Обзор подготовлен при поддержке

Ключевые ошибки информатизации торговли

Путь создания и запуска в работу информационной системы на торговом предприятии не такой простой, как может показаться с первого взгляда. Временные и финансовые затраты, некомпетентность персонала, множество различных сложных задач встают перед руководителем компании. Требование времени к управлению бизнесом «со скоростью мысли» приводит к необходимости использования на предприятии современной информационной системы. В этой статье речь пойдет о том, как избежать ошибок при выборе и вводе ее в эксплуатацию, как оценить результативность работы, какие выгоды можно ожидать от применения системы.

Быстрый рост товарооборота в розничной торговле приводит к росту числа торговых предприятий. Открываются новые фирмы, разрастаются в сети «одиночные» магазины, сетевая розница ставит «на конвейер» процедуру открытия новых торговых объектов и начинает работать в других городах, иностранные компании открывают свои гипермаркеты. Конечно, в различных регионах процесс идет с разной скоростью, но так или иначе конкуренция обостряется везде. С точки зрения потребителя, этот процесс не может не радовать. Однако магазины открываются, и «соседи» начинают задавать себе вопрос: а почему, собственно, среди окружающих торговых объектов, у которых ценовая политика примерно одинакова (или отсутствует совсем), качество одинаковое, одинаковые услуги, примерно одинаковые технологии, клиент должен выбрать именно мой?

Экспансия иностранных ретейлеров в крупные города России поначалу повергла в шок владельцев некоторых торговых предприятий. В Санкт-Петербурге, например, открытие первого универсама «Патэрсон» было действительно событием — наконец, появился достойный пример для подражания. Но «Патэрсон» — универсам, то есть магазин с относительно высоким уровнем цен, и какого-либо серьезного оттока клиентов у конкурентов, в связи с его открытием, не могло произойти. А вот приход Metro явно уменьшил очереди в других cash&carry. На многих конференциях до сих пор обсуждаются вопросы, как противостоять и как обезопасить себя от иностранных ретейлеров. Действительно, ситуация складывается непростая — по цене с ними конкурировать сложно, а по сервису мы еще не очень умеем.

На пути к информационной системе: «откаты» или грамотные инвестиции?

Обострение цивилизованной борьбы за покупателя приводит, так или иначе, к потребности в информационной системе, обеспечивающей ответственных сотрудников компании актуальной и достоверной информацией. Информацией, позволяющей в максимально короткий срок принимать решения на всех уровнях управления — от товароведа до финансового директора. Действительно, даже на относительно небольшом предприятии, при отсутствии своевременных данных о продажах невозможно планировать ни складской запас, ни график поставок. Без графика поставок не будет согласованного графика платежей. Без графика платежей начинаются проблемы с поставщиками или рост дебиторской задолженности и так далее.

Как оценить потери, которые ежедневно несет торговое предприятие от недостатка аналитической информации? Парадокс заключается в том, что не многие руководители задают себе этот вопрос. Полностью осознавая необходимость внедрения информационной системы, интуитивно соглашаясь с утверждением об относительно небольшом сроке ее окупаемости, руководство компании очень редко стремится этот срок рассчитать. Между тем, цифры, которые приводят различные информационные агентства, достаточно схожи и доступны для всех. Они несколько отличаются по отраслям (розница, общепит, производство) и видам деятельности, но они существуют. Отсутствие интереса к этим данным позволяет полагать, что многие из руководителей торговых предприятий, выбирая «автоматизацию», как меньшее из двух зол, воспринимают эту задачу не как инвестиционный проект, а как некую затратную часть бюджета. К сожалению, такой подход может привести к провалу на пути создания информационной системы.

За десять лет работы на рынке автоматизации торговых предприятий мы видели массу вариантов развития событий, при которых самые прогрессивные решения руководства компаний тонули среди серости, некомпетентности, а часто и прямого воровства сотрудников. Например, на многих предприятиях до сих пор жива система «откатов», при которой ответственный сотрудник компании, выбирая тот или иной продукт, получает от поставщика «дилерские за правильный выбор». А такой выбор может увеличить стоимость более чем вдвое! Некая бесконтрольность, а часто и полное отсутствие ответственного за работу (эксплуатацию) системы сотрудника, может привести к краху ее функциональности и… к поискам новой.

В тех компаниях, где установка информационной системы рассматривается как инвестиционный проект и руководитель, как никто другой, заинтересован в получении результата, вероятность провала значительно меньше. Залогом успеха в этом случае является пристальное внимание к выбору самой системы, ее «внедрению» (запуску в работу), к ее эксплуатации. Руководитель ставит задачу и хочет получить ее решение. К сожалению, контроль над решением обычно кому-либо делегируется (часто — системному администратору), которому не всегда важно скорейшее достижение поставленных целей. Поэтому, для того, чтобы проект состоялся, желательно наличие двух представителей компании, заинтересованных в автоматизации — руководителя и ответственного сотрудника (тоже заинтересованного!).

Увы, такие идеальные условия складываются не всегда. Впрочем, все зависит от задачи, которую предполагается решить. Можно стараться увеличить скорость обслуживания клиентов на кассе, а можно поставить целью организацию управления продажами, ассортиментом и складскими запасами. Две разные задачи, два принципиально различных подхода руководителя к организации своего бизнеса. Соответственно, и решения (информационные системы) должны быть разными. Первая задача достаточно проста -однако, это не означает отсутствия целесообразности ее решения; а вот о системах управления бизнесом стоит поговорить подробнее.

Управления торговлей: торговые системы класса MRP

Решение руководства о необходимости применения серьезной информационной системы на предприятии свидетельствует об определенном положении, которого компания достигла на рынке или желает достичь. К этому моменту многие фирмы уже используют какую-либо несложную систему учета, или даже одновременно несколько таких систем. Потребность перехода на новую платформу может возникнуть по разным причинам — например, вследствие резкого увеличения количества пользователей системы, появления удаленных торговых объектов, необходимости консолидации информации о деятельности различных подразделений. По мнению экспертов, в динамично развивающихся компаниях замена информационных систем на более современные происходит с периодичностью раз в пять лет. Каждый раз, к новой системе предъявляются все более серьезные требования — новые возможности, соответствие новым направлениям развития бизнеса компании, более глубокая аналитическая отчетность. Так, постепенно, от задачи уменьшения времени обслуживания клиентов мы приходим к задаче управления торговлей (продажами, складом, поставками) — управлению ассортиментом.

Системы в полной мере удовлетворяющие таким требованиям получили общее название «Системы стандарта MRP». Термин MRP пришел в Россию достаточно давно и означает Material Requirement Planning (планирование потребности в материалах). Строго говоря, понятие MRP несколько шире, и сейчас уже чаще используется понятие MRP II. В рамках одной статьи не стоит обсуждать всю их функциональность — сами системы отличаются между собой, кроме того, часто адаптируются поставщиком под особенности предприятия заказчика. Однако можно выделить ряд возможностей, недоступных пользователям «простых» систем.

Не будет большим преувеличением следующее утверждение: MRP — торговая система, которая в отличии от «обычной» отвечает не только на вопрос «что делается», но и на вопрос «что нужно сделать». Рассмотрим один пример. Представим себе простую задачу рядового сотрудника — заказать товар у поставщика. Сколько времени потребуется на заказ, если система умеет предоставлять только информацию об остатках товаров? И сколько, в случае, если система сама рассчитывает необходимость заказа, да еще и разделяет заказы по поставщикам? Пусть разница во времени будет небольшой, и задача эта тривиальной, но она решается сотрудниками торговых компаний сотню раз за один день. И каждый раз тратится время, часто совершаются ошибки. К месту вспомнить известное утверждение — автоматизация предприятия стоит столько, сколько может стоить одна ошибка товароведа.

Примеров функциональности системы можно привести очень много из различных модулей, но общее у них будет одно — информация современной торговой системы это не столько средство для анализа, сколько руководство к действию для непосредственных исполнителей.

Сразу хочется ответить на вопрос, будет ли «руководство к действию», предлагаемое системой, пригодным в любой организации. Конечно, нет. Высокотехнологичные системы, еще до установки, практически всегда должны быть в той или иной степени адаптированы к условиям предприятия заказчика. Причем, чем более детально все эти особенности будут оговорены — еще на этапе первых переговоров — тем лучше будет конечный результат, тем быстрее он будет достигнут.

Функциональность хорошей системы редко бывает недостаточной. Однако может случиться так, что сама система будет использоваться только вместо обычного калькулятора или как средство для печати первичных документов. Причины здесь могут быть разными. Неверный выбор самой системы, ошибки в постановке задачи, неквалифицированное внедрение, невозможность подстроить программу под методологию ведения бизнеса компании и наоборот, покупка системы «впрок».

Стоит также вспомнить такое понятие как «стоимость владения». У любой автоматизированной системы, как и у любого товара, есть своя стоимость владения. Это понятие включает в себя затраты на поддержку информационной системы в актуальном состоянии: амортизация используемого оборудования, зарплата сотрудников, осуществляющих поддержку системы, стоимость консалтинга (услуг внешних специалистов), стоимость обновлений в случае изменений в законодательстве и другие затраты. Как стоимость систем различных производителей может различаться более чем в десятки раз, так может различаться и стоимость владения этими системами. Это нельзя не учитывать, планируя инвестиции в автоматизацию предприятия. Программа может и должна помогать вести бизнес и приносить прибыль.

Распространенных на российском рынке MRP- торговых систем не так уж много. Дело не только в достаточно жестких требованиях к качеству самой системы. Установка и ввод в эксплуатацию таких программ требует высокой квалификации сотрудников поставщика, большого опыта работы на рынке, знаний в области современных технологий, методологии работы различных организаций. Кроме того, важно отметить, что системы данного класса чрезвычайно требовательны к качеству исходных данных. Иными словами, систему планирования невозможно использовать, если есть хоть малейшие сомнения в достоверности информации в базе данных предприятия.

Эффективность используемой системы

Об эффективности используемой информационной системы уже упоминалось выше — в том числе и возможность расчета возврата инвестиций. Приводился пример увеличения продуктивности работы сотрудника, рассматривались некоторые аспекты, связанные с работой персонала. Однако было бы ошибкой оставить без внимания и другие стороны данного вопроса. Существует ряд критериев оценки эффективности использования MRP-системы, которые постоянно развиваются и модернизируются. Их достаточно легко найти и изучить. Хотелось обратить внимание на моменты, которые часто теряются среди расчетов.

Возврат инвестиций от использования даже самой простой системы учета может происходить лишь в том случае, если она повышает эффективность бизнес-процессов предприятия. Если этого не происходит, то в скором времени любая система становится тормозом, мешающим развитию бизнеса: сотрудники работают с каждым днем все больше, а результата все меньше. Возможная обратная ситуация — с целью укрепления рыночной позиции, компания готова к внедрению новых технологий, но используемая неповоротливая система учета не позволяет этого сделать. Система, игнорирующая стратегические планы, решающая лишь локальные задачи учета, не сможет сколь либо существенно упорядочить бизнес компании и помочь его расширению.

В случае если информационная система с самого начала использования позволяла не только удовлетворить текущие запросы, но и предусматривала дальнейшее развитие предприятия, она сможет дать толчок к скорейшей реализации планов. Некоторые существующие возможности системы смогут «подсказать» правильную технологию управления и развития нового направления бизнеса.

Следует четко различать понятия эффективности применения системы и ее функциональности. Действительно, обратимся к совсем недалекому прошлому — менее десятка лет назад выписка документов «на компьютере» с использованием MS Excel казалась пределом мечтаний. Это было эффективное использование программы, функциональность которой была несоизмеримо больше. Так, используя все модули сложного программного продукта, можно не добиться увеличения эффективности работы сотрудников. Но можно взять более простую программу и на ее основе построить информационную систему, четко работающую, приносящую ощутимый результат.

Инвестиции в информационную систему управления бизнесом, ее успешный запуск и последующая эксплуатация — достаточно серьезные вопросы, к которым стоит внимательно относиться руководителю предприятия. Успех внедрения автоматизированной системы часто граничит с успехом всего бизнеса компании, ее конкурентоспособности, положением на рынке. Не следует забывать, что это важная составляющая возврата инвестиции.

В нынешних условиях ускоряющегося роста рынка сложно переоценить значимость доступности и своевременности информационного обеспечения торговых предприятий. В текущей ситуации автоматизация учета компании зачастую становится не просто удобным средством для аналитического анализа, а настоящим инструментом в конкурентной борьбе, позволяющим, порой, удержать свою долю рынка и захватить другие.

Андрей Числер

Александр Бубнов: Более 95% рынка принадлежит отечественным программным продуктам

Интервью CNews.ru дал Александр Бубнов, директор «АСТОР ВЦ».

CNews.ru: Какие ключевые изменения произошли на рынке автоматизации торговли за последние несколько лет?

Александр Бубнов: В течение последних нескольких лет розничный рынок активно изменяется. Возрастает конкуренция, магазинов становится все больше, существующие магазины превращаются в сети. В сложившихся условиях у ритейлеров появляется необходимость работать эффективнее. Повышения эффективности можно достичь, используя инструмент под названием «Система управления». Современным предприятиям розницы необходимо управлять запасами, поставками, номенклатурой, и наличие таких возможностей становится обязательным требованием к системам автоматизации.

CNews.ru: Говоря об актуальных тенденциях развития розничного сектора в России, с какими проблемами сейчас наиболее часто сталкиваются предприятия? Каким образом это определяет их текущие потребности в ИТ?

Александр Бубнов: Как уже говорилось выше, основная задача современных предприятий торговли — повысить эффективность работы для того, чтобы выжить в жесткой конкурентной среде. Появляются новые для России форматы торговли. Сначала супермаркеты и дискаунтеры, сейчас — гипермаркеты. Бизнес укрупняется, соответственно, к информационным системам предъявляются новые требования. Во-первых, управление должно быть как централизованным, так и децентрализованным. Во-вторых, должна быть предусмотрена возможность получения широкой аналитики по результатам работы. В-третьих, система должна легко и быстро устанавливаться, а в дальнейшем и масштабироваться под растущий бизнес заказчика. Наконец, работающая система должна поддерживаться на всей территории деятельности организации.

В результате всех этих требований получается, что система должна быть, с одной стороны, технологичной и поддерживать большую часть бизнес-процессов предприятия, а с другой стороны — достаточно гибкой, чтобы легко изменяться в соответствии с регулярно меняющимися требованиями заказчика. Использование открытых систем дает огромное преимущество розничным компаниям ввиду возможности быстро адаптировать их в условиях меняющегося рынка и развивающегося бизнеса.

Полный текст интервью

Мартин Арутюнян: Розничные компании теперь четко прописывают технические требования к ИТ-решениям

Мартин Арутюнян, зам. генерального директора i2 СНГ по стратегическому развитию, в интервью CNews.ru комментирует актуальную ситуацию на рынке управленческих решений для торгового сектора, отмечая, в частности, перспективы распространения решений класса SCM.

CNews.ru: Как вы оцениваете средний уровень автоматизации российских торговых сетей? Какова его динамика?

Мартин Арутюнян: Работа различных сетевых форматов розничной торговли невозможна без базового этапа автоматизации, который включает установку учетной системы — бухгалтерский учет, управление финансами. Магазины всех сетей оборудованы POS-терминалами, передающими данные в системы back-office. Это — та минимальная и обязательная конфигурация, которая присутствует во всех торговых сетях. Следующим этапом развития информационных систем является автоматизация управления цепочками поставок. Как правило, компании начинают с управления товарными запасами, складами, распределительными центрами. Дальнейший рост розничных сетей и проводимая некоторыми из них политика географической экспансии приводят к необходимости построения информационных систем верхнего уровня, которые позволяли бы эффективно решать такие задачи, как оптимизация управления транспортом, управление скидками, ассортиментом, прогнозирование спроса, пополнение товарных запасов и др. Каким именно функционалом должны обладать данные системы, определяется бизнес-задачами торговых сетей, которые в свою очередь напрямую зависят от размера сети и планов ее стратегического развития.

Полный текст интервью