Пример решения: Navicon Trade

Торговое решение Navicon Trade объединяет проектные разработки NaviCon, выполненные консультантами более чем на 10 проектах внедрения системы Microsoft Navision: WILO Rus, Планета Удачи, ТК Десан, Nycomed, Смайл, Forest, Интехлайн, Gedore Werkzeuge, Росмарк.

Отличительные характеристики решения Navicon Trade

• Опыт автоматизации торговых компаний различных отраслей: фармацевтика, продукты питания, парфюмерия, промышленные товары (инструмент и оборудование)
• Гибкость и тиражируемость. Данное решение удачно интегрирует в себе проектные разработки NaviCon, каждая из которых является тиражируемой. Это позволяет использовать только необходимую функциональность и при решении похожих задач использовать уже готовые и апробированные решения.
• Опыт практической реализации. Все компоненты, входящие в состав торгового решения, успешно внедрены на ряде вышеуказанных предприятий, что позволяет снизить риски проекта и избежать необязательных ошибок.
• Оптимальная стоимость. Использование готового торгового решения позволяет существенно сократить затраты на разработку и оптимизировать использование проектных ресурсов. Проектная статистика внедрений NaviCon показывает, что более 40% модификаций было взято из базы знаний компании NaviCon.

Примерная структура решения

Торговое решение NaviCon затрагивает следующие основные бизнес-процессы организации:

• Продажи
• Закупки
• Склад
• Планирование продаж и закупок
• Финансовый учет и управление

Продажа

Создание Квоты (Коммерческого предложения)

Клиентские заявки поступают в офис компании по факсу, e-mail, телефону, напрямую менеджеру, или непосредственно в систему через персональный WEB доступ. Заявка регистрируется в системе как Квота (коммерческое предложение). В карточке клиента доступна комплексная информация по: истории его отгрузок и оплат, договорным условиям, комментарии, время резервирования товара для данного клиента, возможность разделения оплачивающей и получающей компании и т.д. Функциональность системы позволяет автоматизировать процесс согласования коммерческого предложения, Каждая новая версия КП может быть сохранена, и при необходимости восстановлена.

Подбор товара из каталога в документах продажи осуществляется удобно и эффективно, при этом менеджер, введя количество товара в документ, видит текущее состояние предложения, не выходя из окна подбора. В случае дублирования позиций в заявке они автоматически добавятся к введенным ранее. Также в окне подбора доступна вся информация, необходимая менеджеру для продаж: стоимость единицы товара, как с налогами, так и без, в рублях и/или в валюте; свободное наличие товара на складе/складах, при этом есть возможность мониторинга, как общего наличия товара, так и резервированного товара по признаку "свободно к продаже на складе","свободно в Пути" (свободный товар, на который уже есть отгрузочные документы и который планируется в ближайшее время быть на вашем складе, например, товар в машине на пути к таможне или товар на таможне), "свободно в заказах Поставщику" (свободный остаток товарных позиций, заказанных у Поставщика и планируемых к приходу по определенному графику). Под словом "свободно" понимается разница между общим товарным запасом и сформированным резервом.

Функциональность системы позволяет "проваливаться" в товарные операции. Например, менеджер может раскрыть общее количество "в пути" и проанализировать сколько товара движется по каким документам, и когда планируется его доставка на склад.

Преобразование Квоты в Заказ

После ввода и согласования коммерческого предложения с заказчиком, запускается процедура "Создать Заказ", которая автоматически создает счет на оплату. Действия сотрудников любой компании подчиняются определенным бизнес-правилам. В ООО "НавиКон Трэйд" права менеджера, работающего с клиентом, ограничиваются запуском процедуры создания Счета клиенту. Менеджеры могут оставить любые комментарии по клиенту, чтобы любой сотрудник компании мог без особых затруднений работать с ним далее.

Интерактивная Панель управления Заказами клиентов — мониторинг продаж

Сотрудник Сustomer Service (администратор продаж) ООО "НавиКон Трэйд" управляет следующим этапом работ. На специально созданной для него диспетчерской панели можно наблюдать все стадии прохождения клиентского заказа, от момента его создания до отгрузки. На данной панели представлена вся основная информация, необходимая для принятия верных решений. В обязанности сотрудников customer service входит работа по установке/снятию резерва товара, отслеживание баланса Клиента и прихода оплат, назначение складу на отгрузку товара, резолюция для отдела логистики по формированию закупки под Клиента, замена позиций по желанию Клиента, перевыставление счета и т.п.

Обработка Заказов Продажи

Торговое решение позволяет реализовать дифференцированный подход к клиентам, в зависимости от важности и статуса Заказчика, объема заказа и других параметров. В заказе продажи менеджер ООО "НавиКон Трэйд" может присвоить документу различные статусы:

• Статус "срочно" — в этом случае склад собирает товар в минимальные сроки;
• Статус "отгружать" — выполняется отгрузка. Данный статус проставляется при выполнении клиентом следующих условий: оплата счета, возможности по кредиту и другие условия, предусмотренные инструкцией; Статус "отгружать" формирует задание складу на Подбор, Упаковку и Выдачу товара Заказчику с минимальными временными затратами. В счете предусмотрена возможность выбора банка, в который пойдет оплата клиента.
• Статус "резолюция" выполняется в ситуации, если по товарным позициям, временно отсутствующим на складе, нужно сформировать задание на закупку. Данное задание автоматически становится доступно в отделе закупок и по нему создается заказ Поставщику.

Не желая "замораживать" свободные денежные средства, многие клиенты ООО "НавиКон Трэйд" до внедрения Microsoft Navision просили выставлять счета на оплату раздельно по позициям "в наличии" и по позициям, которых в данный момент нет на складе. С внедрением торгового решения это стало возможно. Печатная форма счета может формироваться не только как общий счет на оплату, но и как счет по наличию (только позиции, которые реально есть на складе (100% отгрузка)), как счет-долг (позиции, которых нет временно в наличии). В печатном варианте для Счета-долга могут указываться примерные сроки прихода товара на склад.

Визирование заказов на продажу

Бизнес-процесс продажи в компании ООО "НавиКон Трэйд" устроен таким образом, что каждая операция должна пройти определенную цепочку согласований:

Для того чтобы выполнение данного условия не снижало оперативность выполнения заказов, в рамках решения NaviCon Trade разработана специальная функциональность. Таким образом, менеджер ООО "НавиКон Трэйд" в заказе продаж (в специальной закладке "Визирование") имеет возможность вручную отслеживать информацию по статусу (UserID утвердивших пользователей, дата и время утверждения), сумму счета, сальдо, размер просроченной и непросроченной задолженности по клиенту; информацию об изменении величины скидки. Каждый из участников цепочки, проставляя свою визу на утверждение, либо отклонение, использует специальные кнопки "Утвердить" и "Отклонить". Важной составляющей в реализации процедуры согласования является интеграция c Microsoft Outlook. При утверждении заказов, если введен E-Mail получателя, автоматически отправляется письмо с уведомлением об утверждении заказа.

Отгрузка товара

Как только в системе регистрируется статус "отгружать", на складе у ответственного кладовщика формируется лист задания, по которому он может назначить ответственного за подбор соответствующего документа. Работник склада может при желании клиента объединять различные складские накладные в один документ, и, соответственно, отгружать все по одному пакету документов. После подбора ответственный кладовщик учитывает факт подбора в системе, при этом менеджеры видят то, что было реально подобрано, на какую сумму, процент подбора, можно ли звонить клиенту и говорить, что он может забирать свой товар, пусть даже частично.

Как только Клиент приходит забирать товар, кладовщик производит сверку фактического содержимого подбора с документальным вместе с Клиентом и после этого регистрирует отгрузку товара (фактически отгруженного) Клиенту. Одновременно с отгрузкой могут печататься сопроводительные документы: счет на отгруженный товар, накладная, счет-фактура установленного образца.

Заметим, что склад не выписывает документы, он их не создает, он их только печатает и подписывается под отгруженным со склада товаром.

В зависимости от бизнес-правил каждой компании, печать документов и регистрация на бухгалтерских счетах проводок по отгрузке может осуществляться не на складе, а в бухгалтерии.

Другие функциональные возможности решения Navicon Trade

Многоступенчатое резервирование ООО "НавиКон Трэйд"

В функциональности торгового решения предусмотрена возможность сложного многоступенчатого резервирования товара. Автоматизированная система резервирования сводит к минимуму риск непредумышленного "обмана" клиента, позволяет сбалансировать спрос и предложение, и, как следствие, увеличить оборачиваемость и завоевать лояльность Покупателя.

После одобрения Коммерческого предложения Клиентом, при создании Заказа (счета) Клиенту товар автоматически резервируется по данному документу на срок резервации, установленный в карточке Клиента, который может быть индивидуальным, групповым или экспертным. Сразу после назначения резерва значение поля "свободное количество" уменьшается на величину резерва. Зарезервированный товар уже больше не доступен как "свободный на складе".

Основная логика решения резервирования NaviCon Trade заключается в обеспечении Покупателю соблюдения договоренностей и обещаний по продаже товара, который может быть на складе, в Пути или заказанным Поставщику. Резервирование является "головной болью", поскольку "замораживает" ликвидный товар, сложно отслеживается прохождение заказа клиента на различных стадиях Продажи. Ответственный сотрудник, работающий с панелью управления заказами, путем простейшей процедуры фильтрации предварительно проверяет заказы, по которым истекает срок резервирования, и продлевает его (обычно это делается накануне для того, чтобы не снять автоматически резервацию у "нужного" клиента). В случае, если клиент оплатил выставленный счет или по данному клиенту есть дебиторское сальдо, то резерв по данному документу не "снимается" и остается до момента отгрузки товара. При запуске процедуры перерезервирования система автоматически обрабатывает огромные массивы информации, снимая автоматически резерв со счетов, по которым истек срок р

езервации. Весь освободившийся товар требуется обработать и заставить влиться в продажи. При этом процедура, помимо снятия просроченных резервов, назначает новые резервы в соответствии с хронологической последовательностью резолюции заказов. Это позволяет справедливо выстроить очередь из клиентов за недостающим в наличии товаром. При данной операции возможно учитывать приоритетность отдельного клиента для компании. При этом по таким вновь назначенным резервациям происходит проверка и снятие резерва с заказов товара "в Пути" и "у Поставщика", и освободившиеся позиции приобретают статус "свободно". Наша процедура изначально тонко привязывает индивидуальные заказы Клиентов к заказам Поставщика, т.е. мы резервируем товар под Клиента уже на стадии Заказа Поставщику.

Несмотря на заложенную логику перерезервирования, решением предусмотрена возможность коррекции резервов экспертным методом. В компании ООО "НавиКон Трэйд" правом такой коррекции обладают только ведущие пользователи системы

Расчет комиссии с продаж

В компании ООО "НавиКон Трэйд" существует практика выплаты комиссионного вознаграждения своим менеджерам по результатам закрытия периода по продажам, еженедельно или ежемесячно.

Начальник отдела продаж при расчете комиссионного бонуса использует специальный отчет, в котором система отражает брутто/нетто оборот каждого менеджера, высчитывает валовую прибыль от продаж, процент скидок, сделанных клиентам, высчитывает сумму и процент продаж менеджера по регионам, отраслям и т.д. На основании выведенной информации формируется оборот менеджера с учетом всех поправок на коэффициенты. Далее система подсчитывает сумму всех вычетов на основании возвратов от клиентов, претензий и выплаченных клиентам комиссионных. Как результат, система выводит итоговую цифру начисления премиальных для каждого менеджера.

Управление ценами

С учетом разработанной ценовой политики формируются правила начисления скидок клиентам. Скидки могут быть кумулятивными и некумулятивными, постоянными, временными, существуют так же скидки за своевременную оплату и т.д. Скидки смогут рассчитываться в зависимости от группы товара, группы клиента, а также на пересечении конкретного клиента с товаром.

В зависимости от времени и ситуации в системе реализована концепция специальных предложений или акций, предусматривающая продажу товара по специальным ценам, организацию целевых распродаж.

Расширенное ценообразование (взаимосвязь закупочной и продажной цены).

При вводе товара с ценой покупки, отличной от предыдущей цены закупки, может возникнуть две ситуации:

1. Новая цена закупки меньше предыдущей. В таком случае, цена продажи не меняется, и только пересчитывается процент наценки.
2. Новая цена закупки больше предыдущей. В таком случае, специалист, вносящий данный заказ, принимает решение либо об изменении цены продажи, либо об изменении процента наценки.

В рамках торгового решения NaviCon Trade реализована функциональность, позволяющая предлагать изменения продажной цены в зависимости от изменения закупочной. Любое изменение цены протоколируется, и ведется их история.

Анализ и статистика продаж

Для того чтобы оперативно влиять на оборот компании, эффективно планировать объемы продаж и закупок, руководству ООО "НавиКон Трэйд" необходима оперативная информация по статистике продаж, а также инструменты для ее анализа

В соответствии с корпоративными требованиями ООО "НавиКон Трэйд" коммерческим отделом формируется специальный отчет. Информация в отчете формируется на основе более чем 15 аналитических признаков (по менеджерам, юридическим лицам, товарным группам, направлениям деятельности и т.д.). Графическая реализация отчета выполняется средствами OLAP-проектирования (Online Analytical Processing).

Закупки

Основной бизнес процесс закупок

После того как сформирован план закупок, система рекомендует поставщика на основе таких параметров как ожидаемые сроки поставки, цена, наличие товара. При этом менеджер имеет возможность принять решение, исходя из собственной оценки условий, предлагаемых поставщиком. После того как выбор осуществлен система формирует ряд заказов покупки. По созданным заказам покупки менеджер имеет возможность отслеживать информацию об ожидаемых датах поставки, комплексности выполнения заказов (полная или частичная отгрузка). Данная информация автоматически отображается в системе, которая интегрирована с корпоративными системами поставщиков.

Товар в пути: текущее состояние

После отгрузки товара поставщиком в системе формируется специальный документ — "товар в пути", с помощью которого партия товара перемещается по контрольным точкам транспортного маршрута). Контрольные точки транспортного маршрута реализованы в системе как виртуальные склады, а перемещение между ними осуществляется стандартной функциональностью транзитных перемещений.

В процессе взаимодействия с Клиентом менеджерам ООО "НавиКон Трэйд" необходимо видеть в системе текущее состояние зарезервированного товара. Такой механизм позволяет в любой момент реально отслеживать местонахождение товара и предположительные даты поступления товара на склад.

Специфика импортных поставок

В своей деятельности компания ООО "НавиКон Трэйд" часто взаимодействует с западными поставщиками, что связано с определенной спецификой. В соответствии с действующим законодательством в приходной накладной для каждого товара необходимо фиксировать номера ГТД, страну происхождения, номер позиции в таможенной декларации. Учитывая большие объемы поставок из Германии (2-3 машины в неделю, в среднем 200 наименований в каждой машине), автоматизация переноса данной информации является критически важной. Для уменьшения временных затрат на осуществление подобных операций разработан механизм одновременного приходования всех товарных позиций из всех заказов покупки, которые были доставлены одной машиной и имеют один номер ГТД. Автоматизация расчета таможенных пошлин выполнена путем создания специального отчета, который рассчитывает суммы по разным ставкам таможенных пошлин, которые необходимо уплатить.

Склад

В функциональности торгового решения "NaviCon Trade" предусмотрены все основные процедуры по складу:

• Подбор и размещение товаров;
• Отгрузка и переброска;
• Плановые поставки;
• Внутренние перемещения;
• Альтернативные методы подбора товаров — под заказ, под проект, под отгрузку;
• Пополнение ячеек на основе заранее определенных уровней товарных запасов.

При подборе товара система автоматически указывает его местонахождение на складе. И, напротив, при получении и размещении прибывших партии система подсказывает на какую площадку хранения, и в какую ячейку их можно поместить.

Оперативность поставок, точное выполнение заказов прямо зависит от того, насколько оптимально работает склад. Торговое решение "NaviCon Trade" позволяет подразделить склад на отдельные зоны, области хранения, ячейки и ранжировать их. Благодаря этому, устанавливается порядок и очередность подбора и размещения товаров. Ячейки могут быть "фиксированными" либо плавающими. Система "фиксированных" ячеек дает пользователя возможность настройки индивидуальной схемы хранения конкретного вида изделий. Система "плавающих" ячеек обеспечивает высокую гибкость манипулирования и оптимизирует использование складского пространства. Все ячейки упорядочены и ранжированы, за счет чего задаются приоритеты и последовательность их пополнения и изъятия товаров. На основе установленных минимальных и максимальных параметров заполнения и приоритетов система может предложить оптимальную модель пополнения ячеек.

Отгрузка товаров с истекающим сроком годности.

Работая в секторе FMCG, для компании ООО "НавиКон Трэйд" принципиально важно соблюдение сроков годности. В этих целях в рамках торгового решения реализована функциональность списания товаров по методу FEFO (First Expired First Output). В первую очередь по умолчанию расходуется товар с истекающим сроком годности, это достигается за счет реализации функции, отслеживающей срок годности товара, что позволяет снизить издержки от порчи товара.

Планирование продаж и закупок

ООО "НавиКон Трэйд" совмещает покупку товаров под заказ и под склад (активная и пассивная программа). Как правило, по ходовым товарам (продукты питания, бытовая химия) поддерживается складской запас, а закупка дорогого оборудования осуществляется под конкретный заказ. Системой предусмотрена возможность ранжирования товара на группы А Б и С (по обороту, количеству, прибыли или другим методам). При этом для каждой группы определяются свои правила закупки. Для товаров, которые закупаются под склад (активная программа) данной функциональностью предусмотрена возможность определять формулу расчета безопасного складского остатка.

Пассивная программа (закупка под заказ)

Заказы по пассивной программе формируются только на основе заказов продажи. В данном случае, после того как менеджер отдела по работе с клиентами проставляет статус "Резолюция" в документе Заказа (Счета) клиенту, в системе автоматически формируется заявка, называемая Пассивной. Фактически это товарный долг перед клиентом. Процедура заказа товара отправляет в заказ только те позиции, которые отсутствуют в свободном движении в Пути или в заказе. Принимая решение о заказе, менеджер ориентируется на следующие факторы:

• Текущий баланс клиента (% предоплаты)
• История взаимоотношений (своевременное погашение кредиторской задолженности)
• Приоритет клиента (возможность установить группы приоритета)

Используя функциональность торгового решения NaviCon Trade, менеджер имеет возможность рассчитать оптимальный размер партии.

Нередко перед менеджером стоит задача расчета оптимальной партии заказа товара. Такая ситуация возникает в связи с тем, что менеджеру необходимо учитывать и соответственно минимизировать издержки на закупку: хранение, страховку, доставку и т.д.

Для расчета используются показатели, влияющие на стоимость заказа:

• Стоимость заказа (партии)
• Стоимость доставки, страховки товара
• Стоимость хранения партии на складе

Активная программа (закупка под склад)

Заказы по Активной программе рассчитываются по формуле и на основании ABC анализа, минимального складского запаса, наличия на складе, в пути и в заказах у Поставщика. В системе предусмотрена возможность типовых заказов под конкретных клиентов, для которых критично определенное постоянное наличие товара на складе.

Для расчета используются показатели, рассчитанные на основе статистики:

• максимальное количество
• Складской запас на случай сбоев в поставке, резких изменений спроса (точка дозаказа)
• период ожидания поставки
• коэффициент сезонности
• Экспертная оценка лиц принимающих решение

Настройка параметров планирования в карточке товара по активной программе

Финансовый учет и управление

Управление издержками

Для любой компании задача контроля внутренних издержек является важным фактором сбалансированного развития. Однако если прямые издержки контролировать несложно, то отслеживание косвенных затрат компании по мере роста превращается для руководства в головную боль.

Для того чтобы эффективно решить эту задачу применяют автоматические механизмы сбора, отслеживания и контроля внутренних затрат. Специально разработанное решение предназначено для последующего распределения затрат по аналитическим измерениям в случаях, когда в момент формировании проводки неизвестны базы распределения или объекты затрат, или когда требуется сохранить "первозданный вид проводки" в главной книге.

В практике управленческого учета ООО "НавиКон Трэйд" применяется механизм распределения накладных расходов на продажи (обработка заказов, планирование закупок и т.д.) по видам продукции. Применяя функциональность торгового решения NaviCon Trade, компания получила оперативную информацию о прибыльности того или иного продукта с учетом не только прямых, но накладных расходов. В отличие от классической схемы расчета, определение накладных затрат по методике ABC демонстрирует истинное распределение затрат. Основываясь на результатах ABC-анализа, руководство компании ООО "НавиКон Трэйд" отказалось от развития ряда продуктовых направлений, не смотря на их прибыльность с точки зрения классической схемы распределения затрат.

Учет себестоимости

Торговое решение NaviCon Trade позволяет анализировать себестоимость каждой единицы или партии товара, а также структуру этой себестоимости. Это достигается путем распределения товарных издержек по партиям товара, вплоть до индивидуального начисления на товар. Так, в случае получения товара по импорту, таможенные пошлины будут распределены в соответствии с ГТД, общие транспортные расходы в зависимости от веса товара и др. Оперативное формирование себестоимости товара позволяет осуществлять налоговое планирование в компании, оптимизировать расходы на товарные операции, проводить структурный анализ себестоимости.

Расчеты с холдинговыми структурами

Компания ООО "НавиКон Трэйд" активно взаимодействует с Клиентами и поставщиками, которые также являются холдинговыми структурами. Для целей управленческого учета в рамах торгового решения NaviCon Trade реализована возможность получать управленческую информацию о задолженности и перемещениях товара в общем срезе (по холдингу в целом), а также отдельно по каждой организации, входящей в состав холдинга.

Управление дебиторской задолженностью

Клиенты ООО "НавиКон Трэйд" имеют возможность покупать товары в кредит. Для того чтобы с одной стороны снизить риски не возврата кредита, а с другой повысить объем продаж за счет работы с клиентами в кредит, необходимо отслеживать размер просроченной задолженности и кредитного лимита. Данная функциональность выполнена в рамках торгового решения NaviCon Trade. На основе данных о предыдущих транзакциях клиента данный инструмент автоматически создает журнал клиентов (Stop list), по которым необходимо заблокировать отгрузку товара. Наряду с автоматизацией данной функции предусмотрена возможность выборочного (экспертного) принятия решения о поставке товара, например, в условиях длительного сотрудничества с клиентом.

Внутренний учет для холдинговых структур

Компания ООО "НавиКон Трэйд" является холдинговой структурой и состоит из трех юридических лиц. В целях ведения управленческого учета для руководства компании необходимо, чтобы все данные (складские остатки, дебиторская и кредиторская задолженность, другие финансовые показатели деятельности группы компании) можно было видеть в едином разрезе. Наряду с этим, другим обязательным требованием является ведение бухгалтерского и налогового учета по каждому юридическому лицу отдельно.

В основу реализации такого подхода положен алгоритм обмена данными, при котором управленческий учет ведется в единой консолидированной фирме, из которой впоследствии транслируются данные для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности отдельных юридических лиц.

В системе такой подход выполнен путем автоматизации работы компании в рамках единой базы данных. При этом в базе создаются 4 фирмы: единая управленческая фирма и 3 фирмы, соответствующие каждому юридическому лицу (А, Б, С). С необходимой периодичностью система осуществляет трансляцию данных из оперативного учета в бухгалтерские фирмы.

• Оперативный управленческий учет ведется через фирму, в которой регистрируются все документы, и доступна информация по всем юридическим лицам, входящим в группу компаний ООО "НавиКон Трэйд": складские остатки, дебиторская и кредиторская задолженность, другие финансовые показатели деятельности группы компании.
• Юридические лица (А, Б, С) — это фирмы, в которых ведется бухгалтерский и налоговый учет.
• Трансляции данных (сверху вниз) — периодическая процедура, которая транслирует данные из оперативного учета в бухгалтерский и налоговый. Важным моментом является тот факт, что не все документы из оперативного учета могут транслироваться в бухгалтерский учет

Функциональностью торгового решения NaviCon Trade также предусмотрена возможность использования других схем автоматизации группы компаний. Среди них архитектура "снизу вверх", когда первичным является данные бухгалтерского учета, на основе которых формируется консолидированная информация по юридическим лицам.

Эффект от внедрения системы в компании Навикон Трейд