Как внедрить отечественный EDI

Внедрение новых EDI-систем и типов сообщений в практику российского бизнеса имеет свою специфику, развивается поэтапно, причем каждое такое внедрение тесно связано с другими, закладывает предпосылки для последующих и постепенно увеличивает ценность EDI-технологии в глазах ее потребителей. Заказчиков EDI-решений объединяет сегодня то, что они, как правило, не держат свои разработки в большом секрете, поскольку заинтересованы в распространении лучших практик и нормальном развитии рынка EDI в России.

Крупные российские торговые сети выступают сегодня, пожалуй, в качестве главных заинтересованных во внедрении EDI-технологии сторон. Они получают от этого наибольший экономический эффект, особенно в том случае, если их поставщики начинают в массовом порядке использовать весь комплекс EDI-сообщений, используемых конкретным ритейлером.

В EDI-практике различных отечественных торговых компаний есть много общего, что во многом обусловлено использованием единых стандартов, но, в то же время, достаточно и специфичного. Проще всего проиллюстрировать это на примерах кейсов внедрения и использования EDI в практике компаний, делая при этом акцент не на мелкие технические детали конкретного проекта, а на его смысл с точки зрения удовлетворения потребностей заказчиков и пользователей EDI-систем.

Внедрение EDI в «Реал»

“Реал, - Гипермаркет" (“Реал”) – российское подразделение немецкой сети розничных гипермаркетов “real,-“, входящей в состав международной Metro Group. В 2011 г. “Реал” обменялся более чем 1 млн. электронных документов со своими поставщиками. Об основных этапах и особенностях построения EDI-системы рассказал CNews Алексей Митин, координатор проектов электронного документооборота «реал,-Гипермаркет». По его словам, “в системе EDI “Реал” сейчас циркулирует 6 основных документов (ORDERS, DESADV, RECADV, INVOIC, SLSRPT, INVRPT). Также уже задействованы на практике 2 документа с электронно-цифровой подписью (ЭЦП), и еще 2 таких документа будут внедрены в ближайшие месяцы”. Структура EDI-сообщений в “Реал” та же, что использована другими российскими подразделениями Metro Group.

EDI в бизнес-процессах отдела закупок Metro Group Buying RUS

Источник: Технологический портал для магазинов, 2009

“EDI в “Реал” изначально строился вокруг логистических документов, первым из них стал заказ (ORDER), внедренный в 2006 г. После того, как набралась критическая масса поставщиков, пользующихся стандартными EDI-заказами (сегодня - их подавляющее большинство), было запущено уведомление об отгрузке (DESADV), построенное на основе формы товарной накладной ТОРГ-12” – рассказывает г-н Митин.

DESADV –стал сегодня достаточно популярен. Стандарт позволяет сделать формат этого EDI-сообщения точным аналогом ТОРГ-12, хотя в “Реал” и решили исключить из нее ряд полей. “Сначала поставщик должен был выполнять, фактически, двойную работу без дополнительной мотивации - ему надо было сделать и ТОРГ-12 и уведомление DESADV на ее основе. В 2009 г.  мы запустили RECADV (уведомление о получении товара), значительно упрощающее взаиморасчеты по количеству фактически отгруженного товара с поставщиком. После чего у нас начались достаточно активные подключения к этой паре документов – DESADV и RECADV,” –  делится он практическим опытом повышения степени заинтересованности конечных пользователей.

Сегодня использование пары RECADV/DESADV позволяет многим торговым и производственным компаниям одним нажатием кнопки формировать необходимое EDI-сообщение на основе ТОРГ-12,  значительно ускорить процесс приемки товара, избежать множества ошибок и рутинной работы, которые часто сопровождают процесс коррекции бумажной  накладной (т.н. “вычерков”) на складе или распределительном центре (РЦ), оперативно получать необходимые данные для  управленческого учета и пр. Помимо этого, RECADV (“откорректированный” DESADV) содержит в себе информацию, необходимую для формирования электронного счета фактуры.

Счета-фактуры и отчеты

В том же 2009 г. прошли технические пилоты и в «Реал» были запущены  INVOIC (cчет/счет-фактура), INVRPT (отчет об остатках) и SLSRPT (отчет о продажах) “По счетам-фактурам законодательство сегодня ещё требует бумажных копий, поэтому в электронном виде поставщики присылают всего лишь около 5% сообщений INVOIC от общего числа счетов-фактур. В то же время, у нас уже работает сервис ЭЦП, а это значит, что все готово к тому моменту, когда электронные счета-фактуры начнут полноценно заменять и постепенно вытеснять из документооборота свои бумажные копии», - рассказывает Алексей Митин.

Отчеты об остатках и продажах позволяют поставщикам ежедневно оценивать и анализировать ситуацию с их товарами в торговой сети. Доступ к этим отчетам через EDI они получают, если используют все виды сообщений. Возможен доступ к отчетам и через подключение к порталу для поставщиков - Metro Link,  причем в этом случае уже не важно, как именно и в каком объеме они используют в своей работе возможности EDI. В основном отчеты берут сегодня с портала, через который работает несколько сотен поставщиков.

“Касательно схемы работы с технологией EDI возможно использовать несколько вариантов работы, наиболее активно на сегодняшний день используется EDI порталы сервис провайдеров,” – продолжает г-н Митин. Портал хорош возможностью быстрого старта, отсутствием для поставщика издержек по автоматизации. В то же время, полноценный, позволяющий использовать все возможности технологии EDI подход все же подразумевает подключение “система к системе”, а “не человек к системе”. Это позволяет поставщику полностью устранить целый ряд рутинных операций, хотя и требует от внедряющей EDI-оборот сети дополнительных усилий. В частности, необходимо поддерживать актуальные мастер-данные между поставщиками и сетью.

По мнению представителя «Реал», наиболее перспективной на сегодняшний момент является интеграция ERP-систем ритейлера и поставщика через провайдера. “К примеру, буквально на днях мы задали одному поставщику вопрос по поводу неполученного заказа, – приводит он пример.  - Поставщик работает через прямое соединение, а логирование данных идет за достаточно короткое время. В итоге мы просто не можем поднять историю и понять - что же стало с этим заказом? У провайдера же всегда все четко, отслеживаются все статусы: кто и когда передал, какой пользователь зашел, и когда он прочитал конкретный заказ. Все эти данные хранятся длительное время”.

Мастер-данные и провайдеры

Западно-европейский провайдер SA2 выступает в качестве глобального EDI-провайдера для Metro Group во всем мире. Российское подразделение SA2 ведет проект по синхронизации мастер-данных. “При помощи SA2 Worldsync мы делаем попытку свести мастер-данные по всем товарам от всех поставщиков к единому электронному каталогу. Он описывает порядка 50-80 морфоданных на товар. В принципе, их мог бы использовать каждый ритейлер. Мы пытаемся запустить этот проект на федеральном уровне уже порядка 7 лет, использовали ECR для продвижения и обсуждения этой идеи с коллегами, в этом году некоторые ритейлеры готовы также присоединиться к проекту, начатому Metro Group, ” – описывает сложности практической реализации идеологии, на которой построена глобальная сеть синхронизации данных (GDSN) в российских условиях г-н Митин.

Помимо SA2, в качестве глобального провайдера для “Реал” выступает польский Comarch, выигравший тендер на EDI-обслуживание распределительного центра (РЦ), запущенного в прошлом году. Потребности “Реал” в EDI-сервисах закрывает также ряд отечественных провайдеров. Это основной провайдер “Корус Консалтинг СНГ”, обслуживший за 2011 г. более половины EDI-оборота “Реал” с поставщиками, а также CISLink (порядка 15% -20%), eXite (от 10 до 15%) и EDISoft (около 5%).  

В обход или напрямую?

Опыт “Реал”, в частности, позволяет сделать вывод о том, что магистральный путь для развития EDI в России лежит сегодня не в области капитальных затрат в развитие собственной инфраструктуры, а, скорее, в массовом подключении к сервисам профессиональных провайдеров.

“За год к нам привозят товар несколько тысяч различных поставщиков. На первых этапах развития EDI-системы, мы сделали порядка 20  прямых подключений в обход провайдеров   с крупными компаниями, имеющими собственные EDI-конверторы. Сегодня же временные издержки по работе с этими 20 компаниями у нас вполне сопоставимы со всеми остальными пользователями EDI. Поэтому, если к нам обращается новый поставщик с вопросом о прямом соединении, мотивируя это тем, что он не хочет платить провайдеру, то сейчас мы ему в этом отказываем. Платежи провайдерам сегодня невелики - некоторые сотрудники тратят больше, пользуясь корпоративным мобильным телефоном. Мы видим то, что некоторые крупные поставщики начинают полностью или частично переходить на работу через EDI-провайдеров, намечается тенденция ухода от собственных конверторов. Ведь чтобы его окупить, понадобится, наверное, лет 10, не меньше. У нас тоже был собственный конвертор, однако в 2010-ом году мы отдали EDI на аутсорсинг,”- обосновывает необходимость присутствия в цепочки интеграции поставщик-ритейлер промежуточного провайдерского звена г-н Митин.

Таким образом, достигшие требующегося от них уровня ИТ-зрелости EDI-провайдеры играют значимую роль для ритейла уже сегодня. Поэтому, всякий раз, когда заходит речь о применении облаков в торговле, следует вспоминать, например, не только о порталах для поставщиков крупных сетей, тесно интегрированных с ИС ритейлера, но и о ЦОД-ах независимых провайдеров, являющихся инфраструктурной основой для предоставления современных EDI-сервисов на принципах SaaS.

Некая двойственность

Одна из важных функций локальных провайдеров – обеспечение инфраструктуры для ЭЦП, при помощи которой сегодня в “Реал” заверяют прайс-листы и уведомлении о скидах и штрафах. “Сейчас законодательство требует, чтобы оператор, удостоверяющий центр сертификатов ЭЦП, криптографические системы и пр. физически находились в РФ”,– приводит дополнительный аргумент в пользу российских EDI-провайдеров и операторов электронного документооборота г-н Митин.

Например, в ближайшем месяце «Реал» планирует запустить в штатный режим систему “Сфера Курьер”, которая поддерживает обмен юридически значимыми электронными документами. С момента вступления в силу законов и нормативных актов, позволяющих отказаться от бумажных копий, через систему станет возможным обмениваться счетами-фактурами с электронной подписью, имеющими юридическую силу. Уже закончилось тестирование по электронным прайс-листам и уведомлениям (о расчетах скидок и штрафов), заверенным ЭЦП. Планируется дальше наращивать количество документов с ЭЦП, обмен которыми будет осуществляться при помощи “Электронного курьера”, а также расширять круг его пользователей. “В этом году мы планируем перевести туда от 10% до 20% поставщиков, в 2013-ом г. “Электронным курьером”, по нашим ожиданиям, будет пользоваться до 50%. Дальше мы планируем переводить поставщиков из расчета 20% от их общего количества в год. Для информирования поставщиков мы будем организовывать бесплатные обучающие семинары, e-mail уведомления и прямые переговоры”, – сообщил г-н Митин.

Интересно, что портал будет одновременно поддерживать технологию ЭЦП и EDI, причем документы из учетной системы поставщика можно будет автоматически выгрузить на портал безотносительно к использованию или неиспользованию поставщиком EDI. “Немного нестандартно то, что мы не стали делать плотную интеграцию портала с платформой SAP, которую используем. Зато это позволило обойтись без дорогостоящих разработок. “Сфера Курьер” станет одним из веб-приложений, с которым будут работать наши сотрудники, – прокомментировал г-н Митин. - В частности, мы не планируем выводить на портал “логистический" EDI, поскольку, например, заказы не требуют заверения ЭЦП”.

Юридически значимый EDI – уже сегодня

В то же время, в “Реал” нашли и другие способы придать юридическую силу сообщениям. “В этом году в договоре с поставщиком мы закрепили то, что EDI-заказ, сделанный через провайдера, является полностью легитимным, юридически значимым и может использоваться в суде как доказательство, при условии, что провайдер полностью “расписывается” во всех статусах этого заказа, подтверждает, что он действительно был своевременно доставлен, прочитан и т.д.”, - говорит представитель «Реал».  В этих целях можно, в частности, использовать еще 2 типа служебных сообщений, циркулирующих в EDI-сети “Реал”, -  CONTRL (уведомление о доставке сообщения) и APERAK (уведомление о прочтении сообщения). “Таким образом, EDI-сообщения – это документы, которые могут быть полноценным основанием для наложения (или отзыва) санкций сети по отношению к сорвавшему сроки доставки заказа  поставщику, “ – резюмирует г-н Митин.

В Европе сообщения EDI, прошедшие через провайдера, гарантированно и однозначно приравнены к документообороту с ЭЦП. В России этого нет, поэтому компаниям приходится искать всевозможные обходные пути, придумывать как все-таки “прицепить” требующуюся ЭЦП. “Например, счета фактуры мы планируем запустить при помощи провайдеров-операторов, которые будут “раздваивать” электронный документ и заверять один из экземпляров при помощи электронной подписи,” - сообщил в заключение г-н Митин.

Одна из возможных схем реализации EDI-оборота счетов-фактур с электронной подписью

Источник: “Корус Консалтинг СНГ” 

Опыт “Реал” может быть особенно интересен тем российским ритейлерам, которые испытывают трудности при внедрении EDI-сообщений PRICAT (прайс-лист) и т.п., хотя налицо, конечно же, некое остающееся на практике “раздвоение” EDI-оборота и документооборота с ЭЦП, от которого сложно избавиться до конца даже в тех случаях, когда провайдер-EDI и оператор ЭДО – это одна и та же компания. Это, видимо, также составляет специфику текущего момента развития российского EDI, обусловленное прежде всего действующим сегодня законодательством, что создает ряд дополнительных трудностей для интеграторов.

Другие точки зрения

Помимо сетей, есть и другие участники EDI-оборота электронных сообщений. Например - дистрибьюторские FMCG-компании. Что специфично для них и чем их опыт может дополнить вышеприведенный кейс?

“Дистрибьюторские компании долгое время не хотели инвестировать в EDI, но сейчас они стараются это делать, готовы отправлять автоматические сообщения о заказе (ORDER), и, что для них еще более важно, хотят получать уведомления об отгрузке (DESADV), содержащие предварительную информация о товаре, отправленном в их адрес,” – привел пример роста ценности EDI-системы в глазах заказчиков по мере увеличения совокупного числа различных типов циркулирующих в ней сообщений Алексей Сальников, менеджер по оптимизации логистики и дистрибьюции Kimberly-Clark.

Некоторые аналитики считают, что не за горами то время, когда использование дистрибьюторами EDI-сервисов станет необходимым условием их работы. Сегодня же дистрибьюторы пока еще играют отнюдь не главную роль на EDI-рынке, на котором гораздо больший вес имеет, например, мнение самих поставщиков, а также EDI-провайдеров.

“Ряд отечественных сетей стремится изменить существующие стандарты, добавить в них целый ряд свойственных для их собственного EDI-оборота полей и типов сообщений,” – поделился наблюдением г-н Сальников. В то же время, достаточно редко приходится сталкиваться с тем, что представители российского ритейла говорят: “Нам нравится стандарт, который принят во все остальном мире, давайте по нему работать”.

В такой ситуации провайдер начинает выполнять дополнительную роль некого программного шлюза, занятого “раздваиванием” и разделением стандартных сообщений, или же, наоборот, созданием из нескольких стандартных сообщений одного нестандартного – такого, которое требуется конкретному ритейлеру. “Если развитие EDI в России продолжится преимущественно в этом направлении, то есть некий риск потерять главное преимущество EDI, заключающееся в унифицированности,” – считает г-н Сальников.

“Стандартизация, в конечном итоге, должна приводить к тому, что смена провайдера не должна оказывать влияния на заказчика. Если же тот или иной провайдер выполняет требования клиента и делает под него специальные сообщения, то, меняя провайдера, надо будет проходить весь этот путь “кастомизации EDI” заново. Вместе с тем, полагаю, что основной рынок работает сегодня, все же, на стандартных сообщениях,” – уверен г-н Сальников.

”Нестандартные сообщения мы практикуем сегодня лишь с отдельными клиентами, которых можно пересчитать на пальцах одной руки. Не может не радовать то, что российский ECR активно участвует в урегулировании подобного рода вопросов, и сети формулируют сегодня свои предложения не на языке требований, а на языке пожеланий. Думаю, что в течение ближайшего года мы уже окончательно поймем, в какую стороны мы преимущественно двигаемся – к унификации или, все же, к кастомизации,” – предположил он Сейчас Kimberly-Clark использует в российской практике около 15  типов сообщений, начиная от сообщений, описывающих заказ (их порядка 7), и заканчивая сообщениями, передающими мастер-данные по продукту. «Есть у нас и сообщения, касающиеся бухгалтерии, такие как сверки, хотя используются они значительно реже”, - говорит представитель компании.

Что считают EDI-провайдеры?

“В ближайшем будущем следует, в частности, ожидать повышения популярности “бухгалтерских” сообщений (всевозможные акты, стандартизированные договора, приложения и пр.),” – делает прогноз – Александр Сотиков, руководитель EDI департамента «СисЛинк» (CISLink). По его словам, сегодня проекты внедрения EDI в логистической сфере и юридически значимый оборот (выстраивающийся, преимущественно, вокруг использования ЭЦП) – это проекты, которые можно достаточно четко разделить. Точки соприкосновения у них есть: например накладная ТОРГ-12 и DESADV; прайс-лист c ЭЦП и PRICAT и т.д.

В то же время, есть большой пласт первичных бухгалтерских документов, которые сегодня приходится дублировать бумагой лишь для того, чтобы придать им юридическую значимость. Сюда же можно отнести, например, документы, циркулирующие между складами, центральным офисом и региональными подразделениями крупной компании, документирующие внутреннюю логистику.

“Добавление в стандарты “неевропейских” (учитывающих исключительно специфику учета в крупных российских сетях) полей обычно воспринимается всеми остальными участниками рынка безо всякого энтузиазма, поскольку требует дополнительной настройки их EDI-систем со всеми вытекающими отсюда последствиями. Работа ECR позволяет сглаживать дестабилизирующее влияние подобного рода изменений, дает возможность всем заинтересованным сторонам обсудить их предварительно. Крупные компании, ведущую свою деятельность по международным правилам, меньше других заинтересованы в таких изменениях, поскольку они, обычно, затрагивают лишь внутрироссийские EDI-стандарты. Обратный процесс, - добавления общемировых полей в российскую практику, - встречает у таких компаний гораздо больше понимания,” –  резюмирует г-н Сотиков.

“Давать сегодня прогнозы сверхбыстрого перехода предприятий России на безбумажный электронный документооборот с ЭЦП будет необоснованным. По нашему опыту, бизнес осторожно относится к устранению бумажных документов из обихода, и такая осторожность иногда вполне понятна», - говорит Игорь Зеленько, директор обособленного подразделения “Корус Консалтинг СНГ”. По его словам, документы сегодня можно разделить на несколько категорий - в зависимости от степени риска их использования. В чем заключается этот риск?

Во-первых, не вся нормативная база готова к использованию счетов-фактур исключительно в электронном виде. Электронные счета-фактуры можно использовать лишь для подготовки других электронных документов, оперативного ведения управленческого учета и пр. При этом остается необходимость отправлять бумажный документ-копию.

Во-вторых, существуют бумажные документы, сопровождающие груз, в которых обязаны расписаться на приемке. Сегодня трудно себе представить товароведа, кладовщика или инспектора ГИБДД, которые удовольствуются одним лишь электронным документом. Так же невозможно представить поставщика, подписывающего при помощи ЭЦП документы по итогу приемки (особенно, если при этом были расхождения в количестве товара и пр.). Если ко всему перечисленному выше добавить фактор частой смены персонала магазина и, как следствие, необходимость переиздания средств СКЗИ для добавления ЭЦП, то риски станут вполне понятны.

Есть также третья категория документов, которые обращаются между территориальными офисами торгующих компаний. Именно с них, не опасаясь вышеперечисленных рисков, начал свой путь к светлому безбумажному будущему “Реал”. Это документы договорного характера (договора, приложения, соглашения), “закрывающие” оказание услуг документы (акты оказанных услуг связи, рекламы, консалтинга и пр.), итоговые сверки (акт сверок взаиморасчетов) и т.д. “Сегодня эти электронные документы без правовых и налоговых рисков для компании можно использовать без бумажных копий,” – говорит г-н Зеленько.