Поможет ли информатизация оптовикам?

Какое место информатизация занимает в формировании тренда развития оптового бизнеса? Основное ее преимущество состоит в том, что при правильно выбранной стратегии внедрения нового ПО, происходит ускорение совершения сделок и внутренних бизнес-процессов. В конечном счете это позволяет уменьшить необходимые минимальные остатки на складах, что автоматически означает снижение объема денежных средств, замороженных в запасах - а значит, повышает рентабельность бизнеса.

Оптовый бизнес за последние четыре года неуклонно наращивал обороты, что позволяло ему больше средств расходовать на информатизацию. Рост оборотов рынка – это не только рост доходов оптовых компаний, не только рост зарплат и бонусов менеджерам, но и повышение конкуренции на рынке, а значит усложнение задач управления бизнесом.

Управление бизнесом – вот те ключевые слова, которые всегда следует помнить при анализе места информатизации в стратегии развития. Что мы имеем на сегодняшний день? Мы имеем рост оборотов бизнеса – с 5,5 трлн руб. в 2003 г. до 14,6 трлн руб. 2006 г. Учитывая ежемесячные темпы роста оптового бизнеса в 2008 г. – 2 трлн руб. – есть основания прогнозировать годовой оборот в 24 трлн руб. Даже если это будет 20 трлн руб., все равно рост существенный.

Мы также имеем два параллельно текущих процесса – увеличение числа компаний с одной стороны и консолидацию бизнеса с другой стороны. На конец 2005 года число оптовых компаний составляло 399 тыс., из них крупных и средних – 19,6 тыс. На конец 2006 года общее число оптовых компаний равнялось 460 тыс., из них крупных и средних – 19,2 тыс. Количество компаний растет; число крупных и средних очень незначительно, но сокращается. Увеличивается географический охват - крупные и средние оптовые компании стремятся расширить ареал своего присутствия.

С учетом перечисленных тенденций - как может повлиять фактор информатизации? Здесь все неоднозначно. Если это крупная оптовая компания, то ее полная информатизация с учетом региональных подразделений длится долго и стоит дорого. Дорого – это важный фактор в условиях растущей конкуренции. По сути, стоит вопрос, построить новый склад в перспективном месте или внедрить новую систему? Обе инвестиции носят стратегический характер, а денег на то и на это нет. Внедрение хорошей системы стоит от 10 млн долларов. Можно занять, но если и так большая задолженность перед банками, ведь кредиты берутся также на пополнение оборотных средств.

Также следует помнить, что просчитать экономическую эффективность открытия нового склада, если есть понимание потребностей розничных продавцов в данном регионе - задача, в общем-то, решаемая, а вот оценить экономическую эффективность внедрения информационной системы – задача методологически сложная и до конца не решенная. Да, система позволить ускорить ввод многих данных и устранить их дублирование. Но только при условии наличия четких регламентов ведения базы данных. Да, система позволит формировать более гибкие и удобные отчеты для руководства. Но при условии, что руководство проявит политическую волю и заставит подразделения корректно вводить информацию. И еще при условии, что система действительно полностью адаптирована под оптовый бизнес. Нередки случаи, когда заявленный в рекламных проспектах функционал на практике требует длительной адаптации, дописки и т.п. под нужды конкретной компании.

Структура факторов, определяющих будущие изменения в развитии сектора оптовой торговли

Нужна ли оптовикам прозрачность?

Относительно политической воли стоит добавить, что всегда надо понимать, кто субъект процесса. Оптовый бизнес с большими оборотами, объемами поставок и расчетов, как и любой другой бизнес, имеет внутри себя некоторый, постоянно обновляющийся набор схем разной цветности и оттенков (серые, черные, и т.д.), которые при внедрении системы и появления корректных отчетов становятся прозрачны, что для руководства бывает крайне нежелательно и сдерживает внедрение. Хочется так, чтобы и информатизация была, и схемы не видны. Достичь этого можно только вводя в базу не полную информацию или не во всех разрезах, а это может свести на нет все преимущества системы.

Второй вопрос – стратегия информатизации. Если денег недостаточно для крупномасштабного внедрения, то быть может, стоит пойти по пути информатизации отдельных бизнес-процессов и постепенно подключать другие компоненты системы, причем необязательно одного производителя? По крайней мере, это вариант заслуживающий рассмотрения.

Не следует забывать, что и до внедрения системы в любой компании велся каким-то образом учет, сдавалась ежеквартальная отчетность. Может быть, это были старые версии 1С, может быть старые DOS-овские программы, может какая-то система, специально написанная программистами под нужды компании – спектр устаревшего ПО, с которым сталкиваются ИТ-компании, весьма и весьма широк. Более того, та система ведения учета все же позволила развиться бизнесу до нынешних масштабов. Как только начнется переход на новую систему сразу встанет вопрос о вводе данных в новую базу. От корректности ввода новых данных и импорта остатков предыдущего отчетного периода (до запуска новой системы или модуля) зависит корректность бухгалтерской и управленческой отчетности.

Одновременно с этим начнется череда внутрикорпоративных сверок – задача непростая даже для не самой крупной компании, а уж для имеющего региональные филиалы оптовика вообще представляется неподъемной в обозримый период времени.

Модули для оптовой компании

Итак, как говорилось ранее, основные модули, которые должна внедрить у себя оптовая компания: управление продажами, управление ассортиментом, управление закупками, импортная логистика, внутренняя логистика, управление складами. Рассмотрим, как каждая из компонент отдельно может помочь или помешать бизнесу оптовика. Управления продажами – позволит отслеживать в единой базе данных объем партии, отгруженной розничному продавцу, стоимость партии, дату отгрузки, номер договора, дату договора, номер склада, филиал, ответственное лицо (исполнитель), наличие или отсутствие отгрузочных документов. Соответственно, против каждой отгрузки будут проставлены соответствующие статусы, которые будут использоваться при формировании сводных отчетов.

Управление ассортиментом – позволит контролировать качество продукции и сроки годности. Соответственно против каждой имеющейся на складе ассортиментной позиции должны стоять – дата покупки, группа товаров, краткое описание потребительских свойств, а главное – факт наличия или отсутствия сертификатов. Большинство опций должно заводиться не в ручную, а выбираться из интегрированного в систему справочника.

Управление закупками – позволит быстро сформировать заказ заводу-изготовителю. Модуль должен отражать номер договора поставки с заводом-изготовителем, дату договора поставки, все приложения и дополнительные соглашения к договору, наличие задолженности завода-изготовителя по поставкам (сумма авансов), номер поставки, прогнозную дату поставки, объем поставки, цену поставки, общую стоимость поставки, номер филиала, номер склада, на который будет осуществлена отгрузка, факт наличия или отсутствия отгрузочных документов.

Логистика – позволит планировать грузопотоки. Модуль должен содержать всю информацию о наличии мест на складах и свободном транспорте.

Управление складами – позволит управлять свободным пространством склада, не допускать наличия незагруженных площадей на одном складе при нехватке места на другом складе.

Бухгалтерский и налоговый учет – модуль, в принципе мало отличающийся для всех торговых организаций.

По совокупности факторов информатизация выгодна оптовому бизнесу. Основное ее преимущество состоит в том, что при правильно выбранной стратегии внедрения нового ПО, происходит ускорение совершения сделок и внутренних бизнес-процессов, что, в конечном счете, позволяет уменьшить необходимые минимальные остатки на складах. Уменьшение минимального остатка, сокращение запасов автоматически означает снижение объема денежных средств, замороженных в запасах, а значит, повышает рентабельность бизнеса. Изменение объема запасов в денежном выражении может рассматриваться как критерий эффективности внедрения новых систем.