Предпочтения оптовиков: ИТ-аутсорсинг в цене

Оптовики склонны чаще решать проблемы в сфере информационных технологий посредством покупки внешних ИТ-услуг, а не собственными силами. Эти предприятия тратят на внутренние ИТ-отделы существенно меньше, чем принято в экономике в целом. При этом больший приоритет компании отрасли отдают закупкам аппаратного обеспечения.

В структуре затрат предприятий оптовой торговли их расходы на зарплату ИТ-сотрудников составляют всего 7% против 12% в целом по экономике, на ПО - 15% против 18%, зато на аппаратное обеспечение (АО) тратится 49% против 47% и на обучение отводится по 1%.

Структура ИТ-затрат оптовиков

Источник: CNews Analytics, 2008

Сравнительно невысокие затраты на зарплату сотрудникам внутренних ИТ-отделов компенсируются более высокими затратами на ИТ-услуги – 28% против 22%. Таким образом, оптовики склонны решать задачи в сфере информационных технологий посредством покупки услуг ИТ-компаний.

По сравнению с оптовиками автодилеры тратят больше как на свои собственные ИТ-отделы, так и на внешние ИТ-услуги — на 3% и7% соответственно. Расходы на ПО и обучение имеют одинаковую долю – по 15 и 1%, а доля затрат на АО у оптовиков существенно больше и составляет разницу в 10% (49% 39%). При этом оптовики больший приоритет отдают закупкам аппаратного обеспечения.

Софтверные предпочтения оптовиков

Предприятия оптовой торговли закупают ПО, обеспечивающее быструю доставку товаров со складов, а также удобную работу с каждой розничной сетью и с каждым дилером. Не менее важно, чтобы решение позволяло оптимизировать использование складских площадей и управлять складскими остатками с привязкой к прогнозируемому спросу на те или иные ассортиментные позиции. Оптовым компаниям важно управлять не только одним, а множеством складов, расположенных в разных регионах. Географическая распыленность бизнеса накладывает дополнительные требования к информационной системе.

На современном рынке существуют ИТ-решения, удовлетворяющие основные потребности оптовиков. В частности, они позволяют отслеживать исполнение договора с каждым заказчиком в режиме онлайн. В системе крупной оптовой компании может одновременно находиться до 1000 пользователей, ежемесячно может совершаться до 300 000 логистических и складских операций.

Менеджер оптовой компании в любой момент времени видит актуальную информацию о том, по какому договору, с каким контрагентом, когда и сколько какого товара было отгружено. Предоставляются данные и о том, какая часть отгрузки была оплачена (с датой оплаты и номером платежного поручения), сколько было ранее перечислено авансов по данному договору и какие авансы были закрыты поставкой. Если договор предполагает наличие спецификаций, то системы ведут учет сроков отгрузки и оплаты в разрезе спецификаций.

Одна из ключевых проблем при планировании отгрузок – скорость обработки заказа, а также учет изменений и дополнений к договорам. Например, трудности могут возникнуть при поступлении в результате телефонного разговора заказа от розничной сети на поставку партии консервированного продукта. Менеджеру требуется определенное время, чтобы занести информацию о заказе в базу данных, указав название компании-контрагента, даты телефонного разговора, объема необходимой партии. После этого начинается подготовка договора на поставку, осуществляется проверка наличия товара на складе, уточняется цена поставки и возможность предоставления скидки. Если товара на складе нет, то потребуется время для заключения договора с заводом-изготовителем на поставку. При отсутствии товара на складе менеджер должен иметь возможность сформировать электронный запрос к системе о том, какие заводы-изготовители производят данный товар, каковы отпускные цены у данного производителя, имеется ли у оптовой компании ранее заключенный договор с этим заводом и т.д.

Таким образом, предварительная работа по обработке заказа может длиться от одного дня до недели, и длительная обработка запроса может привести к срыву заказа. Однако если заказ выполнен и договор готов, может возникнуть еще одно препятствие. Например, в результате переговоров с заказчиком принимается решение изменить отдельные параметры заказа, для реализации чего требуется дополнительное время. При организации бизнес-процесса, включающего информационную систему, время работы с заказом не должно превышать одного дня.

Проблемы в области логистики, связанные с тем, с какого склада отгрузить товар, как сделать доставку товара дешевле, в рамках систем складской логистики решаются благодаря поддерживаемой возможности одновременной работы с несколькими складскими помещениями или отдельными зонами внутри одного помещения.

Наряду с простым ведением баз данных обрабатываемой товарной номенклатуры появляется возможность объединения отдельных единиц товарной номенклатуры в партии хранения. Для них можно задавать набор дополнительных признаков, которые могут использоваться при обработке товаров, входящих в данную партию (срок годности, срок хранения, серийный номер, VIN-номер, данные по сертификации товара и т.д.).

Выбор ИС

Информационная система для оптовой торговли должна предоставлять возможность ведения некоего подобия кредитной истории каждого клиента. Помимо объема дебиторской и кредиторской задолженностей в работе с розничными сетями, система должна выдавать аналитические данные о сроках задолженности контрагента и дате, с которой она исчисляется, рассчитывать средний срок дебиторской задолженности данного контрагента и сравнивать с условиями расчетов, прописанных в договорах. Кредитная история контрагента важна в случае предоставления товарного кредита, то есть при оплате товара через определенное время после отгрузки. На основании данных системы менеджер принимает решение о предоставлении или не предоставлении товарного кредита, сроках кредитования и цене сделки. Особенно важно своевременно иметь историю контрагента в том случае, если оптовик сам кредитуется в банке под закупку товара. Сроки расчетов за отгрузки должны быть синхронизированы с оплатами кредитов, выданных оптовику.

Общая задача — закупить такое ПО, которое было бы удобно для управления всеми составляющими себестоимости и имело бы возможность синхронизации с информационными системами розничных сетей для обмена электронными документами с электронно-цифровой подписью. Соответственно основные элементы стратегии информатизации предприятий оптовой торговли - это выбор производителя системы, исходя из функционала и качества сервисной поддержки, определение сроков внедрения, последовательности внедрения. После этого, в случае необходимости, производится обновление аппаратного обеспечения в соответствии с требованиями информационной системы.

Информационная система должна включать в себя следующие основные блоки: управление продажами (рабочее место менеджера, анализ статистики продаж, составление прогнозов отгрузки, прайс-листы, информация о наличии товара на складе), управление ассортиментом (классификация товаров, потребительские свойства, наличие или отсутствие необходимых сертификатов), управление закупками (формирование заказов для заводов-изготовителей), импортная логистика, внутренняя логистика, управление складами.

Рост ИТ-затрат в 2002–2007 гг.

Источник: CNews Analytics, 2008

На протяжении шести лет затраты оптовиков на программное обеспечение постоянно росли, что говорит о сохраняющейся потребности в обновлении информационных систем и о непрерывном процессе их внедрения. Косвенно подтверждает этот факт увеличение предложения ИТ-решений для оптовой торговли.

Наращивание "железа" и сервисов

Как уже говорилось выше, в большей степени оптовики вкладываются в обновление аппаратного обеспечения: закупку компьютеров, серверов, другого оборудования. Если пять лет назад такого рода затраты находились на уровне ниже двух миллиардов рублей, то в 2007 году они превысили три миллиарда рублей. Такой интерес оптовиков к обновлению АО может означать, что начался этап стратегии информатизации, предусматривающий подготовку предприятий сектора к внедрению новых информационных систем. Если данное предположение верно, то в ближайшие годы, по завершении обновления аппаратных мощностей, следует ждать роста вложений в ПО и стабилизацию или снижение вложений в АО.

Данное предположение подтверждается и динамикой затрат на ИТ-услуги. Они демонстрируют уверенный рост, что косвенно может свидетельствовать о проведении значительным числом оптовых предприятий ИТ-аудита. Последний, как и закупка АО, представляет собой предварительный этап перед началом внедрения нового программного обеспечения.