена Баканова / CNews |
На современном этапе государственная власть в России ориентирована на повышение уровня собственной эффективности за счет внедрения новейших информационных технологий. Одна из чувствительных задач в этом направлении — перевод бумажного документооборота в электронную форму. 
