Обзор "Рынок корпоративного ПО 2006" подготовлен

Пример решения: Внедрение комплексной системы электронного документооборота «Дело» в «Татнефти»

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — важная составляющая процесса управления бизнесом организации любого масштаба. Сегодня  автоматизация внутренних процессов документооборота и контроля исполнения директив входит в число приоритетных задач заказчиков. Один из примеров внедрения такого рода решений в крупной распределенной структуре — проект компании ЭОС в холдинге «Татнефть»

Компании топливно-энергетического комплекса традиционно являются  наиболее активными пользователями современных информационных технологий, в том числе — и автоматизированных систем управления. Аналитики отмечают, что в последние годы предприятия ТЭК демонстрировали существенный рост количества внедрений систем электронного документооборота.

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) давно и стабильно занимает лидирующие позиции в сегменте автоматизации предприятий топливно-энергетического комплекса. Среди клиентов ЭОС — «Мосэнерго», «Газпром», «Мострансгаз», «Татэнерго», «Омскэнерго» и другие. Общее количество — порядка пятидесяти предприятий ТЭК.

Проект в ОАО «Татнефть» — один из значительных проектов внедрения системы «Дело» — реализуется c 2000 г. по настоящее время. В составе «Татнефти» — крупнейшего нефтяного холдинга России — порядка сорока структурных подразделений.  Развитие системы происходит и в настоящее время. Участие в реализации проекта принимала компания «ИнфоИнжиниринг» (региональный преставитель ЭОС в Татарстане). С 2002 года по настоящее время работы по проекту продолжает вести специализированное подразделение «Татнефти» — управление «ТатАСУнефть», также являющееся партнером компании ЭОС.

Основной целью проекта по внедрению системы электронного документооборота в «Татнефти» было повышение эффективности управления холдингом за счет таких факторов, как:

• Упорядочение процессов делопроизводства и переход к единой безбумажной технологии документооборота;
• Повышение эффективности контроля исполнения;
• Улучшение информационного обеспечения принятия решений.

Выбор решения

За основу создаваемого решения было взято «Дело» — комплексное решение, позволяющее автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот.

По утверждению специалистов «Татнефти», данное решение было выбрано в силу наибольшей степени соответствия поставленным задачам. Продукт в полной мере учитывает специфику российского делопроизводства, поддерживает классическое «бумажное» делопроизводство, «смешанный», электронный документооборот. Решение гибкое, легко настраивается на различные варианты организации делопроизводственных процессов. Система позволяет обеспечить автоматизированный обмен документами для холдинговых структур, реализует необходимые механизмы разграничения доступа и обеспечения конфиденциальности информации.

Рустам Ахметзянов, начальник управления информационных технологий, заместитель главного инженера ОАО «Татнефть»:

«Динамичное продвижение «Татнефти» по пути создания холдинговой вертикально интегрированной компании, осуществляющей нефтяной бизнес от скважины до бензоколонки, помимо мощной финансовой составляющей, должно опираться на гибкую организационно-управленческую структуру, позволяющую высшим менеджерам эффективно управлять всеми процессами, происходящими в компании и на предприятиях холдинга. Без действенного механизма принятия управленческих решений на основе широкой информационной базы, без оперативного доведения принятых решений до непосредственных исполнителей, без чёткого контроля таких решений, без обеспечения информационного взаимодействия между всеми участниками корпоративного бизнес-процесса невозможно рассчитывать на серьёзный результат.

Одной из важнейших мер по повышению управляемости компании и всех её подразделений оказалось принятие решения о создании корпоративной системы автоматизированного делопроизводства и документооборота. В качестве основы для реализации проекта специалистами ОАО «Татнефть» была выбрана система «Дело», разработанная известной московской компанией ЭОС.

Выбор этот неслучаен. «Дело», как никакая другая отечественная или зарубежная система автоматизации делопроизводственного процесса, в полной мере учитывает исторически сложившуюся, традиционную и, вместе с тем, уникальную, чисто российскую специфику организации работы с документами, в которой децентрализованная схема движения документов соседствует с жёстким централизованным контролем исполнения каждого конкретного документа, так и всего движения в целом».

Ход проекта

Первый этап проекта длился год — с августа 2000 по август 2001 года. Он включал комплексную поставку системы «Дело» для 20 серверных компонент. Также было проведено внедрение системы в исполнительном аппарате «Татнефти» и управлении «ТатАСУнефть».

На втором этапе (март 2001 г. — июль 2002 г.) система была внедрена в 38 подразделениях «Татнефти», организован обмен документами по электронной почте с центральным аппаратом, установлено клиентское ПО и «Дело», обучены пользователи. Внедренная система была введена в эксплуатацию.

С июля 2002 г. по декабрь 2002 г. длился третий этап проекта, предусматривающий внедрение системы в восьми подразделениях «Татнефти». Была произведена поставка ПО 15 дополнительных серверных компонент системы «Дело».

С 2003 года по настоящее время длится четвертый этап проекта. Система «Дело» уже внедрена в исполнительном аппарате и всех основных структурных подразделениях. Холдинг «Татнефть» в целом перешел на безбумажный документооборот — при сохранении традиционного делопроизводства. Масштабирование системы позволило внедрить единую технологию работы с документами на удаленные предприятия холдинга — в Киеве, Санкт-Петербурге, Нижнекамске, Альметьевске. К настоящему времени введены в эксплуатацию опциональные программные комплексы системы: «ЭЦП и шифрование» и «Дело-Web».

Результаты проекта

В результате проекта холдингу удалось достичь следующих результатов:

• Взят под контроль весь обмен документами между подразделениями и исполнительным аппаратом, что позволило повысить общий уровень управляемости холдинга и эффективности принятия решений;
• Налажена централизованная регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов;
• Налажена сквозная система контроля исполнения;
• Создан электронный архив документов с удобными возможностями поиска и просмотра взаимосвязей документов;
• Сокращены сроки подготовки проектов документов за счет параллельного визирования электронных проектов документов;
• Начато использование системы «Дело» и для ведения некоторых бизнес-процессов, не относящихся к компетенции ДОУ, но реализованных посредством первичных учетных документов.

Генеральный директор компании «Электронные Офисные Системы»

Владимир Баласанян считает, что проект в «Татнефти» одним из крупнейших российских проектов в области внедрения прикладных ИТ в деятельность коммерческой структуры. Построение системы потребовало нового уровня ИТ-решений: необходима была унификация серверных и клиентских аппаратно-программных платформ, включая ПК и оборудование ввода/вывода данных, нужно было создать учебно-методические и нормативные материалы, а также определить принципы введения в действие передовых документационных технологий и их сопровождения.

«Созданная технология документационного управления компанией оказалась востребованной руководителями «Татнефти»», — отметил он.

В 2006 году «ТатАСУнефть» получила право внедрения системы «Дело» на всех дочерних предприятиях холдинга. В ближайшие два года система будет внедрена предположительно на 43 предприятиях «Татнефти».