Обзор ИТ в промышленности 2006 подготовлен

Пример решения: Разработка информационно-аналитической системы бюджетирования на платформе Cognos Enterprise Planning

О заказчике

«ИжАвто» — один из ведущих автопроизводителей России. Проектная мощность — 220 000 автомобилей в год. Динамика развития «ИжАвто» не имеет аналогов в России. С 1999 по 2004 год «ИжАвто» более чем в 5 раз увеличил объем выпущенной продукции. В последние годы предприятие сосредоточилось на выходе на новые стратегические направления развития. Существенным шагом в этом направлении стал совместный проект KIA Motors Corporation (Корея) и «ИжАвто» по промышленной сборке автомобиля KIA Spectra на мощностях Ижевского автозавода.

Задачи

Подготовка бюджетов различных уровней для крупного предприятия представляет собой совокупность сложных и трудоемких процессов. Для «ИжАвто» данный вопрос является особенно актуальным. Предприятие имеет развернутую организационную структуру, испытывая потребность в сборе и обработке бюджетных заявок более чем от 80 подразделений.

До автоматизации данного процесса в обществе все процедуры осуществлялись вручную сотрудниками планово-бюджетного отдела и казначейства. В результате, сбор заявок с последующей консолидацией в виде операционных бюджетов по центрам финансовой ответственности и формированием финансовых бюджетов растягивался на недопустимо длительный срок, что затрудняло оперативное реагирование на нужды корпоративных подразделений. Отдельную задачу составляло получение расширенных средств анализа бюджетной информации, что позволило бы существенно упростить сопоставление плановых и фактических финансовых показателей деятельности. А это, в свою очередь, требовало предоставить новые инструменты для прогнозирования и стратегического планирования бизнеса. В связи с этим 2005 году было принято решение о создании информационно-аналитической системы бюджетирования.

Евгений Страхов, финансовый директор «ИжАвто»:

Особо хотелось бы отметить «преимущества» автоматизации бюджетирования на базе Microsoft Excel. При всей кажущейся простоте и гибкости данного решения имеются серьезные недостатки, не позволяющие выстроить эффективную автоматизированную систему бюджетного управления, а именно:

На крупном предприятии количество электронных таблиц исчисляется сотнями. Соответственно, финансовому директору трудно, а подчас и невозможно проверить заложенные гипотезы планирования, ссылки между таблицами, очень высок процент ошибки.

Провести качественный анализ невозможно, так как отсутствуют важные средства анализа: быстрое сопоставление по различным периодам, формирование смешанных (из разных таблиц) форм анализа, так называемый «drill down» (возможность «провалиться» из строки бюджета до цифр конкретного подразделения, ответственного за определенную статью затрат). Таким образом, работа финансового директора сводится к тому, чтобы ставить задачу своим подчиненным подразделениям по подготовке определенного среза для конкретного анализа (доходов, затрат и т.д.), на этом теряется просто колоссальное количество времени.

Невозможно быстро и корректно добавлять определенные статьи затрат или доходов, т.к. таблиц со ссылками очень много и необходимо произвести очень много итераций по изменению ссылок между таблицами. А это, опять же, потеря времени.

В целом, можно сделать вывод, что с ростом объемов бизнеса и расширением числа задач, стоящих перед финасово-экономической службой, использование средств MS Ехсel не представляется возможным, так как очень велики потери времени для анализа и обработки информации.

Основываясь на данных предпосылках и было принято решение об автоматизации бюджетного процесса на базе продукта Cognos.

Создание системы бюджетирования было поручено компании IBS, которая успешно сотрудничала с «ИжАвто» и ранее.

О продукте

Cognos Enterprise Planning представляет собой систему планирования и бюджетирования, которая позволяет осуществлять точное и предсказуемое планирование, а также эффективно организовать бюджетирование «сверху вниз» и «снизу вверх». Использование технологий сбора, распределения и консолидации информации позволяет существенно сократить цикл планирования и обеспечить сотрудников точной и своевременной информацией для принятия решений.

Реализация

Ирина Суслова, руководитель проекта, компания IBS:

Ранее на «ИжАвто» предпринимались попытки провести автоматизацию бюджетного процесса с помощью специализированных приложений. Но бюджетный процесс машиностроительного предприятия  с такой детализацией, которая имеет место на «ИжАвто», требует гибкого и мощного инструментария. Поэтому в итоге в качестве платформы для разработки было выбрано решение Cognos Enterprise Planning, которое полностью покрывало потребности «ИжАвто». При этом учитывалась перспектива реализации на базе продуктов Cognos процесса управления по системе сбалансированных показателей (BSC) с использованием ключевых показателей эффективности (KPI).

Проект стартовал в сентябре 2005 года. В течение полугода велись разработки функций планирования бюджетов. В ходе дальнейших работ с января по август 2006 года совместными усилиями специалистов «ИжАвто» и консультантов IBS были выработаны детальные методики стыковки плановых и фактических данных. В рамках проекта специалистами IBS была выполнена интеграция системы бюджетирования с учетными системами предприятия.

Разработанная система предусматривает два уровня доступа для пользователей. На уровне контрибьюторов производится ввод бюджетных заявок. Налажены информационные потоки и поддержка регламента сбора данных для бюджета доходов и расходов по статьям и элементам и бюджета движения денежных средств  со стыковкой между ними. На аналитическом уровне производится консолидация и анализ бюджетных данных, а также планирование на основе полученной информации.

Алексей Кириллов, руководитель ИT-отдела «ИжАвто»:

Благодаря простоте настройки  продукта Cognos и отсутствию необходимости программирования, при внедрении системы сотрудникам финансовой службы практически не понадобилась помощь IT-подразделения. Активное участие IT-специалистов потребовалось лишь при реализации задач последнего этапа проекта – интеграции системы бюджетирования с использующимися на предприятии учетными системами.

Результаты

Созданная информационно-аналитическая система бюджетирования предоставила эффективные инструменты для решения одной из важнейших задач машиностоительного предприятия – точного расчета плановой себестоимости. Решение охватило все структурные подразделения компании, что позволило «ИжАвто» автоматизировать процессы формирования бюджетов на год, квартал и месяц, а также автоматизировать управление ежедневным календарным графиком платежей. Кроме того, в системе были реализованы функции формирования показателей операционных бюджетов по центрам финансовой ответственности и создание смет расходов каждого структурного подразделения. После введения системы в эксплуатацию предприятию удалось кардинально уменьшить трудозатраты на расчет бюджета. Если раньше сбор и консолидация заявок по движению денежных средств осуществлялся силами 2-3-х человек в течение недели, то сейчас с задачей справляется один сотрудник за 2-3 минуты.

Был автоматизирован трудоемкий процесс распределения накладных расходов с целью расчета плановой себестоимости, что позволило повысить точность и актуальность расчетов, а также предоставило расширенные возможности анализа бюджетных параметров, и контроля фактического исполнения бюджета. В системе поддерживается контроль версий бюджетов.

Внедрение информационно-аналитической системы бюджетирования дало руководству предприятия новые инструменты для планирования и анализа нашей деятельности. Система помогает в контроле над затратами подразделений, поиске путей сокращения затрат и снижения себестоимости продукции. Как предполагается, в дальнейшем созданная система бюджетирования станет стандартом для других предприятий Группы Компаний СОК

Евгений Страхов, финансовый директор «ИжАвто»:

Следует отметить, что мы не собираемся ограничиваться только решением по автоматизации бюджетирования на базе Cognos. Данный продукт предоставляет, на мой взгляд, уникальные возможности по созданию системы управленческой отчетности и KPI, позволяет создать хранилище данных из разных информационных систем и строить управленческие отчеты в самых немыслимых разрезах, затрачивая минимум времени. Это является, на мой взгляд, его существенным конкурентным преимуществом.

Оценка пользователей

Марина Седышева,  заместитель директора по экономике и финансам, начальник казначейства «ИжАвто»:

После внедрения бюджетирования в Cognos мы получили важные преимущества:

• Однократный ввод информации с возможностью использования ее в различных отчетностях.
• Оперативное получение выходных данных и отчетности для проведения анализа.
• Возможность оперативно получить в электронном виде расшифровку той или иной позиции вплоть до контрагента.
• Возможность изменения форм отчетности и формул расчета самими работниками без привлечения программистов.
• Предоставление информации руководству в привычных для них формах на любой момент времени.
• Возможность отказа от бумажных носителей.

Елена Зубарева, начальник планово-бюджетного отдела «ИжАвто»:

Разработанная совместно консультантами IBS и специалистами экономической дирекции «ИжАвто» бюджетная модель предприятия позволила:

• Объединить все составляющие бюджетного процесса предприятия, от планирования показателей центрами финансовой ответственности до утверждения финансовых бюджетов и доведения плановых заданий бюджетодержателям в единой интегрированной информационной среде.
• Значительно сократить цикл планирования, обеспечить гибкость бюджетного процесса, быстрое изменение структуры модели бюджета в соответствии с изменениями ситуации в бизнесе и во внешней среде.
• Вовлечь в процесс бюджетирования все подразделения предприятия путем формирования иерархии и распределения ролей пользователей, делегирования полномочий для планирования «снизу вверх».
• Обеспечить единство форматов и показателей планирования путем создания интернет-шаблонов для ввода информации участниками бюджетного процесса со всех уровней организационной структуры компании.
• Обеспечить визуальный контроль хода бюджетного процесса путем отображения статуса выполнения работ каждым участником.
• Обеспечить автоматизированную консолидацию бюджетных данных, формирование и согласование операционных и финансовых бюджетов предприятия.
• Обеспечить версионность бюджетного процесса, сохранение различных сценариев.
• Обеспечить всех участников бюджетного процесса точной и своевременной информацией для принятия решений.
• Автоматизировать и формализовать процедуру сбора фактических данных, их сопоставление с показателями бюджета.

По сравнению с электронными таблицами, автоматизированная система бюджетирования позволят повысить эффективность оперативного управления предприятием, обоснованность принятия управленческих решений, освободить время для финансового анализа и прогнозирования.