Обзор подготовлен при поддержке

Пример решения: Внедрение Системы Alfa в компании «TJ Collection»

О компании «TJ Collection»

Компания «TJ Collection» — одна из крупнейших корпораций на российском рынке обуви, одежды и аксессуаров. «TJ Collection» принадлежат такие бренды как: «TJ Collection», «Chester» и «Carnaby». В общей сложности в российском отделении компании работает свыше 1000 человек. Одной из приоритетных задач компании «TJ Collection» в настоящий момент является расширение торговой сети. Так, например, в 2001 году на карте России было всего 33 салона, тогда как на данный момент только в Москве их уже около 40 и еще больше расположено в регионах. Компания постоянно расширяет сеть фирменных салонов не только в России, но и на Украине и в Латвии, а также планирует выйти на другие рынки ближнего зарубежья.

На первом этапе своего существования компания производила только обувь и аксессуары. Постепенно ассортимент пополнялся все новыми и новыми видами продукции. Так, например, в 2000 году была запущена линия мужской и женской одежды TJ Collection, завоевавшей не меньшую популярность, чем обувь. На сегодняшний день марки компании «TJ Collection» — это широкая гамма товаров: обувь, одежда, аксессуары, чулочные изделия, обувная косметика.

Предпосылки проекта, требования к ИС

Существовавшая на момент начала проекта информационная система не только не удовлетворяла всем текущим требованиям компании, но и работала на пределе возможностей архитектуры файл-сервер — в «TJ Collection» необходимо учитывать более 50.000 наименований различных товарных позиций. Быстрое увеличение количества салонов заставило всерьез задуматься над задачами оперативной передачи данных между салонами, удаленными филиалами и центральным офисом в г. Москве в условиях отсутствия постоянных каналов связи. Кроме того, модель бизнеса компании подразумевала создание так называемого «шаблона магазина» и, следовательно, информационная система должна иметь возможность быстро разворачиваться в новом салоне и легко осваиваться персоналом. Еще одним естественным желанием «TJ Collection» было максимально снизить стоимость владения — ИС не должна требовать для своего функционирования дорогостоящего торгового оборудования, постоянных каналов связи или присутствия, пусть даже периодического, IT-специалистов в салонах. Повышенные требования предъявлялись и к надежности ИС — каждый сбой мог повлечь остановку работы салона и ничем неоправданные убытки. Иными словами, основную задачу на момент начала проекта можно в общем виде сформулировать как создание территориально-распределенной системы оперативного управления товарооборотом и торговыми операциями в оптово-розничной структуре. Решение такой основной задачи позволило бы создать надежный фундамент IT-инфраструктуры компании и существенно снизить издержки на управление сложным быстрорастущим бизнесом. Помимо решения указанной основной задачи предстояло объединить в централизованную базу данных информацию о движении товаров, складских запасах и ассортименте на центральных складах и в филиалах, взаиморасчетах с контрагентами. Это позволило бы, опираясь на оперативные данные, построить консолидированный бухгалтерский и управленческий учет компании со всеми необходимыми аналитическими разрезами.

Выбор исполнителя

В связи с большим объемом требований, предъявляемых к функциональным возможностям создаваемой ИС, было признано нецелесообразным вести разработку силами специалистов Компании и принято решение о внедрении КИС стороннего производителя. В ходе выбора замены для текущей ИС, интегрирующей товарный и финансовый учет, был рассмотрен ряд представленных на рынке систем корпоративного класса, которые оценивались по следующим параметрам:

• наличие успешных внедрений в российских торговых компаниях, уровень адаптации к специфике отечественного бизнеса;
• возможность создать единое информационное пространство (ЕИП) в разветвленной территориально-распределенной структуре;
• возможность поэтапного внедрения различных участков без «ломки» текущих бизнес-процессов компании;
• простота в использовании и внедрении, отсутствие необходимости в изучении каких-либо специфических языков и программных средств для внедрения и работы с КИС;
• комплексность решения, возможность объединить в ЕИП практически все бизнес-процессы компании;
• надежность работы на больших объемах данных, возможность масштабирования без потери производительности.

В результате для внедрения была выбрана разработка российской компании «Информконтакт» — Система Alfa.

Этапы реализации проекта

Проблемы, возникавшие в ходе внедрения

Основные проблемы при внедрении можно условно разбить на две части — организационную и техническую. И те, и другие явились, в основном, следствием территориальной удаленности филиалов и салонов компании «TJ Collection» от центрального офиса. Кроме того, специфика работы сети требовала реализовать несколько пожеланий к Системе Alfa, таких как интеграция с конкретными моделями ККМ и расширенная работа со штрих-кодами.

Одной из серьезных технических проблем в процессе внедрения была настройка и проверка блока оперативной передачи данных с учетом сложной структуры компании и в условиях отсутствия постоянных каналов связи в салонах. А с точки зрения организации необходимо было очень четко регламентировать, какие данные и в какие временные промежутки должны передаваться между центральным офисом, филиалами и салонами. Многие задачи носили смешанный организационно-технический характер. Например, пришлось разработать технологию обновления версий Системы Alfa без остановки процесса обмена данными внутри сети, внедрить ряд организационных и технических мер по недопущению и устранению коллизий, которые неминуемо возникают при off-line обмене оперативными данными.

Результаты проекта для «TJ Collection»

Централизация и оперативность получения данных.

В ходе реализации проекта успешно решена основная задача — создана гибкая настраиваемая система, которая позволяет наращивать объемы продаж и количество салонов сети без увеличения загруженности центрального офиса и потери управляемости. Для решения задачи оперативной консолидации данных в территориально-распределенной структуре был использован универсальный комплекс передачи данных (модуль Alfa-DistantLink). Он позволяет обмениваться информацией с любым из отделений TJ Collection вне зависимости от его местоположения и состояния каналов связи, что позволило оптимизировать работу многочисленных филиалов компании. Теперь центральный офис всегда имеет оперативные данные по товарным остаткам и продажам по каждому филиалу, салону, включая и поразмерный учет ассортимента. Помимо получения оперативной информации Система Alfa позволяет осуществлять централизованную ценовую политику, удаленно обновлять данные о модельном ряде.

Немаловажную роль сыграл и вопрос стандартизации — во всех салонах сети всегда актуальный единый каталог товаров, документы имеют унифицированный печатный вид. Это позволяет гарантировать клиенту единые стандарты обслуживания во всех салонах, независимо от их местоположения.

Экономия и прибыль с помощью ИС.

Внедрение в компании «TJ Collection» современной КИС позволило стандартизировать и упорядочить работу с салонами, что помогло довести их количество до 100 магазинов. Но помимо управленческого эффекта был получен и прямой экономический. Рассмотрим лишь некоторые примеры. Использование на рабочем месте кассира компьютера с установленными модулями Системы Alfa, которые интегрированы с относительно недорогой ККМ, позволяет сэкономить около 3000 USD на каждой установке по сравнению с вариантом использовавшихся ранее дорогостоящих POS — терминалов. С учетом большого количества салонов и того факта, что в салоне может быть несколько торговых залов, получается довольно значительная сумма. При этом такое решение обладает гораздо большими функциональными возможностями по сравнению с вариантом использования POS-терминалов. Далее, благодаря наличию в салонах помимо торгово-розничного модуля также блоков логистики и управления финансами, всегда можно получить данные для анализа непосредственно в салоне, а также оперативно решать срочные задачи на местах — например, быстро распечатать необходимые документы для фискальных органов, а не ждать их доставки из центрального офиса. Это экономит значительное время, а следовательно, и деньги.

Серьезная экономия также достигается за счет следующих факторов:

• Снижение затрат на развертывание ИС магазина и обучение персонала благодаря унификации схемы работы магазинов и регламентации необходимых действий;
• Снижение затрат на оплату труда благодаря отсутствию IT-специалистов на местах — практически все вопросы могут быть решены из центрального офиса, персоналу салонов не требуются знания в области информационных технологий;
• Снижение трудозатрат благодаря устранению ручного труда при обработке отчетов, предоставляемых салонами и филиалами в центральный офис корпорации — теперь данные о кассовых и товарных операциях экспортируются и импортируются автоматически;
• Снижение трудозатрат благодаря оптимизации с помощью ИС схемы работы магазина — данные о прайс-листах, скидках, обновлениях ассортимента обновляются автоматически, по факту прихода товара в салон автоматически импортируются товарные документы, обновляются остатки, ценники со штрих кодом печатаются в необходимом количестве на весь поставленный товар на обычном лазерном принтере.

Перечисленные выше факторы экономии позволяют утверждать, что при разумном подходе к выбору и внедрению информационной системы, она позволяет не только быстро вернуть инвестиции, но и обеспечивает существенное снижение затрат на функционирование оптово-розничной сети. При этом в данном пункте мы не учитываем косвенные эффекты, в основном управленческого характера, которые помогают в итоге получить дополнительные конкурентные преимущества.

Преемственность информационных систем без потери данных.

При миграции данных из старой системы в Систему Alfa была перенесена не только информация о товарных остатках на складах, но и вся история взаимоотношений с клиентами, что позволило сохранить возможность оперативного планирования сразу с момента переноса без необходимости накопления первичных данных. Такой подход к внедрению также позволяет не потерять накопленные годами данные, без которых невозможно эффективно решать задачи анализа развития бизнеса, выявления существенных трендов (например, рост продаж тех или иных моделей в зависимости от сезона, проводимых рекламных компании и т.п). Такой анализ становится жизненно необходим для планирования развития бизнеса и осуществляется с помощью различных методов анализа и моделирования (OLAP, статистический анализ и т.п.).

Открытость для партнеров и клиентов.

В результате внедрения у партнеров и клиентов TJ Collection появилась возможность оперативно получать и предоставлять информацию о наличии товара, ценах, скидках и т.п. Наиболее полно информационный обмен позволяет организовать установка у партнера необходимых модулей Системы Alfa. В этом случае партнер фактически становится еще одним «узлом» информационной сети «TJ Collection», что открывает все преимущества работы в едином информационном пространстве Компании даже в отсутствие постоянных каналов связи.

Единое информационное пространство компании при поэтапном внедрении.

Структура Системы Alfa позволила вести поэтапное внедрение по отдельным бизнес-контурам компании «TJ Collection» без ограничения возможностей расширения и масштабирования. Это помогло, с одной стороны, снизить количество единовременных преобразований в деятельности компании, без которых не обходится ни одно внедрение информационной системы корпоративного плана, а с другой — получить в итоге комплексное решение. К примеру, ввод в эксплуатацию модуля логистики Alfa-Stock позволил «TJ Collection» оперативно отслеживать складские запасы и ассортимент на центральных складах и в филиалах, контролировать взаиморасчеты с клиентами, вести централизованную ценовую политику с учетом себестоимости изделий и ситуации на рынке. Подключение модуля Alfa-Retail позволило автоматизировать работу салонов, устранить ручной труд обработки отчетов, предоставляемых салонами и филиалами корпорации. Появилась возможность оперативного составления отчетов по каждой из торговых точек компании «TJ Collection».

Установка в Компании финансово-бухгалтерского блока Alfa-Account и блока Alfa-Payment, позволила использовать различные методики учета в единой базе, что позволило избежать дублирования ввода данных. Все это, в сочетании с использованием модуля Alfa-DistantLink, позволило получать консолидированную финансовую отчетность по всем филиалам компании.

Реакция и отзывы

«Успех в нашем бизнесе во многом зависит от способности компании отслеживать сезонные колебания и тенденции моды в том или ином регионе. И, естественно, от умения вовремя на них реагировать. Но это невозможно сделать, не имея всей оперативной и достоверной информации в единой базе, как и без возможности централизовано управлять ценовой политикой и ассортиментом. Решение таких задач анализа и оперативной реакции на намечающиеся изменения спроса в том или ином регионе было бы невозможно без помощи надежной и гибкой информационной системы, которая «умеет» работать в сложной территориально-распределенной структуре и учитывает все нюансы непростого торгового бизнеса. После того как Alfa была внедрена в центральном офисе, а работа салонов автоматизирована, мы смогли освободить больше времени для анализа, оптимизации деятельности. Существенно уменьшилось количество рутинных задач, «ручного труда», особенно при импорте данных салонов, обновлении прайс-листа. Вот представьте вроде бы обычный случай — вам надо передать новый прайс-лист сразу в 100 салонов, чтобы, к примеру, уже завтра все магазины торговали по новым ценам. И не только торговали, но имели бы возможность печатать ценники со всем набором товарных атрибутов, печать которых является требованием со стороны различных фискальных органов… Или другая ситуация — у всех товаров (согласно какому-нибудь очередному постановлению) требуется, чтобы на ценниках была еще одна характеристика (например страна-производитель или номер сертификата). Можно, конечно, готовить ценники в центральном офисе и развозить «макулатуру» по магазинам, но это отнимает массу времени и сил. Гораздо проще один раз внести изменения в центральной базе и при следующем обмене данными эти изменения автоматически отразятся в салонах. А как без использования централизованной системы сделать оперативное снятие и отправку из салона в центральный склад выборочного количества товара (например, часть сезонных остатков), чтобы при этом центральный офис был абсолютно не загружен данной процедурой, а все товарные документы автоматически оказались в единой базе? Получается что никак. Если говорить в общем, то у POS-терминалов есть лишь строго обозначенный функционал и в компании получается гетерогенная информационная система, соответственно почти нет гибкости, а в быстроменяющейся среде это просто недопустимо. Сейчас же у нас проблема решается очень просто — с каждой поставкой в салон приходит файл (по модему или на дискете), после импортирования которого автоматически обновляются прайс-листы, загружаются в Систему Alfa приходные документы для данного салона, изменяются остатки. Из приходной накладной на лазерном принтере печатаются ценники на весь поставленный товар — сразу и в необходимом количестве.

Организован и плановый обмен данными — в виде сжатых, зашифрованных пакетов. Данные о продажах (уже готовые товарные и платежные документы) приходят из салонов практически ежедневно и импортируются в центральную базу. При этом полностью отсутствует двойной ввод и ручной труд. Передача данных в салон осуществляется реже — в основном, в случае поставки партии товара в салон, изменения прайс-листов, добавления новых моделей и т.п. Система сама отслеживает правильность и очередность обработки пакетов, ведется несколько журналов событий (входящие, исходящие), есть специальные механизмы для обработки возможных коллизий…

В общем, работать стало проще, удобнее. Но самое главное — теперь мы имеем все оперативные данные о продажах в единой базе, а открытие новых магазинов практически никак не увеличивает загрузку специалистов центрального офиса с точки зрения обмена данными«- это слова Сергея Боброва, руководителя отдела систем и технологий компании «TJ Collection».

Перспективы развития проекта

Благодаря результатам, достигнутым на сегодняшний день, «TJ Collection» и Компания «Информконтакт» нацелены на дальнейшее сотрудничество. Основными направлениями такого сотрудничества являются:

• Переход на версию Системы Alfa 4.0.
  На 2004 год запланирован переход на новую версию Система Alfa 4.0. В новой версии, помимо прочего, учтены и предложения пользователей компании «TJ Collection», накопленные за время эксплуатации информационной системы.
• Внедрение модуля Alfa-Contract.
  В дальнейших перспективах — внедрение модуля Alfa-Contract — «Управление договорной деятельностью», который должен позволить задействовать в контроле прохождения и согласования договоров в компании все службы, начиная от инициаторов заключения (например, отдел продаж) и юридического отдела, и заканчивая бухгалтерией.
• Внедрение новой версии розничного модуля Alfa-Retail с расширенными возможностями.
  В новой версии существенно расширены функциональные возможности на основе пожеланий клиентов и накопленного опыта эксплуатации модуля в торговых компаниях.

  К примеру, расширены возможности по работе со скидками — обслуживаются суммовые, временные, накопительные, товарные, скидки на предъявителя (купон, флаер, вырезка из журнала и т.д.), автоматизирована работа с бонусами (некой комбинации товаров в чеке задается определенный процент скидки и/или «подарки»).

Как показывает практика, процесс развития информационной системы в быстрорастущей торговой компании не может быть остановлен. В условиях быстро меняющейся ситуации на конкурентных рынках жизненно важно не отстать от конкурентов и компания, которая не уделяет должного внимания оптимизации текущей деятельности и повышению качества управления с помощью ИТ, рискует не только не расширить, но и потерять с таким трудом завоеванную долю рынка.

О компании «Информконтакт» и Системе Alfa

Компания «Информконтакт» была основана в 1993 году в Москве и уже более 10 лет специализируется в области управленческого консалтинга и информационных технологий. Согласно рейтингу журнала «Эксперт» «Информконтакт» входит в первую десятку компаний, работающих в сегменте IT и управленческого консалтинга. Основной разработкой Компании «Информконтакт» в области информационных технологий является Система Alfa — полнофункциональная корпоративная информационная система (КИС).

Подробнее о компании «Информконтакт» и Системе Alfa вы можете узнать на сайте www.alfa-system.ru или по телефону (095) 196-23-77.