Обзор подготовлен

Внедрение TRIM в ОАО "Судоходная компания «Волжское пароходство»

Заказчик

ОАО "Судоходная компания «Волжское пароходство» (ОАО «Волга-флот») является крупнейшей компанией в своей отрасли. По экономическим показателям, масштабам своей деятельности она входит в первую четверку из 7 тысяч российских судоходных компаний. Географическая область коммерческой деятельности компании включает Европу, Ближний Восток, Северную Африку. Транспортные линии судов проходят также по единой глубоководной системе европейской территории России с выходом в Балтийское, Черное и Каспийское моря.

В составе компании имеется 12 филиалов и представительств, из них 7 являются базами технического обслуживания флота. На балансе компании числится более 500 судов различного класса, отличающихся по многим показателям — по классу, по назначению перевозок, по типу перевозимых грузов, по грузоподъемности. Номенклатура судового оборудования, сменно-запасных частей и материалов весьма значительна, суда требуют систематического технического обслуживания и ремонта при соблюдении компанией всех обязательств по перевозке.

Актуальность проблемы

Для капиталоемкого предприятия любой отрасли важнейшей проблемой является управление техническим обслуживанием и ремонтом (ТОиР) производственного оборудования. Однако в такой отрасли как судоходство проблема эффективности управления ТОиР стоит наиболее остро.

Статистика показывает, что уровень рентабельности в судоходстве составляет 6 — 9%. Это обусловлено целым рядом причин, имеющих нередко глобальный и непредсказуемый характер. Так, работающие в этой сфере бизнеса компании сталкиваются со следующими факторами, снижающими доходность и повышающими издержки:

• жесточайшая конкуренция, особенно в морских перевозках, где в борьбе за грузовую базу может участвовать практически любая судоходная компания мира; в перспективе конкуренция обострится и на внутренних водных путях России, куда будут допущены суда под иностранным флагом;



• конъюнктурные колебания фрахтовых ставок, из-за которых может возникать избыток тоннажа судов и значительные убытки из-за их простоев;



• снижение мировых фрахтовых ставок (на десятки процентов) с увеличением возраста судна, особенно начиная со срока эксплуатации 15 лет;



• сезонное и внесезонное снижение глубин в Единой глубоководной системе России, что в речных перевозках приводит к необходимости недогружать суда на 25–30%, к простоям при шлюзовании;



• рост затрат на техническое обслуживание и ремонт судов с увеличением их возраста — для старых судов (20 лет и более) они увеличиваются в два раза по сравнению с судами возрастом до 10 лет;



• в речном судоходстве — необходимость затрат не только на содержание и эксплуатацию подвижного состава, но и на содержание самих внутренних водных путей с огромной системой гидротехнических сооружений; эти затраты вводятся в себестоимость в виде канальных и шлюзовых сборов, снижая их конкурентоспособность;



• не оптимальность грузоподъемности судов в морских перевозках — с прекращением существования СССР потоки грузов перераспределились, плечо перевозок увеличилось, потребовались суда с большей грузоподъемностью, однако построить их в одночасье в нужном количестве невозможно.

Перечисленные факторы создают довольно жесткие условия для ведения бизнеса, в совокупности с эксплуатационными затратами они ставят судоходство в ряд самых рискованных индустрий. Поэтому для судоходной компании, действующей на фоне этих факторов, жизненно важно контролировать, снижать и оптимизировать эксплуатационные издержки.

В структуре последних издержки, связанные с ТОиР, составляют 20–30%, занимая второе место после затрат на топливо. В этой связи управлению ТОиР в судоходстве всегда уделялось и уделяется большое значение. В отличие от других отраслей, даже при плановой экономике судоходство функционировало в условиях рынка, причем довольно успешно. В отрасли функционируют компании или отдельные службы внутри компаний, занимающиеся исключительно вопросами эксплуатации судов как технических объектов. Эти службы, а также соответствующая часть бизнес-процессов судоходной компании, называются «Технический менеджмент».

Технический менеджмент включает в себя следующие функции:

• обслуживание судов — техническое обслуживание, обеспечение сменно-запасными частями, смазочными и расходными материалами под ТОиР, предъявление судна классификационному обществу для освидетельствования;



• подготовка судов к ремонту — составление ремонтных ведомостей, проведение тендеров по отбору судоремонтных заводов и поставщиков сменно-запасных частей;



• организация и наблюдение за ремонтом судов;



• инспектирование технического состояния судов, расследование аварий и происшествий, связанных с их эксплуатацией;



• планирование, учет и анализ расходов по судовым техническим бюджетам.

Для такой компании как ОАО «Волга-флот», имеющей территориально распределенную структуру, оперирующей несколькими сотнями судов как внутреннего, так и заграничного плавания, повышение эффективности технического менеджмента невозможно без соответствующей информационной поддержки. В этой связи руководство ОАО «Волга-флот» приняло решение о внедрении корпоративной информационной системы технического менеджмента на базе программного комплекса TRIM разработки НПП СпецТек.

Постановка задачи

Цели внедрения TRIM в ОАО «Волга-флот»:

• Оптимизация затрат на техническое обслуживание и ремонт судов.



• Сокращение непроизводительных простоев судов.



• Снижение аварийности, повышение безопасности эксплуатации судов.



• Повышение эффективности использования персонала.



• Переход к управлению, ориентированному на производственный процесс.

Для достижения поставленных целей потребовалось решить комплекс задач, связанных с технической эксплуатацией судов компании. Решение этих задач руководство ОАО «Волга-флот» связало с внедрением TRIM:

1. Планирование работ

Деятельность ОАО «Волга-флот» как судоходной компании жестко регулируется национальными и международными стандартами (конвенциями) в отношении безопасности, предотвращения загрязнения. В этой связи суда подвергаются проверкам со стороны десятков ведомств, основными из которых являются классификационные общества — в России это Российский речной регистр и Российский морской регистр судоходства. Регистры проводят освидетельствования судов и выдают мерительное свидетельство, классификационное свидетельство, свидетельство о годности судна к плаванию и другие судовые документы.. Доля возрастных судов (старше 15 лет) в составе флота ОАО «Волга-флот» довольно велика, увеличивается объем технических требований, которые нужно удовлетворить для подтверждения класса судна, соответственно возрастают объемы работ, проводимых в порядке подготовки к освидетельствованию. В этой связи потребовалось повысить качество планирования всех работ, с тем, чтобы к определенной дате, к определенной проверке все работы были соответствующим образом обеспечены ресурсами и выполнены в полном объеме. От этого зависит бесперебойная коммерческая эксплуатация флота. При этом, поскольку различные планы относятся к одним и тем же механизмам, необходимо согласованное планирование работ.

Одним из трудоёмких и важных документов технического менеджмента судоходной компании является судовая ремонтная ведомость. Судоремонт характеризуется большим разнообразием работ (десятки тысяч производственных операций). Работы существенно отличаются друг от друга, этому способствует специализация флота, отличие судов по назначению, типам, размерам, оборудованию, степени износа. В результате, создание ремонтных ведомостей становится весьма нетривиальной и трудоёмкой задачей. Полнота информации, необходимая для расчета стоимости работ, на практике достигается путем многократных согласований и перерасчетов. Отсутствие достаточной формализации этого процесса влечет за собой сверхнормативные затраты, простои судов в ожидании ремонта.

2. Обеспечение ресурсами

Чрезвычайно важной является задача планирования и организации материально-технического снабжения — обеспечения судов сменно-запасными частями, материалами под техническое обслуживание, ремонт и эксплуатацию. Филиалы ОАО «Волга-флот» удалены друг от друга на расстояние до 2000 километров, соответственно складской комплекс имеет распределенную структуру. Планирование снабжения под ТОиР должно заблаговременно давать сведения о требуемом объеме снабжения, о состоянии складов на данный период с тем, чтобы избежать издержек, связанных с отсутствием комплектующих или с наличием на складе длительно невостребуемых товаров, т.е. «омертвлением капитала» компании. При управлении территориально распределёнными складами важно организовать и согласовать действия центрального офиса и подчиненных складов. В офисе должна быть доступна полная информация об остатках, движении товаров на всех подчиненных складах. Офис должен иметь возможность удаленно резервировать товары на подчинённых удалённых складах, перераспределять их между подчинёнными удалёнными складами, оформлять торговые документы и т.д. В качестве необходимого элемента процесса материально-технического снабжения должны быть задействованы тендерные процедуры по выбору поставщиков.

3. Качественное выполнение работ

Помимо классификационных обществ суда компании контролируются администрациями портов на предмет их соответствия международным конвенциям по таким параметрам, как техническое состояние (техобслуживание и ремонт), документация, осведомленность экипажа и др. Малейшие, казалось бы, несоответствия из-за некачественного (несвоевременного) выполнения работ приводят к задержанию судов в портах. Причем под работами понимается не только ТОиР, но и, например, учёт и контроль сроков действия судовых документов, их замена или подтверждение.

Одни сутки простоя задержанного судна оборачиваются значительными убытками для судоходной компании. В международном судоходстве появилась практика, когда накопившие некоторое количество задержаний суда могут не допускаться в порты (банинг). Кроме того, некачественное проведение работ приводит к внеплановым заходам судов на ремонт в период навигации с негативными последствиями для коммерческой эксплуатации. Поэтому возникла задача повышения прозрачности системы технического менеджмента, ответственности и полномочий должностных лиц путем документирования заявок на ремонт от их подачи до закрытия ремонтных ведомостей, что позволит отслеживать действия персонала, принимающего решения, и исполнителей работ.

4. Анализ отчетности по работам

Для анализа процесса ТОиР специалистами разных уровней необходима сводная непротиворечивая информация с возможностью оперативного доступа к ней. В этой связи потребовалось сократить время получения отчетной информации из удаленных подразделений с нескольких дней до 1 часа, а также обеспечить получение отчетности уровня судна, участка и цеха непосредственно руководителем, минуя цепочку подготовки отчетов, в течение 1–3 минут.

Для создания такой системы отчетности и анализа необходима основа — база данных по судам и судовому оборудованию. В такой базе каждая учетная единица получает уникальный идентификационный номер, включается в соответствующую иерархию оборудования, к ней присоединяются данные о наработке, о техническом и эксплуатационном состоянии, история работ.

5. Учет произведенных затрат

Важнейшей управленческой задачей судоходных компаний является определение экономической целесообразности эксплуатации старых судов. В этой связи для компании важно аккумулировать все произведенные затраты с отнесением их на конкретное судно, а также оценить стоимость альтернативных вариантов:

• реновация судна — когда под наблюдением органа технического надзора производится восстановительный ремонт по корпусу, механизмам, оборудованию, надежность старого судна повышается и ему назначается 5 или 10-летний возраст, т.е. судно освобождается от многих издержек, связанных с преодолением 15-летнего рубежа;



• конверсия судна — когда строится новое судно с использованием элементов ранее эксплуатировавшихся судов (оборудование, носовая и кормовая часть).

Решение «TRIM — технический менеджмент»

Внедрение TRIM в ОАО «Волга-флот» началось в сентябре 2002 года силами специалистов НПП СпецТек, представительства НПП СпецТек в Нижнем Новгороде при непосредственном участии персонала заказчика. Согласно техническому заданию система, создаваемая на базе TRIM, получила название "Система технического менеджмента ОАО «Волга-флот». В конфигурацию системы вошли следующие модули комплекса TRIM: M — техобслуживание, SP — снабжение и сбыт, W — склад, B — бюджет, P — персонал, DOC — документооборот, DISP — диспетчерский журнал, а также служебные модули CAT — каталог и A — администратор. В виде отдельного приложения реализована электронная торговая площадка ОАО «Волга-флот» http://e-trade.volgaflot.com

Залогом успешного внедрения TRIM стало наличие постоянно действующего тренажёра, на котором постоянно проводится обучение пользователей системы, наличие постоянно действующего координационного совета под руководством генерального директора, а также постоянно действующей рабочей группы по внедрению и функционированию системы.

К октябрю 2004 года сдана в промышленную эксплуатацию береговая часть системы. При этом охвачены следующие подразделения заказчика:

• центральный офис (руководство, техническое управление, отдел закупок, информационный центр, центральные склады, другие подразделения) — 80 рабочих мест;



• семь баз технического обслуживания флота — БТОФ (Борская, Городецкая, Жуковская, Октябрьская, Звениговская, Волжская, Астраханская) — 75 рабочих мест;



• Ахтубинский речной порт — 10 рабочих мест;



• ОАО «Борремфлот» — 20 рабочих мест.

С помощью электронной торговой площадки автоматизирован процесс снабжения судов компании в эксплуатации. Волгоградский торгово-промышленный дом, Самарский и Ахтубинский филиалы торгово-промышленного дома через торговую площадку участвуют в конкурсе поставщиков и оформляют необходимые складские документы в системе.

Количество пользователей в системе — более 200, судов в системе — более 600, ремонтных ведомостей в год — около 500, компонент в базе данных — более 30 тысяч, работ и отчётов по ним — более полумиллиона в год.

На рисунке указаны подразделения и должностные лица, использующие систему.

Основные функции системы технического менеджмента распределены следующим образом:

• Дирекция — планирование затрат на ТОиР, контроль планирования и расходования финансовых и других ресурсов компании, контроль планирования и реализации ТОиР, анализ ТОиР, закупок и продаж, организация и контроль эксплуатации судов внутреннего плавания, выработка корректирующих решений;



• Техническое управление — планирование и организация ТОиР судов, анализ выполнения плана ТОиР, выработка предложений по коррекции и улучшению процесса ТОиР, подача заявок на снабжение судов, БТОФ и судоремонтных заводов необходимыми сменно-запасными частями, материалами;



• Отдел закупок — организация и осуществление снабжения судов, БТОФ, подразделений компании, анализ процесса закупок, выработка предложений по корректирующим действиям;



• Отдел технических менеджеров заграничного флота — организация обеспечения судов заграничного плавания необходимыми сменно-запасными частями, материалами;



• Управление связи и радионавигации — организация и контроль за ТОиР аппаратуры связи на судах и в подразделениях компании, подача заявок на закупку необходимых сменно-запасных частей, материалов, аппаратуры связи;



• Информационный центр — организация и осуществление технической и системной поддержки программного обеспечения и телекоммуникационных сетей компании, организация обеспечения компании необходимой оргтехникой;



• Учебный центр — подготовка персонала компании на тренажёрах TRIM;



• БТОФ, ОАО «Борремфлот», Ахтубинский речной порт — выполнение ТОиР судов, подача заявок в техническое управление на обеспечение необходимыми сменно-запасными частями, материалами.

Результаты проекта

• Основной массив информации, связанной с ТОиР судов компании находится в единой базе данных. В любой момент времени руководители разного уровня могут использовать эту информацию для анализа и выработки корректирующих воздействий на процессы технического менеджмента. Система позволяет определить сбои в работе подразделений, связанных с техническим менеджментом судов вплоть до конкретного исполнителя, конкретной операции (работы).



• Определение затрат на ТОиР на конкретное судно. В данном случае судно выступает центром затрат. Система позволяет с достаточной степенью достоверности иметь сумму затрат на ТОиР каждого внесённого в базу данных судна, сравнивать плановые затраты с фактическими после проведения ТОиР и закупок товарно-материальных ценностей под ТОиР каждого судна.



• Однократный ввод информации: информацию вносит один исполнитель, в обязанности которого входит именно эта операция. Все остальные пользователи системы используют эти данные в своей работе.



• Система позволяет иметь актуальную информацию из удалённых подразделений (БТОФ) по всем вопросам ТОиР судов с заданным периодом устаревания (часы).



• Значительно сократилось время создания ремонтных ведомостей (РВ). Функциональность системы позволяет создавать РВ путём копирования из типовых, имеющихся в системе. Создание новой типовой РВ техническими менеджерами, нормирование и осмечивание РВ технологом одной из БТОФ достаточно для того, чтобы, используя функциональность системы, сделать эти типовые РВ доступными в любом заданном подразделении компании. Накопление типовых РВ позволяет подходить к стоимости работ с единых позиций, предъявлять обоснованные требования к объемам и срокам работ.



• Автоматизирован процесс отправки РВ судоремонтным заводам на оценку, получения РВ с оценкой, проведения конкурса среди судоремонтных заводов, выбор оптимальных предложений, победителя конкурса.



• Сокращено время отправки торговых документов (заявок, заказов поставщикам), т.к. автоматизирована отправка торговых документов непосредственно из системы в определённом формате без перевода информации в промежуточные файлы. Полученные от поставщиков ответы автоматически попадают в систему. Система позволяет по полученным ответам от поставщиков провести конкурс поставщиков. Результаты конкурса будут прозрачны для тех пользователей, которым делегированы полномочия принимать решения по выбору поставщиков.



• Использование торговой площадки значительно расширяет список поставщиков товаров и услуг, позволяет компании непосредственно из системы публиковать на торговой площадке заявки, заказы поставщикам, а также прайс-листы компании потребителям ее услуг по перевозке. Поставщики товаров и услуг, не имеющие системы, регистрируются на торговой площадке и оценивают заявки, публикуют свои прайс-листы. Вся информация поставщиков автоматически попадает в систему. Потребители услуг компании получают с торговой площадки предложения компании, оформляют свои заявки, которые автоматически попадают в систему.



• Использование торговой площадки удалёнными подразделениями, обслуживающими суда компании в период навигации в случае отсутствия возможности установки в этих подразделениях пользовательских мест системы, позволяет специалистам этих подразделений через нее участвовать в конкурсе по поставкам для судов компании, оформлять приходные документы на суда.

Перспективы

В настоящее время продолжается работа в ОАО «Волга-флот» в части внедрения системы TRIM и установки рабочих мест непосредственно на судах загранплавания. В феврале 2004 года заключен договор, согласно которому система технического менеджмента судов компании будет поставлена на 21 судно загранплавания.

Кроме того, решение, реализованное в ОАО «Волга-флот», доведено до состояния тиражируемого продукта и внедряется в ОАО «Северо-западный флот», ОАО «Иртышское пароходство» и ОАО «Енисейское речное пароходство».