Пример решения: Автоматизация финансового и управленческого учета X5 Retail Group на базе «1С:Предприятие 8»

Привлекательность продуктовой розницы как бизнеса и объекта инвестиций во многом объясняется тем, что эта сфера экономики находится в самом начале процесса консолидации. По данным PricewaterhouseCoopers, в 2007 году лишь 6% от оборота продовольственной розницы в России приходилось на долю организованной торговли, представленной четырьмя крупнейшими сетевыми игроками. В Европе сети нередко контролируют до 60% рынка. Перспективы роста, основанного на слиянии разрозненных активов, очевидны, а одним из главных консолидаторов отрасли по праву считается X5 Retail Group.

Заказчик переживает последствия консолидации

В 2006 году произошло слияние розничных сетей «Пятерочка» и «Перекресток», и перед руководством объединенной компании встала нелегкая задача – перейти от разнородных систем финансового учета к единой программной платформе, которая охватывала бы сразу три контура автоматизации: РСБУ, МСФО и управленческий учет.

Необходимость такого перехода стала бесспорной после того, как финансисты X5 подготовили первый консолидированный отчет, объединивший данные «Перекрестка» и «Пятерочки» за 2006 финансовый год. «Компании были похожи тем, что МСФО-отчетностью в них занимались по одному высококвалифицированному менеджеру с одним-двумя помощниками, - объясняет Денис Поздеев, возглавляющий подразделения управленческой и МСФО-отчетности X5 Retail Group. - Каждый из них был великолепным профессионалом, и этого персонального мастерства было достаточно для составления отчетности в отдельно взятой компании. Для решения тех задач, которые возникли в объединенной компании, его уже явно не хватало». Различия в методологии учета, отсутствие единых справочников и общего формата предоставления данных - все это затрудняло сведение отчетности «Перекрестка» и «Пятерочки» воедино. Выдержать сроки и пройти аудит удалось только за счет повышения нагрузки на персонал финансовой службы и найма дополнительных специалистов. Проанализировав ситуацию, Наблюдательный совет X5 Retail Group постановил, что процедура подготовки отчетности должна быть пересмотрена и унифицирована, иначе в будущем под угрозой окажутся либо сроки сдачи отчетности, либо качество раскрытия информации.

Цели и задачи

Времени на реформирование информационных систем оставалось немного: в апреле 2007 года была сдана отчетность за предшествующий год, а уже в июле предстояло приступить к формированию полугодового отчета. Внедрить принципиально новую платформу за четыре месяца представлялось невыполнимым, поэтому первым делом финансовый менеджмент X5 Retail Group провел экспертизу существующего ПО на предмет возможной модернизации. Выяснилось, что используемая в «Перекрестке» платформа «1С:Предприятие 8» позволяет достичь необходимой функциональности путем разработки дополнительных модулей. В «Пятерочке» использовалась седьмая версия платформы «1С:Предприятие», поэтому проект был разделен на две части. Во-первых, требовалось адаптировать систему «Перекрестка» к составлению МСФО-отчетности и формированию управленческих данных, а во-вторых – перевести «Пятерочку» на восьмую версию «1С: Предприятие». Реализовать поставленные задачи взялась фирма «БухОфис+», которая ранее сотрудничала с «Перекрестком» и отвечала за автоматизацию бухгалтерского учета по РСБУ. На условиях субподряда к проекту подключился еще один интегратор – компания 2iS.

«Большая административная заслуга X5 Retail Group в том, что заказчик подошел к проекту с четко формализованными, хотя и нестандартными требованиями к архитектуре будущей системы, - рассказывает Сергей Петроченков, директор «БухОфис+». – Обычно холдинговые структуры настаивают на предоставлении дочерними компаниями готового пакета отчетности по РСБУ и МСФО, а это подразумевает достаточно высокий уровень квалификации бухгалтеров на местах. В X5 решились на унификацию системы учёта в целом и сбор всей первичной информации по РСБУ. Дальнейшая трансформация в МСФО и консолидация на уровне холдинга проходит в автоматическом режиме, а общий контроль над процессом осуществляют сотрудники соответствующих отделов в центральном офисе. Таким образом, консолидация в большей степени становится технической задачей, наличие детальной информации в консолидированной базе позволяет автоматизировать значительное количество поправок под требования МСФО - а такая схема требует меньших человеческих ресурсов».

Финансовый конструктор

Чтобы обеспечить единообразие поступающих данных, на подготовительном этапе были разработаны общие справочники по компаниям группы (несколько десятков юридических лиц) и контрагентам (35 тысяч компаний), составлен классификатор статей затрат, а также единый план счетов, использующийся для МСФО и целей управленческого учета. В итоге система пополнилась модулем «Мастер данных», который служит общей точкой ввода и позволяет синхронизировать информацию, поступающую от «Перекрестка» и «Пятерочки».

Подсистема МСФО, ставшая отличительной особенностью проекта, разрабатывалась силами компании 2iS. «В принципе весь функционал, необходимый холдингу X5 Retail Group, содержится в типовых решениях 1С, - говорит Михаил Харитонов, генеральный директор 2iS. – Другое дело, что функции «разбросаны» по разным прикладным продуктам. Например, управленческий и МСФО-учет реализован в «Управлении производственным предприятием», а модуль «Консолидация» подходит для создания отчетности в целом по холдингу. Но ради отдельных функций было бы нелогично закупать лицензии на комплексные продукты, заранее зная при этом, что часть возможностей окажется невостребованной. Компания 2iS специализируется на создании решений, нацеленных на выполнение локальных задач. В частности мы разработали для X5 модуль МСФО, дополнивший типовое решение «1С:Бухгалтерия 8», изначально ориентированное на учет в РСБУ».

Практически с нуля отстраивалась и система хранения данных, получившая название «Электронный архив». По сути это многомерная картотека, где документы накапливаются и версионируются – есть возможность в любой момент найти необходимый отчет, определить, когда и кем он был создан или изменен, проверить информацию на актуальность. Разумеется, весь массив данных классифицирован по периодам закрытия, отдельным организациям и типам отчетности.

Еще один модуль – «Конструктор отчетности» - позволяет автоматически формировать пакетную отчетность по запросу или по расписанию. Например, трансформация РСБУ-МСФО теоретически возможна в режиме реального времени, однако у любой системы существуют ограничения по быстродействию. В течение дня АСУ настолько загружена сбором входящих проводок, что перекладка из одного стандарта в другой привела бы к заметному снижению скорости. Поэтому автоматическая обработка была перенесена на ночное время, когда она никак не влияет на работу пользователей. Таким образом, привязка проводок МСФО к первичным документам сохраняется, хотя необходимые расчеты и проходят в офф-лайне.

В «Конструкторе отчетности» также предусмотрена гибкая настройка контуров отчетности в зависимости от пожеланий пользователя. Есть возможность получить сегментированные данные в разрезе розничных форматов (дискаунтеры, супермаркеты и гипермаркеты), региональной принадлежности магазинов, центров отчетности и т.д.

Двойная проверка

Для обеспечения целостности информации и тестирования отчетов на непротиворечивость друг другу были реализованы несколько алгоритмов обратной связи, сгруппированных в модуль перекрестных проверок. По итоговому протоколу автоматической проверки можно судить о том, какие неточности были допущены при заполнении первичных проводок или на этапе проведения корректировок. Для более удобного отслеживания расхождений, нередко возникающих в ходе перекладки РСБУ–МСФО, в системе зарезервирован «аварийный» счет 001. Этот счет остается пустым, если трансформация завершена корректно. В противном случае 001 регистрирует все неточности, а расшифровав счет по проводкам и «провалившись» в документ, легко найти причину ошибки. На этапе окончательной консолидации отчетности весь комплекс проверок осуществляется автоматически.

К системе также предъявлялись достаточно жесткие требования в части внешнего аудита отчетности. Будучи публичной компанией, X5 Retail Group в обязательном порядке предоставляет финансовую информацию на экспертизу PricewaterhouseCoopers, поэтому все операции в системе должны были проходить с максимальной прозрачностью. Специально для целей аудирования был внедрен механизм составления trace-отчетов, позволяющий установить однозначные связи между расшифровками МСФО-РСБУ вплоть до исходных проводок. Это решение гарантирует легитимность каждой операции, а также существенно сокращает сроки проведения аудита.

Использование решений «1С» в X5 Retail Group

Проблемы адаптации

Испытательным полигоном для существенно обновленной платформы 1С стал «Перекресток»: трансформация российских проводок в международные за первое полугодие 2007 года проводилась уже в автоматическом режиме. В то же время в «Пятерочке» отчетность все еще составлялась вручную, но уже с использованием единого плана счетов. Сведение двух субконсолидаций в общую отчетность холдинга на этот раз не вызвало проблем, однако автоматизацию нельзя было считать завершенной, ведь половина бизнеса X5 Retail Group была лишь частично интегрирована в информационное пространство единой системы. Внедрение восьмой версии «1С:Предприятия» в «Пятерочке» шло достаточно тяжело. Дополнительные модули заметно расширили перечень аналитик, обязательных для заполнения. Сотрудникам бухгалтерии потребовалось привыкнуть к тому, что отныне им придется думать не только о том, как провести первичку, но еще и о центрах учета и статьях затрат.

К тому же, обкатанная в «Перекрестке» система нуждалась в определенной адаптации к особенностям «Пятерочки». За годы практики финансисты компании наработали множество эффективных решений, которые необходимо было сохранить и в новой системе. «Исторически учет в «Пятерочке» строился на так называемых АРМах - самописных приложениях, созданных преимущественно в Microsoft Access, - делится впечатлениями Сергей Петроченков. – Каждый раз, когда мы приезжали в московский или питерский головной офис компании, работники финансовой службы демонстрировали нам все новые функции этих приложений. При всей громоздкости системы, объединявшей сотни компонентов, у нее был, по меньшей мере, один плюс – всё работало. Поэтому проверенные временем алгоритмы решено было интегрировать в «1С:Предприятие 8»».

Чтобы достичь поставленной цели, специалисты «БухОфис+» начали с классификации всех технических заданий, воплощенных программистами «Пятерочки». Список получился внушительный – порядка 200 решений. Этот перечень разбили на три части. В первую попали решения, которые можно было реализовать типовыми функциями «1С». Во вторую подгруппу вошли наработки, вписывающиеся в расширенный набор функций, опробованный в «Перекрестке». И наконец, третья категория объединяла решения, для которых потребовался совершенно индивидуальный подход. Одним из них был учет по договорам. В «Перекрестке» учет в этом разрезе также ведется, но он не настолько распространен и привычен, как в «Пятерочке, где привязка проводок к договорам была одной из важнейших особенностей учета. Каждое заключенное с контрагентом соглашение сопровождалось не только стандартной аналитикой, но и рядом процедур, обуславливающих отражение договора в отчетности. Оператору, который занимался обработкой документов, достаточно было ввести номер договора, а все операции учета осуществлялись автоматически. Эта система позволяла при составлении отчетности переложить рутинную работу на менее квалифицированных сотрудников. Специалистам «БухОфис+» удалось сохранить не одно подобное решение, однако бережное отношение к накопленному «Пятерочкой» опыту привело к расширению временных границ проекта.

«Чтобы решить все поставленные задачи, пришлось несколько увеличить сроки, отведенные на автоматизацию, - комментирует Денис Поздеев. - Изначально мы планировали полностью перевести «Пятерочку» на «1С:Предприятие 8» к ноябрю 2007 года, чтобы до января компания к ней привыкла и ровно вошла в следующий год. Но на практике удалось запустить новую систему только с 1 января 2008 года».

Итоги проекта

На сегодняшей день X5 Reatil Group работает по следующей модели. Любая проводка производится в системе только один раз. Отдел международного учета делает перекладку и подготовку в детализации, достаточной для подготовки управленческой отчетности. Цифрами из единой базы данных пользуются и в отделе консолидации при подготовке публичной отчетности, и в отделе управленческой отчетности, который использует большее число аналитик.

Результаты автоматизации вполне удовлетворили финансистов X5 Retail Group. Холдинг получил глубоко кастомизированную систему, итоговая конфигурация которой содержит полный набор необходимых функций. «Мы решили сделать решение класса ERP на базе отечественной платформы «1С:Предприятие», - резюмирует Денис Поздеев, - и нам это сполна удалось».