Электронные госархивы: отечественные традиции

Сейчас в России наблюдается переход от «хаотичных» хранилищ данных к полноценным электронным архивам документов, которые отличаются большей проработанностью методологических аспектов хранения. Это касается, прежде всего, вопросов реализации номенклатуры архива, обеспечения доступа к данным и информационной безопасности

Понятие «архив» де-юре появилось в законодательстве России впервые при Петре I, хотя де-факто они существовали и раньше. В состав современного Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории России архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения.

Надо признать, что по меткому выражению председателя Совета директоров компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) Владимира Баласаняна, «бумажное документационное пространство РФ» было довольно неплохо организовано. Однако органы власти, даже с учетом всех бюрократических проволочек, признали необходимость создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Первыми серьезными достижениями в этой сфере стали проекты в рамках ФЦП «Электронная Россия» и аналогичных программ в субъектах федерации (например, ГЦП "Электронная Москва").

МЭДО и госархивы взрослеют вместе

Однако, как отмечает Владимир Баласанян,«Электронная Россия» стартовала в такое время, когда никто не имел чёткого понятия, что она вообще должна собой представлять и чем  должна заниматься. Зато было финансирование разных ведомств на разные полезные проекты».

Но, тем не менее, некоторые огрехи этих федеральных целевых программ были учтены при разработке иных постановлений правительства, которые стали реальными «родителями» государственных электронных архивов в Российской Федерации.

Михаил Потапенко, руководитель отдела продаж ПО Cognitive Technologies, развивает мысль: «На мой взгляд, постановление правительства РФ о единой системе межведомственного электронного взаимодействия стало знаковым событием для сегмента электронных государственных архивов. С его принятием в ведомствах появились четкие технические требования по работе с электронными документами. Которые, в свою очередь, позволяют определить реальные критерии к программному обеспечению для государственных электронных архивов».

Почему так произошло? Наверное, постепенно выяснилось и стало понятно всем, что архив – это, прежде всего, технологии и жестко регламентированные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов. «Фактически, сегодня мы наблюдаем переход от «хаотичных» хранилищ данных к полноценным электронным архивам документов, которые отличаются большей проработанностью методологических аспектов хранения. Это касается, главным образом, вопросов реализации номенклатуры архива, обеспечения доступа к данным и информационной безопасности», - заключает Михаил Потапенко.

Методика превыше всего

Хотя электронные документы появились достаточно давно, решения в области их архивного хранения еще далеки от идеала. Чем сложнее и функциональнее становятся информационные системы, тем больше возникает новых узких мест на всех этапах работы с электронными документами в архиве. В дополнение к этому, не всегда развитие ИТ идет синхронно с модернизацией нормативной базы. Это, например, правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.

Часть экспертов утверждает,  что задача долговременного хранения электронных документов в настоящее время не решена даже теоретически, но это не снимает с архивных органов обязанности искать подходы к решению этой сложной проблемы. Ольга Подолина, аналитик департамента корпоративных систем компании «Ай-Теко», ставит вопрос: «Необходимо определиться методически, являются ли документы, циркулирующие в МЭДО, документами долговременного хранения, т.е. нужно ли вообще их передавать на хранение в архивы?»

Пока не очень понятно, какие именно документы будут там циркулировать, но навскидку можно отнести их к категории «Переписка по основной деятельности», срок хранения которой по действующему законодательству 5 лет. Но согласно действующей практике, работники архивов имеют право переквалифицировать срок хранения в сторону увеличения, и достаточно часто переписка проходит со сроком хранения «Постоянно». Тогда ее нужно сдавать в архивы.

«Второй вопрос, относящийся к методическим. Необходимо определиться с понятиями «Документ» и «Подлинник документа». Существующее законодательство определяет  «документ - материальный носитель с записанной на нем информацией», а «подлинник- экземпляр первый или единственный». Проблема заключается в том, что архивы требуют сдавать на хранение подлинники документов. Совершенно непонятно, как это обеспечить в случае электронных (или цифровых) документов», - утверждает Ольга Подолина.

Как показывает текущая практика использования документов, сущность важнее носителя. Бумажный носитель обеспечивает такое свойство документа как связность. Например, если разорвана денежная купюра, работники банка должны убедиться, что части банкноты имеют отношение к одной и той же денежной купюре. Если рвали руками - это можно доказать, а если шредером - уже нет.

Более того, иногда может быть уничтожен сам носитель, а документ остается. Так, например, один эмигрант, которого не выпускали из СССР с деньгами, сжег свои доллары на глазах американского посла, который дал ему справку об уничтожении денег. В Штатах деньги ему вернули. А вот электронный документ может менять носитель, оставаясь документом.

Отсюда вытекает третий методический вопрос, на который обращают в компании «Ай-Теко»: «В каком формате архивы будут хранить электронные документы?» 

Единый стандарт документа как гарантия долгосрочного хранения

Допустим, методические вопросы решены. Теперь встает техническая проблема, как организовать передачу электронных документов и образов документов в государственные архивы? Собственно, проблема не в том, чтобы организовать передачу электронных документов, а в том, как обеспечить возможность долгосрочного хранения электронных документов так, чтобы через много лет этот документ можно было прочитать. К этому моменту могут исчезнуть и техника, и программные продукты, с помощью которых документ может быть прочитан.

«Когда задумываешься над этой проблемой, получается, что документ, собственно говоря, это не просто «Носитель+информация», а «Носитель+ информация + приспособление для чтения».  Получается, что для достоверного воспроизведения документа вместе с ним нужно передавать и программный комплекс, и сам компьютер, что совершенно не реально. Следовательно, нужен единый стандарт документа, который будет сдаваться в архив», - уверена Ольга Подолина.

При многообразии форматов электронных документов возникает противоречие с существующими правилами работы архивов. В архив должны сдаваться подлинники документов, но подлинник электронного документа - это документ в том формате, в котором он создан. Перевод в другой формат автоматически превращает его в копию, которую нужно заверять. Механизма юридически значимого заверения копий электронных документов при переводе одного формата в другой сейчас нет, сетуют специалисты «Ай-Теко».

Эта же проблема возникнет при длительном хранении электронных документов. При изменении технических средств нужно будет перевести документы в другой формат. Это тот же документ или  нет? Может ли такой документ быть основанием правовых действий - например, подтверждать стаж работника? Имеет ли архив право сформировать архивную справку для Пенсионного фонда на основе документов, для которых менялся формат? Напомню, что при изменении формата ЭЦП перестает удостоверять подлинность документа.

«Решением может быть «переподписание» документов Специальной ЭЦП архивиста, но эта процедура должна быть узаконена. Тогда можно организовать следующую процедуру передачи в архивы электронных документов: для передачи документы должны быть переведены в установленный формат и подписаны ЭЦП архивиста, который производил операцию перевода формата», - предлагает Ольга Подолина.

В каждом архиве необходимо создать рабочее место той системы, в которой будут храниться электронные документы для подготовки описей и всей сопроводительной документации, чтобы передача документов в собственно архив была как можно более автоматизирована.

Четырехзвенная модель архива на базе архитектуры SOA

Источник: DocOnlin.ru, 2011г.

«Но, какими бы ни казались радужными перспективы электронных архивов, боюсь, что во избежание ситуаций, когда права граждан и организаций не могут быть подтверждены, многие виды документов придется хранить на бумаге. Например, нотариальные архивы и тому подобные документы»,  - резюмируют в «Ай-Теко».

Отечественная специфика или о чём говорят  кейсы

 «Если говорить о специфике государственных архивов в России, то она, конечно, напрямую связана с отечественными традициями управления и работы с документами. Поэтому сегодня для построения архивов заказчикам предлагаются или полностью российские разработки, или надстройки на базе западных платформ», - полагает Михаил Потапенко.

Показателен в этом плане опыт компании «Электронные Офисные Системы»  и его продукта – системы управления  «Архивный фонд», который был разработан специально по заказу Росархива для автоматизации государственных архивов России. Не будем приводить все примеры внедрений, а возьмем достаточно репрезентативное для всей страны распределение кейсов в Республике Башкортостан.

В настоящее время 30 из 65 архивов республики внедрили или пока внедряют систему «Архивный фонд».  В этой связи любопытно мнение третьей стороны о перспективах ПАК «Архивный фонд» лечь в основу общегосударственной системы хранения электронных документов. Оказалось, что даже у лидеров рынка системной интеграции в России пока недостаточно фактической информации о полевых испытаниях продуктов. А печальный опыт иных разработчиков иногда выливается в некий скепис даже по отношению к неплохим решениям.

Ольга Подолина комментирует:  «Для ответа на этот вопрос необходимо знать технические возможности ПК «Архивный фонд»: какое предельное количество документов (или объем информации) она может обработать, и сравнить это с планируемыми объемами хранения. Очень многие СЭД не выдерживали не то что больших объемов, а даже средних. Необходимо нагрузочное тестирование этой системы для определения предельных возможностей по объемам. На основании этих результатов можно давать оценку возможности или невозможности использования этой системы в качестве общегосударственной системы хранения электронных документов».

Какой еще опыт внедрений в России заслуживает внимания и изучения? Летом 2011г. Федеральный институт промышленной собственности Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (ФИПС) подвел итоги первого этапа внедрения электронного Государственного реестра товарных знаков и знаков обслуживания РФ и системы ведения реестра (АС ЭГР).

АС ЭГР представляет собой интегрированную систему для реализации полного цикла работ по ведению Государственного реестра. Ключевую роль в АС ЭГР выполняет хранилище электронных документов, которое функционирует на основе базы данных EMC Сentera.

«Расширяемая до петабайта уникальная дисковая система снабжена функциями автоматического устранения неисправностей, распределения данных и расширения емкости и позволяет гарантировать неизменность хранимой информации. Эта система оптимизирована для хранения больших объемов критически важных данных в течение многих лет с минимальными затратами на управление и модернизацию», - рассказал Александр Гончаров, менеджер по работе с заказчиками ЕМС Россия.

Технология WORM (Write-Once, Read-Many) реализована в дисковой системе сетевого хранения с адресацией по содержимому EMC Centera, разработанной для долговременного размещения фиксированной или статической информации и оперативного доступа к этим данным.

В результате реализации проекта, стоимость которого составила 50 млн руб., создан единый источник информации, содержащий все необходимые сведения о товарных знаках и обеспечивающий оперативный доступ к ним, в том числе через интернет.

Еще один «свежий» проект с цифрами. 25 июля 2011 компания «Элар»  объявила о завершении создания электронного архива Минэкологии Московской области. На его реализацию ушло два с половиной месяца, в течение которых «Элар» провёл обследование ИТ-инфраструктуры и бумажных массивов, подлежащих переводу в электронный вид.

За этот период было установлено специальное программное обеспечение «Элар-Саперион» для создания электронного архива, управления документами и данными, организации электронного  документооборота и управления бизнес-процессами министерства. Осуществлён перевод в электронный вид и загрузка в систему 7 260 обращений граждан за 2006-2009 годы. Общая сумма контракта составила 2,9 миллиона рублей.

Есть масса иных проектов как компаний федерального масштаба, так и локальных разработчиков и интеграторов. Их опыт говорит о том, что востребованы проекты самых разных масштабов. Сегмент далек от насыщения, во многих случаях спрос больше предложения.  

Этим не замедлили воспользоваться и иностранные игроки. Они привносят на наш рынок любопытные технологии, например, в области архивации с защитой от изменений. В качестве примера можно привести решения Fabasoft eGov-Suite и Fabasoft iArchive, где используется механизм «ассоциативной памяти», который рассчитывает адрес в памяти на основании контрольной суммы (из журнала проверки) этого содержимого. Тем самым гарантируется, что любое содержимое физически сохраняется только один раз даже в тех случаях, когда оно неоднократно переносится в хранилище данных. Если, например, какое-либо электронное сообщение отправляется десяти коллегам внутри организации, и каждый из получателей переносит вложение из сообщения в хранилище данных, это вложение все равно сохраняется только один раз, занимая, таким образом, всего лишь десятую часть места в памяти.

Т.е. подтверждается тезис о том, что электронный государственный архив, это, прежде всего, высокие технологии и жестко регламентированные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов. И в этом Россия не уникальна и отличается лишь традициями управления и работы с документами.