Обзор ИТ на транспорте 2006 подготовлен

Пример решения: Комплексная автоматизации управления автотранспортом в «Сервисной  транспортной компании»

О заказчике

«Сервисная транспортная компания» — крупнейшее, по численности работающих, предприятие г. Нягань, которое входит в состав вертикально интегрированного холдинга ТНК-ВР и оказывает автотранспортные услуги предприятиям  холдинга, а также сторонним заказчикам. Предприятие владеет мощной производственной базой, насчитывающей более 2000 единиц автотранспортных средств и спецоборудования, количество различных марок специализированной техники превышает 700 единиц.

Основные цели проекта

Решение руководства «Сервисной транспортной компании», одобренное в ТНК-ВР на основании утвержденного в холдинге бизнес-плана, об открытии проекта создания информационной системы управления автотранспортом, основывалось на понимании того, что система должна явиться одним из ключевых звеньев на пути достижения стратегических целей предприятия, а именно:

• повышение эффективности использование техники и оборудования,
• снижение операционных затрат на обслуживание собственного транспортного парка и оптимизация расходов на ГСМ,
• повышение оперативности и прозрачности расчетов с заказчиками,
• полное и качественное удовлетворение заявок заказчиков, как следствие — рост числа внешних  заказчиков и их доли в объеме бизнеса,
• повышение оперативности и точности планирования и анализа ключевых показателей деятельности предприятия,
• достижение наибольшей прозрачности и управляемости предприятия.

Задача проекта

Поскольку на момент старта проекта для ведения оперативного и бухгалтерского учета в «Сервисной транспортной компании» уже эксплуатировалась ранее построенная специалистами Pba Consult система управления предприятием на базе платформы «Парус» (на Oracle), основной задачей проекта стало построение системы сбора и оперативной обработки первичной информации от диспетчерской и производственно-технической служб с условием ввода информации в информационную систему предприятия непосредственно в месте её возникновения.

Географический объем проекта охватил, кроме центрального офиса (аппарата управления) «Сервисной транспортной компании», три  территориально-удаленные базы, разнесенные друг от друга на расстояние 100 км. Автоматизация оперативной деятельности этих производственных подразделений компании предполагала обеспечение поддержкой системы следующих функций:

• для диспетчерской службы:
• учёта и обработки заявок заказчиков на транспортные средства с последующим формированием на их основе суточных планов,
• автоматического формирования ежедневного наряда автопарка (суточные планы) и подготовки путевых листов,
• обработки путевых листов, выполняемой с целью расчета валового дохода (стоимости выполненной автотранспортным средством работы), а также для определения параметров расчета зарплаты водителей (членов экипажей транспортных средств) и расчета нормы расхода горюче-смазочных материалов,
• закрепления автотранспортных средств за клиентами (заказчиками),
• учёта составов экипажей и их прикрепления к зарегистрированным автотранспортным средствам,
• учёта прохождения медкомиссий членами экипажей с автоматическим отслеживанием сроков действия их результатов (допусков к выполнению работ),
• учёта отработанного времени и выполненных членами экипажей работ с последующим расчетом заработной платы и валового дохода: по основной работе, по нулевому пробегу, по перепробегу (без учета недопробега), по перепробегу (с учетом недопробега), сторнированного,
• учёта горюче-смазочных материалов по заправочным ведомостям и путевым листам
• для производственно-технической службы:
• учёта парка автомобилей, механизмов и агрегатов (с обеспечением при этом механизма регистрации учетных карточек автотранспортных средств и спецоборудования с сохранением истории их изменения на протяжении всего срока службы объектов учета),
• учёта комплектации автотранспортных средств дополнительными агрегатами и оборудованием,
• сбора фактических данных по эксплуатации автотранспортных средств, т.е. учёта пробега и моточасов работы по путевым листам.

Кроме оперативного управления и контроля производственной деятельности система управления автотранспортом призвана была решить и важнейшие аналитические задачи. Новый инструмент обработки и анализа данных по каждому заказчику, экипажу или автотранспортному средству должен был помочь руководству предприятия принимать взвешенные управленческие решения по необходимости корректирующих воздействий, направленных на повышение лояльности наиболее прибыльных заказчиков, на поощрение экипажей на основе реальных результатов их работы или на закупку необходимой техники для увеличения объема выполняемых заказов.

Методология  и инструментарий проекта

В качестве программного инструмента реализации основной задачи проекта по оперативному управлению производственной деятельностью «Сервисной транспортной компании» компанией Pba Consult совместно с заказчиком был выбран специализированный модуль ПП «ПАРУС-Предприятие 8» «Управление автотранспортом», позволяющий обеспечить на уровне единой базы данных предприятия полную интеграцию новой функциональности проекта с уже используемой заказчиком комплексной системой управления финансово-хозяйственной деятельностью.

Для решения аналитических задач проекта специалисты Pba Consult применили методологию управления производственными затратами по центрам ответственности (ЦО), местам возникновения затрат (МВЗ) и видам деятельности. Таким образом, была  обеспечена возможность анализа прямых затрат предприятия в разрезе подразделений предприятия или автоколонн (ЦО) и различных видов оказываемых услуг (МВЗ).

Анализ затрат в плоскости ЦО и МВЗ позволил оценить работу отдельных подразделений, а также экономическую эффективность предоставления отдельных услуг и использования различных видов автотранспортных средств и спецоборудования. Подробный анализ затрат в реальном времени позволяет руководству компании получать актуальную информацию для принятия управленческих решений и контролировать деятельность различных подразделений. Кроме того, в системе также фиксируется информация о ЦО и МВЗ для основных заказчиков, что позволяет учитывать предыдущий опыт работы с данным заказчиком и предоставлять каждой группе клиентов персонализированное предложение.

«То, что мы внедрили учёт затрат по центрам ответственности и по местам возникновения затрат, уже дало весомую отдачу, — рассказывает Эльвира Рамазанова, финансовый директор «Сервисной транспортной компании». — Результат — мы сейчас видим свои затраты именно там, где они есть и где они не нужны. И мы эти затраты снижаем».

Результаты реализации проекта

В результате реализации проекта создания системы была автоматизирована  цепочка управления автотранспортным предприятием:  планирование,  учёт и контроль, а также анализ производственной деятельности предприятия с учётом отраслевой специфики.

Автоматизация «сквозных» типовых бизнес-процессов обеспечила «Сервисной транспортной компании» создание единого информационного пространства и, как следствие, повышение оперативности, полноты и достоверности  информации всех типов.

Наибольший эффект от запуска системы в эксплуатацию был получен  за счет возможности  в режиме реального времени отслеживать  разноплановую информацию о работе удаленных производственных подразделений и всего предприятия в целом.

Созданная система управления позволяет управлять эффективностью компании по  двум направлениям: за счет оптимизации расходов и за счет увеличения загруженности (выработки) всего автотранспортного парка.