Обзор подготовлен при поддержке

Автоматизация управления торговой сетью «АПТЕКА-СЕРВИС»
(г. Южно-Сахалинск)

Развитие фармацевтического рынка России

По данным аналитических отчетов объем фармацевтического рынка РФ в 2003 году вырос на 19% по сравнению с показателями 2002 года. На те же 19% увеличился объем аптечных продаж лекарственных средств. По недавним сообщениям Минздрава России в стране функционируют 800 производственных фармацевтических предприятий, 4,5 тысячи предприятий оптовой торговли медикаментами, 59 тысяч аптечных учреждений. Отмечаются качественные изменения в работе фармацевтических компаний в связи с недавними тенденциями в отрасли, обусловленными интеграционными процессами и консолидацией участников рынка. Изменение рыночной ситуации не миновали и аптечную розницу: многие торговые предприятия этой отрасли начали объединяться, расширяться, закрепляться в других регионах.

Высокая конкуренция — не единственная сложность на пути развития фармацевтической торговой компании. Жесткий контроль со стороны государственных органов за сертификацией, ценообразованием, учетом и выявлением фальсифицированных лекарственных средств, необходимость особого контроля сроков годности медицинских препаратов также является краеугольным камнем на пути развития каждого фармацевтического предприятия, что требует еще большей формализации бизнес-процессов и, как следствие, использования самых современных инструментов для автоматизации управления и учета их деятельности.

Новые системы автоматизации должны полностью соответствовать специфике фармацевтического бизнеса, быть оптимальными с точки зрения совокупной стоимости их владения, максимально быстро внедряться и давать ощутимые результаты уже по факту внедрения, обеспечивать оперативное и профессиональное сопровождение. Внедренное решение должно предоставлять руководству предприятия и его сотрудникам возможность управлять продажами, поставками товара, складскими запасами, взаимоотношениями с клиентами, обеспечивать учет и контроль лекарственного обеспечения льготных групп населения, решать многие другие задачи ежедневного функционирования предприятий.

Примером внедрения такой системы является автоматизация компании «АПТЕКА-СЕРВИС», имеющей самую крупную розничную фармацевтическую сеть в Сахалинской области.

История развития розничной сети «АПТЕКА-СЕРВИС»

Компания «АПТЕКА-СЕРВИС» начала свою работу в 1999 году по факту открытия в Южно-Сахалинске первого аптечного пункта в Центре по профилактике и борьбе со СПИД. Главной целью компании было создание сети аптечных пунктов в лечебных учреждениях города. В 2000 году аптечные пункты начали осуществлять программу по отпуску лекарственных средств по бесплатным рецептам. В июле 2002 года задача была выполнена, сетью было охвачено 15 лечебных учреждений города. После этого компания обратила свое внимание на торговые центры, где было решено открывать розничные точки с открытым доступом покупателей к товару — фармамаркеты. Первый фармамаркет «АПТЕКА-СЕРВИС» был открыт в сентябре 2002 года.

Тогда впервые руководство компании задумалось о компьютеризации собственной торговой сети. В офисе и на складе предприятия, а также в одном из фармамаркетов были установлены компьютеры с достаточным, как тогда казалось, функционалом программного обеспечения. Это было большим шагом вперед, но очень скоро выяснилось, что ситуация меняется.

Аптеки увеличивали собственные товарные запасы, росли остатки на складе, при этом рост продаж замедлился. Из-за увеличения риска затоваривания не пользующимися спросом лекарствами возникла угроза ситуации, когда жизненно важные медикаменты могли по каким-то причинам не оказаться в нужный момент в ассортименте аптек.

Среди требований, предъявляемых руководством «Аптеки-Сервис» к новой автоматизированной системе, стали:

• оптимизация потоков и остатков лекарственных средств;
• доступ персонала аптечных пунктов и фармамаркетов к информации о складских запасах;
• контроль менеджерами сети за ситуацией в аптеках;
• своевременное отслеживание препаратов с истекающим сроком годности;
• учет отпуска лекарственных средств по бесплатным рецептам;
• автоматизированная выбраковка фальсифицированных лекарственных средств при текущем поступлении товаров на склад, а также поступивших на склад ранее.
• экономический анализ деятельности компании в различных срезах.

Проект автоматизации управления торговыми операциями «АПТЕКА-СЕРВИС» на технологической платформе «1С:Предприятие 8.0»

После совместного исследования бизнес-процессов предприятия и функционала работавшей системы было принято решение о том, что проект будет выполняться в два этапа:

1. Перевод текущей системы автоматизации на новую платформу «1C:Предприятие 8.0».
2. Автоматизация работы розничных точек компании.

• организовать учет лекарственных средств в разрезе серий;
• реализовать контроль за сроками годности;
• расширить справочник номенклатуры для возможности указания фармакологических групп, основного действующего вещества и других дополнительных параметров медицинских препаратов.

Благодаря возможностям высокоскоростной разработки в среде «1С:Предприятия 8.0» все основные требования заказчика по переходу на новую систему удалось выполнить в столь сжатые сроки.

После этого продолжилось совершенствование системы, в частности, для удобства работы персонала «АПТЕКА-СЕРВИС»:

• автоматизирован ввод электронных накладных от основных поставщиков медицинских препаратов;
• доработан блок работы со сканером штрих-кодов — в случае, если сканированный код не найден в системе, он может быть автоматически добавлен для выбранного товара;
• добавлены такие необходимые печатные формы документов, как «Сертификатное приложение» и «Реестр сертификатов»;
• добавлен справочник сертифицирующих органов и автоматизирован выбор сертифицирующего органа в зависимости от номера сертификата.

Для успешной реализации второго этапа проекта все аптечные супермаркеты были оснащены современным торговым оборудованием (сканеры штрих-кодов Metrologic, кассы «Штрих-ФР», дисплеи покупателя), управляемым с помощью «1С:Предприятия 8.0», и соединены с офисом «АПТЕКА-СЕРВИС» прямым кабельным соединением. Благодаря этому появилась возможность не просто автоматизировать продажу товара в аптеках, а предоставить каждой из них доступ к единой информационной базе. При этом из офиса производится постоянный контроль за работой каждой аптеки, в частности, за остатками и производимыми внутренними заказами. Все аптеки теперь могут отслеживать остатки товара на центральном складе, оформлять внутренние заказы, время исполнения которых заметно сократилось. При этом аптечный супермаркет стал оказывать своим покупателям новые информационные услуги. Так, например, при отсутствии препарата в одной из аптек проводится быстрый поиск ближайшей входящей в сеть аптеки, в которой данный препарат имеется в наличии. Покупателям оказывается помощь в подборе лекарственного препарата по действующему веществу или по отношению к фармацевтической группе из имеющихся в наличии.

Воспользовавшись центральной базой данных, каждая аптека может оперативно получить информацию о планируемом приходе препаратов на центральный склад и заранее разместить свой заказ в общем заказе поставщику, при этом заблаговременно планируя поступление медикаментов в аптеку. Аппарат управления сетью «АПТЕКА-СЕРВИС» получил возможность постоянного контроля и анализа товарооборота и окупаемости каждой вновь открываемой аптеки.

Всего автоматизировано 40 рабочих мест, для каждого из которых среднее количество ежедневно вводимых документов составляет от 50 до 70. «Управление торговлей» в настоящее время обеспечивает работу сотрудников «АПТЕКА-СЕРВИС» с номенклатурой свыше 7000 позиций и более чем 500 контрагентами.

Галина Васильевна Ким, управляющая складом торговой сети «АПТЕКА-СЕРВИС»: «„Управление торговлей“ позволило нам эффективно управлять движением товаров, а также планировать и анализировать этот процесс для каждой аптеки и сети в целом».

• вести планирование входящих и исходящих платежей;
• планировать продажи и сравнивать их с фактическими;
• контролировать текущую дебиторскую и кредиторскую задолженность по покупателям и поставщикам, как в целом, так и по конкретным договорам и сделкам, а также контролировать просроченную дебиторскую задолженность;
• применить гибкую систему ценообразования, позволяющую не только выявлять наиболее ходовые позиции товара и стимулировать клиента с помощью скидок закупать именно их в большем объеме, но и рассчитывать выгодные для клиента комплексные скидки по заказу в целом;
• вести учет различных категорий льготников на приобретение медицинских препаратов;
• проводить анализ работы каждой торговой точки и предприятия в целом.

Ближайшие перспективы

В настоящее время идет работа над:

• автоматическим формированием заказов поставщикам по результатам реализации товара оптом и через розничную сеть с учетом сроков и качества поставки товара от поставщиков;
• автоматическим формированием внутренних заказов от аптеки по результатам анализа скорости продаж и запасов по каждой позиции номенклатуры, что выполнить вручную при более чем 10000 номенклатурных позиций представляется практически невозможным;
• автоматическим распределением имеющегося на складе запаса между аптеками на основании анализа оборачиваемости товара в каждой аптеке;
• внедрением системы менеджмента качества, чему немало поспособствовали интегрированные в «Управление торговлей» механизмы.

Краткая справка о компании «АПТЕКА-СЕРВИС»

«АПТЕКА-СЕРВИС» начала свою деятельность в 1999 году. В настоящий момент это самая крупная розничная аптечная сеть Южно-Сахалинска, в которой действуют 15 аптечных пунктов в различных медицинских учреждениях города, также открыто 4 фармамаркета, в ближайшее время открывается еще 2. В компании работает более 100 сотрудников. Ассортимент аптек превышает 7000 наименований.

Краткая справка о компании «Иксайт»

ООО «Иксайт» начала свою деятельность в 2002 году, является официальным партнером фирмы «1С» и имеет статус «1С:Франчайзи». Основными направлениями деятельности компании являются разработка, внедрение и сопровождение автоматизированных систем управления и учета на технологической платформе «1С:Предприятие».