Обзор "ИТ для малого и среднего бизнеса 2006" подготовлен	При поддержке

Михаил Потапенко: Руководители организаций СМБ готовы к внедрению СЭД

На вопросы CNews отвечает Михаил Потапенко, руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies

CNews: Как за последние два-три года изменились потребности СМБ-заказчиков в области автоматизации бизнеса?

Михаил Потапенко: Два-три года - не такой большой срок, и поэтому говорить о том, что потребности сильно изменились, было бы неправильно. Я думаю, можно говорить о том, в автоматизацию каких направлений готовы были вкладывать средства руководители СМБ-компаний 2-3 года назад, и во что готовы вкладывать сейчас.

Компании СМБ нельзя назвать первопроходцами в автоматизации. Исключением являются, пожалуй, только фирмы, работающие в высокотехнологичных областях (интернет, разработка ПО и т.д.), поэтому единственным массовым ПО, используемым в секторе СМБ, еще буквально пару лет назад были системы бухгалтерского учета. Кроме того еще, конечно, использовались правовые системы, но они скорее относятся к end-юзеровскому софту или даже сервису, предназначенному лишь для узких специалистов. Сегодня же мы видим, что руководители организаций СМБ готовы к внедрению СЭД, потому что также, как и 10 лет назад в отношении бухгалтерских программ, понимают, что без эффективной работы с документами бизнес теряет как в конкурентоспособности, так и в управляемости.

CNews: Многие эксперты отмечают, что разница в функциональных запросах к ИТ-системам между крупными и небольшими игроками не превышает 6%. Насколько, на ваш взгляд, это соответствует действительности?

Михаил Потапенко: Определять разницу в процентах, думаю, не совсем корректно. Принципиальное отличие между крупными и небольшими игроками может заключаться не в запросах к функционалу, а скорее в мощности систем и финансовых возможностях заказчика. При крупном внедрении, где автоматизируются сотни и тысячи рабочих мест, не обойтись без услуг внедренца или консультанта, а в проектах на небольших предприятиях услуги консультанта можно ограничить обучением и сопровождением системы.

Если говорить о нашей компании, то для небольших внедрений по организации ЭД мы предлагаем систему «Евфрат-Документооборот» на СУБД Ника и в комплекте предоставляем заказчику инструмент, который позволит самостоятельно внедрить систему. Крупным заказчикам мы предлагаем провести весь комплекс работ по внедрению нашими силами или с привлечением партнера. Причем в данном случае мы можем предложить решение на промышленной СУБД. Если же стоит задача автоматизации документооборота отдела, департамента или подразделения крупной компании, то они могут выбрать и вариант  самостоятельного внедрения.

Разница заметна только между малыми и средними компаниями. Ее хорошо видно по требованиям к автоматизации потоков работ и использованию технологии workflow. Если в компании работает 10 человек, то потребность в workflow меньше, чем в компании из 200 человек. Резюмируя, отмечу, что большинство присутствующих на российском рынке СЭД по цене и сложности внедрения нельзя назвать приемлемыми для малого бизнеса.

CNews: Необходимость внедрения систем документооборота в компаниях среднего масштаба, похоже, ни у кого не вызывает сомнений. Насколько необходимы СЭД малому бизнесу? Как долго такая компания может успешно работать без подобных решений?

Михаил Потапенко: Вопрос очень важный. Если компания хочет расти и развиваться, она должна постоянно искать новые возможности по совершенствованию своей деятельности и приобретению новых конкурентных преимуществ. Особенность малого бизнеса в том, что больших бюджетов на автоматизацию у таких компаний нет и быть не может. Но, в то же самое время, если на рынке появляются доступные инструменты, способствующие значительному повышению эффективности экономической деятельности, то в скором времени эти инструменты будут использоваться всеми. ПО для автоматизации бухгалтерского учета, и именно это начинает происходить сейчас с СЭД. Ведь и малый бизнес пытался использовать подобные программы. Я думаю, в каждой компании предпринимались действия по автоматизации работы с документами силами своих или нанятых программистов. Сейчас эту задачу можно решить, используя внешнее ПО, причем гораздо эффективнее и за меньшие деньги. И как только процент организаций, использующих СЭД, достигнет некоей критической величины, к ним очень быстро начнут подтягиваться и все остальные. Со средним бизнесом это произошло года два назад.

Кстати, у нас среди клиентов системы «Евфрат-Документооборот» много молодых компаний (образованных в ходе выделения или только созданные), которые практически сразу после основания решают регламентировать процессы документооборота и использовать систему автоматизации документооборота. Это правильно, так как им легче перейти на СЭД — нет большого груза документов и «привычки» работать с бумагой.

Также с каждым годом для малого бизнеса все важнее становится вопрос обеспечения защиты от несанкционированного доступа к информации. Кроме того регламентация документооборота, то есть фактически правил работы предприятия, позволит уменьшить затраты в случае увольнения сотрудников, что при большой текучке кадров из малого бизнеса в средний и крупный очень актуально. Это идея достаточно глобальна и уже взята на вооружение прогрессивными компаниями.

CNews: Какие специфические потребности в области автоматизации документооборота демонстрируют сегодня отечественные СМБ-заказчики? Насколько имеющееся на российском рынке предложение вендоров способно удовлетворить эти потребности?

Михаил Потапенко: Самая главная специфика — это возможность внедрения ПО собственными силами компании заказчика, так как бюджет на автоматизацию в секторе СМБ обычно не очень велик. Важным также является минимизация расходов в процессе сопровождения системы — желательно, чтобы внедренную систему могло поддерживать минимальное количество администраторов, чтобы система не требовала высокого профессионального уровня - как для сопровождения, так и для ее модернизации в связи с изменением бизнес-процессов заказчика. Если говорить о среднем бизнесе, то предложений достаточно много, и выбор у заказчика есть. Компании предлагают купить лицензии и реализовать проект. Автоматизация сотни рабочих мест посредством российской СЭД в зависимости от выбранного решения будет стоить от 15 тыс. у.е. Для малого бизнеса предложений не так много, если мы говорим о 5-10-15 рабочих местах. В этом плане наш коробочный продукт «Евфрат-Документооборот» имеет ряд преимуществ и более доступен.

Еще один очень специфичный для СМБ момент – это низкий уровень понимания заказчиком того, какие бизнес-процессы и как автоматизировать, чтобы получить эффект от внедрения СЭД. Мы предлагаем организациям СМБ конфигурацию системы «Евфрат-Документооборот», которая является результатом обобщения нашего опыта внедрения СЭД. Конечно, каждое внедрение уникально, но наша конфигурация позволит практически сразу закрыть типовые вопросы автоматизации документооборота, сэкономив существенное количество денег и времени заказчика, а также быстро получить эффект от внедрения СЭД. В дальнейшем же пользователи смогут самостоятельно развивать эту типовую конфигурацию, дополняя ее решениями своих уникальных задач.

CNews: Насколько, на ваш взгляд, российский сектор СМБ готов сегодня к пересмотру привычных бизнес-процессов ради получения максимальных результатов от внедрения СЭД? Какие именно бизнес-процессы чаще всего приходится менять в ходе таких проектов?

Михаил Потапенко: Тут надо понимать, что существует различие между организациями среднего и малого бизнеса. И если в секторе среднего бизнеса говорить о необходимости пересмотра бизнес-процессов имеет смысл, то для малого бизнеса это не совсем корректно. На большинстве предприятий малого бизнеса деловые процессы, связанные с документооборотом, достаточно спонтанны и внедрение СЭД приводит к их организации.

СЭД в основном решает две важные задачи – это систематизация учета документов и поддержка различных схем движения и работы с документами. И если первая задача не зависит от величины бизнеса, то сложность решения второй задачи увеличивается пропорционально размеру и сложности внутренней структуры организации заказчика.

При внедрении СЭД заказчикам, так или иначе, приходится пересматривать схему документооборота. И это происходит независимо от того, кто ведет внедрение — внешние консультанты или собственные ИТ-специалисты. Поэтому предлагаемые программные решения должны быть достаточно гибкими, чтобы поддержать любую модель документооборота, исходя из текущих индивидуальных задач заказчика.

CNews: Какого рода решения в области автоматизации электронного документооборота сегодня пользуются наибольшим спросом у российского СМБ?

Михаил Потапенко: Средний бизнес - более требовательный заказчик, и в этом секторе используются практически все существующие СЭД. Заказчик выбирает ту, которая больше отвечает его специфическим потребностям. В малом бизнесе приоритетной задачей является систематизация и ведение учета документов, поэтому в этом секторе наиболее востребованы либо недорогие СЭД, либо системы, решающие более узкие задачи канцелярии.

CNews: Какова доля средних и малых компаний среди ваших заказчиков СЭД? Как она изменилась за последние год-два?

Михаил Потапенко: Если сравнить количество малых и средних предприятий в общем объеме продаж, то в 2004 году этот показатель был на уровне 33%, в 2005 году – на уровне 50%, а в 2006 — на уровне 70%. В численном выражение за прошлый год их количество выросло в три раза по сравнению с 2005 годом. Эти цифры не говорят, о том, что уменьшается количество крупных организаций выбирающих продукт «Евфрат-Документооборот». Это не так, тут дело в том, что количество новых организаций удваивалось в каждый из последних 3 лет.

CNews: Какие из ваших проектов в области автоматизации документооборота в секторе СМБ за последний год были наиболее значимыми? Что вы ждете от сектора СМБ в будущем?

Михаил Потапенко: Предприятия СМБ и есть наш главный заказчик, и именно работу с этим сегментом мы ставим своим приоритетом. Продукт «Евфрат-Документооборот» предоставляет возможность провести внедрение СЭД самостоятельно заказчиком, поэтому говорить о конкретных проектах неправильно. С каждым годом мы чувствуем, что граница по количеству сотрудников в организациях, заинтересованных в практике СЭД, снижается, и это придает нам оптимизма для дальнейшей работы. Так сложилось, что если предприятия СМБ взяли что-то на вооружение и использует в своем бизнесе, то это, действительно, не дань моде, а необходимость. И именно это мы сейчас наблюдаем по отношению к СЭД в общем и к нашему продукту в частности, что и позволяет нам говорить о «второй волне» автоматизации предприятий в России.

CNews: Спасибо.