Пример решения: Автоматизация учета и управления в торговой компании «Камис-Приправы»

Автоматизация — один из важнейших факторов успеха компаний-дистрибьюторов и логистических операторов

До недавнего времени оптовая торговля (дистрибуция) считалась весьма прибыльным бизнесом. В 90-е годы торговая наценка исчислялась в сотнях процентов, а для начала оптового бизнеса требовалось только наличие телефона. Такое положение было обусловлено экономикой переходного периода, но постепенно, особенно после августовского кризиса 1998г., макроэкономическая ситуация в России стабилизировалась, менеджеры и собственники стали более образованными, а «шальные» прибыли во многих сферах деятельности значительно сократились. Кроме того, бурное развитие интернета и информационных технологий способствовали насыщению рынка информацией. Наступила эра «правильного» бизнеса, и оптовый бизнес в его «российском» виде претерпел крах.

Какие есть для этого объективные причины?

Во-первых, розничные сетевые структуры, занимающие сегодня львиную долю розничного рынка, начали работать с множеством производителей напрямую. Продолжающийся процесс консолидации и укрупнения укрепляет их позиции в цепочке «производитель — дистрибьютор — розничная точка продаж — покупатель». Это приводит к тому, что розница усиливает давление на дистрибуцию, заставляя ее постоянно снижать цены (чаще всего за счет уменьшения торговой наценки дистрибьютора) и предоставлять невыгодные для оптового бизнеса условия оплаты за товары (длительные рассрочки платежей, большие ретро-бонусы и пр.).

Во-вторых, иностранные производители в массовом порядке разрывают эксклюзивные контракты с дистрибьюторами, замещая их собственными дистрибьюторскими подразделениями.

В-третьих, даже российские производители существенно сокращают количество дилеров, наконец-то осознав, что качество важнее количества.

Как следствие, стремительно снижаются торговая наценка и рентабельность оптового бизнеса, он становится ненужным как «класс» и находится сейчас на последней стадии выбора пути развития.

Аналогичная ситуация в сфере оптового бизнеса наблюдалась в развитых западных странах в 1970-1980 годах. Россия точно повторяет этот путь. По данным американских исследовательских компаний, сегодня в США доля коммерческого опта, т. е. современной российской дистрибуции, не превышает 5%. Подавляющее большинство дистрибьюторов (более 90%) специализируется на логистике. Еще несколько десятков лет назад ситуация была прямо противоположной.

Куда пойти, куда податься?

Из сложившейся ситуации оптовый бизнес имеет несколько выходов, причем возможно их комбинирование: это крупная, национальная дистрибуция, производство private label (частных марок); ориентация на специализированный рынок HoReCa (Hotels, Restaurants, café — «Отели, рестораны, кафе»); организация собственной системы розничной торговли, или логистика и т. д. По мнению российских экспертов и с учетом западного опыта, крупная, национальная дистрибуция и логистика — наиболее верные пути развития оптового бизнеса, хотя и требующие немалых инвестиций с относительно долгим (2-5 лет) сроком окупаемости.

Итак, выбор сделан — логистика, дистрибуция (в крупном, национальном масштабе или специализированная HoReCa). Какие вопросы возникают в первую очередь? Склады, транспорт, автоматизация, регламентация, оптимизация и, как следствие, максимальная эффективность всех бизнес-процессов и т. д. И в этом ряду автоматизация играет немаловажную роль.

К областям деятельности дистрибьюторских и логистических компаний, подлежащим автоматизации в первую очередь, относятся управление ценовой политикой, управление отношениями с покупателями и поставщиками, организация оперативного приема и обработки заказов, управление складскими запасами и закупками, управление складской и транспортной логистикой, управленческий учет (в том числе бюджетирование), платежный календарь и т. д.

Требования к решению и его внедрению — эффективно, недорого и быстро. Именно так это и происходит в западных компаниях, в чем можно убедиться на примере проекта автоматизации компании, представляющей в России интересы крупного польского производителя в качестве дистрибьютора национального масштаба и логистического оператора.

Начальное состояние автоматизации «Камис-Приправы»: Цели и задачи проекта

Польская производственная компания KAMIS-PRZYPRAWY S.A. — один из лидеров рынка специй и приправ высокого качества в Восточной Европе. Номенклатура продукции предприятия насчитывает более 160 позиций и поставляется под двумя торговыми марками — KAMIS и Galeo.

Продуктовая линейка компании состоит из специй, приправ (несколько серий), горчицы, панировок и маринадов. Существует также деление продукции по видам упаковки: пакеты и баночки нескольких видов, мельницы, ПЭТ-упаковка, блистеры и упаковка для катеринга. Являясь динамично развивающейся компанией, KAMIS-PRZYPRAWY S.A. постоянно расширяет свой ассортимент, предлагая потребителям самые актуальные продукты.

ООО «Камис-Приправы» осуществляет эксклюзивную дистрибуцию и логистику продукции KAMIS-PRZYPRAWY S.A. в России: в Московском и Санкт-Петербургском регионах — самостоятельно, в других районах — через сеть официальных дистрибьюторов.

На протяжении нескольких лет в компании «Камис-Приправы» использовалась система автоматизации на основе «1С: Бухгалтерия 7.7». При тех объемах, которые были у компании на момент выбора первого в истории компании программного продукта, его было достаточно для поддержания основных функций — ведения бухгалтерского учета и выписки товаросопроводительных документов.

По мере возникновения потребности используемая система автоматизации на основе «1С: Бухгалтерия 7.7» периодически подвергалась развитию (доработке и переработке), но эти процессы осуществлялись фактически «на коленке» — нерегулярно, бесконтрольно — и не сопровождались предварительной комплексной проработкой и анализом задач, стоящих перед компанией.

В 2002-2003 годах компания «Камис-Приправы» резко увеличила объемы продаж. Соответственно, была реорганизована ее структура, возросли требования к системе автоматизации. «Коленочная» схема развития системы автоматизации не успевала «закрывать» даже самые острые потребности предприятия. Создавшаяся ситуация требовала срочного разрешения, и в конце 2003 г. «Камис-Приправы» занялась выбором поставщика полноценного комплексного решения. Весной 2004 г. оптимальный вариант был найден — компания «ИНТЕЛИС — автоматизация». Выбор программной платформы был фактически предопределен — это продукты системы «1С: Предприятие» (разработчик — фирма «1С»), безусловно, лидирующие на российском рынке по соотношению «цена / качество».

Компания «ИНТЕЛИС — автоматизация» является одним из ведущих официальных партнеров фирмы «1С» и специализируется на комплексной автоматизации торговых компаний — от торгового и складского учета с интеграцией с различным торговым оборудованием) до управленческого учета, бюджетирования и платежного календаря. Среди клиентов компании — «Камис-Приправы», «Лайма-Люкс» (Goldwell), «Миле СНГ», Cottus, «Фестул» (Festool), REHAU и др.

Конечно, ООО «Камис-Приправы» нельзя назвать классическим примером логистического оператора или дистрибьютором национального масштаба, но задачи в области автоматизации, стоящие перед этой компанией, актуальны и для большинства других. В качестве первоочередных задач и целей проекта автоматизации были выявлены и зафиксированы:

• повышение эффективности работы склада компании за счет внедрения технологий штрихового кодирования и адресного хранения:
• оптимизация использования складских площадей;
• сокращение затрат на складское хранение;
• уменьшение времени, затрачиваемого на проведение основных складских операций;
• сокращение количества ошибочных складских операций;
• повышение точности и оперативности учета товара;
• сокращение потерь, связанных с критичностью сроков реализации товаров;
• уменьшение затрат на заработную плату складских работников.
• повышение оперативности сбора заказов торговыми представителями за счет организации их удаленной передачи в центральный офис;
• повышение скорости и точности обработки заказов покупателей, отслеживание статуса заказа на всех этапах — от его приема до завершения выполнения;
• полная автоматизация управления отношениями с покупателями, в том числе системой лояльности, стандартизация и автоматизация ценовой политики компании;
• оптимизация складских запасов за счет повышения точности прогнозирования потребности, оперативного управления закупками.

Проект: автоматизация учета и управления в компании «Камис-Приправы»

Сергей Максюта, генеральный директор ООО «Камис-Приправы»:

«Поиск партнера по полноценному, комплексному внедрению решения на основе платформы «1С: Предприятие» мы начали еще в конце 2003 г. Пообщались с почти десятком компаний-партнеров фирмы «1С», и в начале 2004 г. по разделу «Внедренные решения» сайта фирмы «1С» нашли компанию «ИНТЕЛИС—автоматизация».

Компания «ИНТЕЛИС—автоматизация» мне понравилась тем, что ее сотрудники, обладающие богатым опытом автоматизации именно дистрибьюторских компаний, к каждому клиенту находят индивидуальный подход. Менеджеры проекта «ИНТЕЛИС—автоматизация» подошли к решению нашей задачи, исходя из принципа «только самое эффективное», а не «чтобы было». Изначально они предложили осуществить разработку на основе типовой конфигурации «1С: Торговля и склад 7.7». Мотивация была проста — этот продукт проверен временем, что в нашей ситуации цейтнота имело немаловажное значение».

Иван Тягунов, управляющий партнер группы компаний «ИНТЕЛИС»:

«Сначала мы действительно предложили компании «Камис-Приправы» адаптировать и внедрять решение «1С: Торговля и склад  .7», так как к тому времени мы по опыту других внедрений знали отдельные недостатки «1С: Управление торговлей 8.0», вызванные «детской болезнью» — небольшим сроком нахождения продукта на рынке. Тем более что задачи, первично поставленные заказчиком, показались нам достаточно простыми, и мы имели практически готовые наборы модулей из других проектов, чтобы решить их быстро и недорого.

В процессе предпроектного обследования и формирования целей и задач проекта требования компании «Камис-Приправы» постепенно возрастали, да и решение «1С: Управление торговлей 8.0» не стояло на месте, а постоянно улучшалось. Проведя повторный анализ требований заказчика, мы все-таки предложили использовать решение «1С: Управление торговлей 8.0» в качестве основы для центральной торговой системы, а для складской системы — «1С-Логистика: Управление складом 8.0. Для автоматизации бухгалтерского учета была предложена типовая конфигурация «1С: Бухгалтерия 7.7».

Проект автоматизации «Камис-Приправы» стартовал в мае 2004 г. по классической схеме:

• предпроектное обследование и формирование целей и задач проекта;
• описание бизнес-процессов «как есть» и «как будет», консалтинг в реорганизации бизнес-процессов;
• разработка технического задания (ТЗ).

Указанные этапы проекта были завершены к концу сентября 2005 г.

Отметим, что при описании бизнес-процессов акцент был сделан не на визуализации (разработке графических схем выполнения бизнес-процессов), а на описании процессов по сути. Так, графическое описание было сделано только для отдельных наиболее сложных процессов с использованием основных правил и графических символов ARIS, но с помощью достаточно простого программного продукта — MS Visio.

По окончании разработки технического задания менеджмент компании «Камис-Приправы» совместно с разработчиками «ИНТЕЛИС—автоматизация» пришел к выводу, что в целях экономии времени реализацию ТЗ и ввод системы в эксплуатацию следует осуществлять поэтапно.

В первую очередь были поставлены следующие задачи:

• разработка основной торговой системы — автоматизация основных торговых процессов, в том числе:
• управление сведения о клиентах и учет контактов с клиентами;
• планирование и контроль работы торговых представителей;
• управление складскими запасами и закупками — оптимизация заказа поставщику, оптимизация наполнения грузовых фур и т. д.;
• управление дисконтной системой — объемные скидки, скидки за выполнение определенных условий (отсрочки платежей, использование фирменного торгового оборудования, закупка полного ассортимента продукции и пр.), скидки региональным дилерам, ретро-бонусы (скидки за объем, начисляемые по факту «задним числом») и т. д.;
• кредит-менеджмент (оперативный кредит-контроль заказов клиентов и отчетность по просроченным задолженностям, выполнению условий предоставления скидок и пр.);
• взаимодействие с удаленным складом — отправка и контроль выполнения заданий на комплектацию заказов, переупаковку (для магазинов сети «Metro Cash&Carry»), инвентаризации и пр.;
• быстрое формирование комплектов отгрузочных документов;
• оформление стандартных торговых операций (возвраты, прием наличных денежных средств и т.д.);
• автоматизация удаленного склада компании «Камис-Приправы» с интеграцией с основной торговой системой и применением технологий штрихового кодирования — торгового оборудования (терминалов сбора данных и принтеров этикеток) и поддержкой адресного хранения;
• интеграция основной торговой системы с типовым программным продуктом «1С: Бухгалтерия 7.7»;
• автоматизация процесса сбора заказов торговыми представителями с их удаленной передачей в центральный офис.

Практически все задачи были успешно решены, и уже в начале января 2005 г. компания «Камис-Приправы» осуществила переход на новую систему. Этого удалось достичь благодаря использованию следующих подходов:

• разработка отдельных форм системы, прежде всего на основе типового программного продукта «1С-Логистика: Управление складом», а также процедур «быстрого» формирования комплектов отгрузочных документов в «1С:  Управление торговлей 8.0», велась с предварительной разработкой эскизных проектов;
• все модули подвергались процедурам сначала внутреннего (силами специалистов по тестированию от «ИНТЕЛИС—автоматизация»), а затем и внешнего (силами сотрудников «Камис-Приправы») тестирования, чтобы исключить возможность возникновения большого количества ошибок и несоответствий потребностям компании;
• по завершении доработки систем были разработаны инструкции тем пользователям, которые должны работать с системами быстро и оперативно, — операторам по работе с заказами и пакетами документов и оператору складской системы.

По ряду объективных причин в установленный срок не была решена только одна задача — автоматизация процесса сбора заказов торговыми представителями, суть которой сводится к следующему.

Торговые представители «Камис-Приправы» в понедельник утром получают задание от супервайзеров (ведущих менеджеров компании) на неделю и начинают объезд клиентов компании с целью контроля наличия продукции, ее размещения и приема новых заказов. Проблема состоит в том, что в транспортных условиях столицы ежедневные поездки в офис для передачи полученных заказов отнимают очень много времени. Оперативность обработки полученных заказов при этом снижается, так как торговый представитель, например, получив заказ в 09.00, сумеет передать его в офис только к 18.00 или даже на следующий день.

Для решения описанной проблемы была разработана следующая схема сбора заказов:

• торговые представители «Камис-Приправы» оснащаются карманными персональными компьютерами (КПК) со встроенными GSM-модулями (телефонами) и с установленной операционной системой MS Windows Mobile Edition;
• ежедневно утром торговым представителям в автоматическом режиме основная торговая система рассылает файлы формата MS Excel с соответствующим перечнем клиентов и их уникальными кодами. По мере необходимости (ручное инициирование) система рассылает обновление основного прайс-листа компании также с уникальными кодами товаров;
• каждый новый заказ торговые представители немедленно вводят в специально разработанную форму MS Excel, используя уникальные коды их клиентов и товаров компании. Далее заказ отправляется на специальный адрес электронной почты компании;
• основная торговая система осуществляет автоматическую загрузку новых заказов из электронной почты и процедуру кредит-контроля с возможностью ручного подтверждения менеджерами или руководством компании, если кредит-контроль прошел неуспешно;
• информация о статусе принятия заказа (принят / не принят, почему и т. д.) отправляется торговому представителю в автоматическом режиме.

Внедрение указанной системы будет завершено в ближайшее время.

Сергей Максюта, генеральный директор ООО «Камис-Приправы»:

«Результаты первой очереди проекта соответствовали моим ожиданиям, несмотря на то, что сложности и проблемы при реализации проекте, безусловно, были.

Во-первых, стандартизация дисконтной системы и полная автоматизация процедур кредит-менеджмента позволили уменьшить просроченную задолженность и мотивированно отказаться от работы с некоторыми недисциплинированными и малодоходными клиентами.

Во-вторых, накладные затраты и время на обработку одного заказа сократились примерно на 30%, что в условиях жесткой конкуренции немало.

Кроме того, наладились отношения с удаленным складом, оптимизировались складские запасы, отпала необходимость в использовании дополнительных складских площадей, так как возможностей склада при нынешнем состоянии его автоматизации хватит еще на достаточно длительный период активного развития компании.

Я не говорю уже о том, что теперь мы имеем единую полноценную систему, которую можно развивать под потребности предприятия, не опасаясь проблем с производительностью и моральным устареванием.

Основная проблема проекта, на мой взгляд, — быстрое изменение бизнес-процессов компании, постоянная реорганизация, стандартизация, внедрение новых управленческих и торговых технологий и подходов к работе. Периодический пересмотр требований к системам автоматизации и даже внесение корректив в уже созданные модули несколько затянули реализацию проекта».

Планы и перспективы: от управления автотранспортом до бюджетирования и платежного календаря

Потребности компании «Камис-Приправы» быстро растут, и даже того, что уже сделано, спустя некоторое время становится недостаточно. На вторую очередь проекта, которая должна стартовать осенью 2005 г., запланировано решение следующих задач:

• автоматизация взаимодействия (обмен данными в оперативном режиме) с удаленным филиалом компании в г. Санкт-Петербург;
• автоматизация управления доставкой (с автоматическим расчетом маршрутов движения автотранспорта с помощью программного продукта «ИНГИТ: Деловая карта»);
• внедрение полноценной системы бюджетирования и платежного календаря для управления заявками на денежные средства с оперативным контролем соблюдения бюджетов и т. д.