Обзор "ИТ в торговле 2007" подготовлен	При поддержке

Пример решения: Создание автоматизированной системы бюджетирования ГК «Спортмастер»

Создание новой системы бюджетирования в группе компаний «Спортмастер» началось с разработки методологии. Построенная в результате проекта система позволила вести формирование и согласование бюджетов практически в режиме реального времени.

О заказчике

Группа компаний «Спортмастер» лидер на рынке товаров для спорта и отдыха в РФ. В состав группы входит крупнейшая в Восточной Европе сеть спортивных магазинов «Спортмастер», франчайзинговые сети «Спортландия» и «Columbia», а также сеть магазинов повседневной одежды «O`Stin».

Кроме того, ГК «Спортмастер» осуществляет дистрибуцию более 200 торговых марок. Группа владеет эксклюзивными правами на ряд спортивных брендов на территории РФ и СНГ.  На данный момент ГК «Спортмастер» насчитывает более 100 магазинов на территории стран СНГ. В 2007 году начат новый проект открытия спортивных гипермарктов «Спортмастер» площадью 6-8 тыс. кв.м. В этом формате сочетается широта выбора товарных категорий, качество ассортимента ведущих брендов и демократичное ценовое предложение, доступное широким слоям населения.

Задачи проекта

Организация бюджетного планирования в крупных территориально-распределенных компаниях невозможна без применения средств автоматизации. Исторически в группе компаний «Спортмастер» бюджетное планирование было реализовано с помощью приложений собственной разработки, базирующихся в основном на средствах MS Excel. Однако масштабы бизнеса группы и планы по дальнейшему развитию, которые предполагали более чем 50-процентный рост ежегодно, заставляли задуматься о необходимости применения нового, более мощного инструмента. Существовавшие решения все хуже справлялись с обработкой возрастающих объемов информации. Кроме того, пользователи предъявляли новые требования к скорости, удобству работы с информацией, возникла потребность в более широких возможностях анализа бюджетных данных.

В связи с этим руководством ГК «Спортмастер» было принято решение усовершенствовать процедуру бюджетного планирования, разработав новую методологию бюджетирования, а также внедрив для поддержки бюджетирования автоматизированную систему промышленного уровня.

Предложенное решение

Критерии выбора средства автоматизации были связаны с масштабом и спецификой бизнеса ГК «Спортмастер». Существенным критерием стала возможность гибкой настройки системы под бизнес-модель заказчика, а также возможность самостоятельного внесения изменений в систему при изменении бизнес-процессов. С учетом этих требований, в качестве платформы для реализации системы был выбран продукт Cognos Planning. Для разработки системы была приглашена компания IBS, имеющая большой опыт в области реализации систем бюджетного планирования на платформе Cognos, опытную команду консультантов и эффективную методологию ведения подобных проектов.

В ходе проекта консультантами IBS совместно с сотрудниками заказчика были решены следующие основные задачи:

• формирование бюджета валовой прибыли;
• составление бюджета инвестиционной деятельности (открытие новых магазинов, капитальные вложения и т.п.);
• составление бюджета операционных расходов по всем подразделениям ГК (более 500 центров ответственности) в разрезе «потребителя» и «распорядителя бюджета»;
• согласование функциональных статей бюджета операционных расходов с ответственными за эти функциональные бюджеты;
• формирование сводных «Бюджета доходов и расходов», «Бюджета движения денежных средств» и «Расчетного баланса по компании»;
• формирование «Бюджета доходов и расходов подразделений» с учетом внутренних оборотов по товарам и услугам;
• интеграция системы бюджетного планирования на базе Cognos Planning с внешними учетными системами.

Проект стартовал 6 марта 2006 г. Первый этап проекта (бюджетирование «сверху») был завершен 15 апреля, а второй этап (бюджетирование «снизу») – 15 июня 2006 года. В августе проект был полностью завершен, система передана в промышленную эксплуатацию.

Результат проекта

Созданный в результате проекта в группе компаний «Спортмастер» автоматизированный инструмент обеспечил поддержку нового регламента бюджетного планирования и составления отчетности, обеспечив прозрачность выполняемых бизнес-процедур.

Сергей Федоров, заместитель генерального директора ГК «Спортмастер»:

«В результате реализованного специалистами IBS и «Спортмастера» проекта повысилась прозрачность, точность управленческих данных, сократились сроки подготовки планов. Благодаря единой автоматизированной системе мы видим происхождение плановых и отчетных данных до самых первоисточников. Упростилась процедура внесения изменений – теперь пересчитывать бюджет с учетом вносимых корректировок можно практически в режиме реального времени».

Главным преимуществом новой системы стала достоверность бизнес-информации. Предоставляемые информационной системой богатые возможности дополнительного анализа данных в различных разрезах позволяют руководителям принимать обоснованные управленческие решения, основанные на более точной и актуальной информации.

В ходе проекта по развитию системы, выполненного в 2007 году, было осуществлено расширение бюджетной модели, заложенной в систему бюджетирования. Благодаря этому была реализована возможность быстрого расчета бюджетов обособленно для каждого из дивизионов ГК «Спортмастер». Отдельные направления бизнеса Группы получили дополнительные полномочия по управлению собственной бюджетной моделью и администрированию бюджетного процесса в автоматизированной системе. Также расширено количество внедренных рабочих мест Cognos Planning.