Пример решения: Система поддержки принятия решений «Монитор руководителя»

Одним из главных факторов, влияющих на успешную реализацию целей, поставленных перед государственными организациями в рамках различных инициатив по модернизации госуслуг и построению электронного общества, является возможность отслеживания всех стадий выполнения различных проектов и процессов, их промежуточных результатов, отклонений от планов. Полная прозрачность процессов помогает координировать действия различных министерств и ведомств, оперативно принимать более взвешенные и верные управленческие решения.

С принятием государственной программы "Информационное общество" стало очевидно, что вектор движения государства направленный на информатизацию государственных услуг придаст дополнительное ускорение таким направлениям ИТ-бизнеса как построение систем электронного документооборота, систем управления неструктурированным контентом в организациях, создание информационных порталов, построение систем поддержки принятия решений. Именно эти направления позволяют решать основные задачи, поставленные перед государственными организациями: повышение эффективности государственного управления и экономия затрат государства и граждан за счёт электронного взаимодействия.

Сложности управления

Мониторинг и контроль проектов и бизнес-процессов в том или ином виде существует в любой государственной или коммерческой структуре. Важную роль при этом играет прозрачность и скорость этих процессов, оказывающих влияние на все ключевые функции организации и отражающиеся на показателях эффективности её деятельности. Сегодня руководителям федеральных и региональных органов государственного управления, крупных предприятий, контролирующих множество процессов и исполнителей, приходится анализировать результаты деятельности организации и принимать важные управленческие решения в условиях непрерывного роста данных, постоянно меняющейся конъюнктуры, в режиме нехватки времени. Затраты ресурсов и времени на сбор и обработку информации из различных источников традиционными способами становятся критически большими, ко времени составления необходимого отчёта стратегическая ситуация меняется, информация устаревает и не находит применения. В результате лицо, принимающее решение оказывается в ситуации дезориентации и дезинформации.

Другая важная задача управления – фокусирование внимания на наиболее приоритетных, критичных областях и проблемах деятельности организации. В постоянно растущем потоке документов, отчётов, разноформатных файлов, важные аналитические данные легко могут затеряться среди слабо актуализированной статистической информации.

Проблема некачественной информации, противоречивости данных, их неактуальности, недостаточности или, наоборот, излишней детализации, зачастую становится причиной «перекошенного» менеджмента, в котором не учитывается важная информация, а всё внимание уделяется вторичным деталям.

Что необходимо руководителю? Получать полную, но не избыточную, достоверную, объективную информацию, своевременно, в удобной форме, с откровенной индикацией кризисных показателей. Сегодня эти задачи успешно решаются при помощи передовых информационных технологий с применением различных систем поддержки принятия решений.

Однако существуют проблемы, которые могут помешать эффективному использованию подобной системы: низкая эргономичность интерфейса, инструментарий, требующий специальных знаний, неоднородность и многочисленность экранных форм, перегрузка избыточной функциональностью. Руководитель может просто перестать использовать систему, если посчитает, что это слишком сложно.

Совокупность различных факторов диктует определённые требования к системам класса поддержки принятия решения.

Система поддержки принятия решений «Монитор руководителя»

• Специально настроена под информационные нужды высшего менеджмента.
• Предоставляет широкие возможности анализа данных в режиме реального времени.
• Предоставляет доступ к широкому набору информации о проектной деятельности.
• Обладает простым интуитивно понятным интерфейсом.
• Не требует специальных знаний для применения инструментов анализа.
• Предоставляет информацию в удобной графической форме.
• Используемые технологии позволяют сделать недорогую систему.

Архитектура решения

На рабочем столе руководителя необходимо собрать всю нужную ему информацию по текущему состоянию проектов и поручений в простом и понятном виде. Наиболее сложная техническая проблема – получение  данных из различных источников внутри и вне организации. В рамках проекта по построению системы поддержки принятия решения разрабатывается методология получения и контроля данных, шаблоны отчётов по проектам и механизмы загрузки этой информации в хранилище.

Информация по проектам и поручениям загружается в хранилище данных, которое пополняется с помощью автоматической загрузки планов и отчётов или вручную с помощью веб-форм. Затем информация экспортируется в витрину данных, которая может быть расположена на любом персональном компьютере и позволяет с помощью графических диаграмм или отчётов получать первому лицу актуальные данные о текущем состоянии всех проектов и поручений, с возможностью детализации вплоть до предоставления первичных данных.

Интерфейс системы обеспечивает представление текущей информации из различных источников по важнейшим направлениям деятельности в нужном виде и в нужное время.

Экраны "Монитора руководителя" могут содержать:

• информацию о стратегических целях и степени их достижения;
• информацию о выполнении бюджетов и расходовании средств, в том числе, в разрезе проектов, программ, целей, задач и ответственных;
• ключевые финансовые и статистические показатели деятельности организации, в том числе в сравнении с предыдущими периодами;
• информацию об отклонениях ключевых показателей деятельности от плановых значений;
• показатели реализации программ и проектов, информацию об их содержании, финансировании, плановых и фактических сроках реализации этапов, достижении целевых показателей;
• информацию об исполнении поручений;
• другую критичную для руководителя информацию.

Технологии и продукты

Учитывая возросшую тенденцию к использованию свободного ПО в государственных структурах, в качестве технологической платформы для разработки аналитической системы «Монитор руководителя» используются инструменты с открытым кодом. Открытые решения позволяют снизить зависимость от вендора, сократить сроки разработки, а сами разработки вести в режиме "экстремального программирования", в условиях, когда функциональные требования к системе постоянно меняются и развиваются.

• Среда разработки и исполнения приложение Adobe Flex
  Flex является свободно распространяемой высокоэффективной средой разработки для создания и обслуживания веб-приложений, совместимых со всеми наиболее распространенными обозревателями, платформами персональных компьютеров и версиями операционных систем. Многофункциональные интернет-приложения, созданные в среде Flex, могут выполняться как в браузере (с помощью программного проигрывателя Adobe Flash Player), так и автономно. Это обеспечивает их надежную работу во всех основных браузерах и операционных системах.
• IBM ILOG Elixir - дополнительная библиотека для платформ Adobe Flex и Adobe AIR
  IBM ILOG Elixir включает  графические компоненты Flex: трехмерные диаграммы, шкалы, карты, карты интенсивности, календари, объекты OLAP и сводные диаграммы, организационные схемы, древовидные схемы, лепестковые диаграммы, диаграммы ресурсов и задач Ганта.
• Ext JS - фреймворк для построения веб-интерфейсов
  Ext JS - библиотека JavaScript для разработки веб-приложений и пользовательских интерфейсов. Поддерживает технологию AJAX, анимацию, работу с DOM, реализацию таблиц, вкладок, обработку событий и все остальные новшества "Web 2.0".
• Веб-сервер Apache
  Apache является кроссплатформенным ПО, поддерживающим операционные системы Linux, Mac OS, Microsoft Windows, и др.
  Основными достоинствами Apache считаются надёжность и гибкость конфигурации. Он позволяет подключать внешние модули для предоставления данных, использовать СУБД для аутентификации пользователей, модифицировать сообщения об ошибках и т. д.
• База данных MySQL
  Используется для хранения информации. В зависимости от потребностей может быть использована любая другая СУБД.

Система может разрабатываться и функционировать практически на любых платформах. Доступ к ней возможен через Интернет, Интранет или с автономного персонального компьютера. Продуманная и преднастроенная структура объектов мониторинга делает возможным в короткий срок создать рабочий прототип системы. Модульная архитектура системы позволяет вносить изменения "на лету", быстро и безболезненно переходить на новые версии.

Выгоды использования системы поддержки принятия решений

Благодаря тому, что представленная в системе «Монитор руководителя» информация является точной, релевантной, непротиворечивой и демонстрирует наиболее приоритетные для руководства показатели в оперативном режиме, система поддержки принятия решения позволяет увидеть целостную картину результатов деятельности организации и подчинённых в различных направлениях. Отчёты предоставляются в удобном для восприятия виде, с использованием различных видов деловой графики (диаграммы, географические карты, приборные доски, графики). Всё это позволяет снизить затраты на обработку информации, необходимой для принятия управленческих решений, повысить их эффективность, оперативно реагировать на критические ситуации.

Одним из первых заказчиков, оценивших преимущества использования системы «Монитор руководителя» стало федеральное государственное учреждение "Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации". Оперативный мониторинг, который осуществляется с помощью системы поддержки принятия решений, позволяет отслеживать ход реализации проектов Комиссии при Президенте Российской Федерации по модернизации и технологическому развитию экономики России первым лицам Аппарата Правительства и Аппарата Президента Российской Федерации.