О чем думает бизнес
Как объединить в виртуальном пространстве сотрудников территориально-распределенной организации, чтобы они работали, как единое целое? Как сделать так, чтобы общение партнеров и единомышленников по бизнесу не отнимало больших усилий, но помогало решать общеотраслевые проблемы? Как снизить затраты и сократить инвестиции?
«Основа нашей коммерческой деятельности — это постоянное общение с людьми. Одновременно активно развивается и некоммерческое партнерство — люди стремятся более тесно взаимодействовать друг с другом. И для этого нам необходимы простые и удобные решения, объединяющие людей в едином информационном пространстве», — делится Вадим Мешков, руководитель ООО МК «Невский».
Какие сложности возникли в компании
Требования регуляторов, налоги, бухгалтерский учет, маркетинг, необходимость в рекламе — бизнес ООО МК «Невский» предполагает постоянную работу с клиентами и тесное оперативное взаимодействие всех сотрудников для решения множества бизнес-задач. Руководителю надо в онлайн-режиме держать руку на пульсе и управлять компанией даже удаленно, участвуя в работе Комитета по займам, просматривая отчеты сотрудников и моментально реагируя на возникающие текущие вопросы в деятельности компании. Кроме того, как главе Ассоциации кредитных союзов Юга России Вадиму Мешкову требовалась возможность организовать информационную поддержку всех ее членов вне зависимости от того, в каком регионе они находятся.
Для работы с электронной почтой в компании использовались личные почтовые ящики сотрудников. Для общения между офисами — в основном, телефон и персональный Skype. Протокол обсуждения кредитных заявок велся вручную, что требовало постоянного присутствие участников, в том числе по телефону. Таким образом, большое количество разнородных систем и личных аккаунтов приводило к частой потере доступа к ресурсам и информации, на восстановление уходили недели, а в некоторых случаях доступ терялся безвозвратно.
Руководителю ООО МК «Невский» предстояло собрать компанию и ее информационные потоки «в одних руках».
Какие технологии помогли все изменить
В 2018 г. ООО МК «Невский» решила перейти в облако и начать использовать Microsoft Office 365 и, в частности, платформу корпоративных коммуникаций Microsoft Teams, которая теперь активно используется для взаимодействия как внутри организации, так и с сотрудниками членов ассоциации отраслевых игроков.
В Teams оказалось очень удобным организовать работу кредитного комитета: не обязательно всем физически собираться в одном месте, легко привлекать сотрудников разных подразделений и представительств, прикреплять к общему рассмотрению документы, вести архив историй рассмотрения каждой заявки.
«Это действительно удобный сервис», — делится Вадим Мешков. Мобильное приложение позволяет ставить задачи сотрудникам и контролировать их реализацию независимо от местонахождения. «Я часто нахожусь в командировках и через Teams я вижу c телефона, как выполняются задачи, это в том числе хорошо дисциплинирует сотрудников. Удобно, что все находится в одном месте, я могу просматривать отчеты, созданные в программах Microsoft Office. Стало понятно, что работа с облаком — вещь полезная и нужная», — говорит Вадим Мешков.
Внедрение проводил партнер Microsoft ООО «Твое облако». Оно проходило в несколько этапов и заняло один месяц. Все это время специалисты «Твоего облака» обучали пользователей и отвечали на множество вопросов.
Теперь в ООО МК «Невский» уверены, что создали прекрасный задел на будущее. В процессе развития компании больше не придется внедрять новые программные продукты — все необходимые сервисы можно будет получить как услугу из облака. В компании по-новому посмотрели на организацию файловой системы — теперь в едином облаке хранятся все документы, а значит доступ к ним возможен из любого места через единое окно.
Сотрудники ООО МК «Невский» наконец-то начали работать с единым корпоративным почтовым сервисом, что однозначно повысило информационную безопасность бизнеса. Однако с внедрением Microsoft Teams многим для общения внутри компании электронная почта оказалась просто не нужна — общения в Teams оказалось вполне достаточно для оперативного решения рабочих вопросов.
Особенно удобным решение стало для участников Ассоциации кредитных союзов Юга России. Раньше для проведения видеоконференций использовался личный Skype, однако принять в них участие могли не более 20 человек. В Microsoft Teams таких ограничений не существует. А значит общественная организация может создавать неформальные объединения — союзы и клубы — и принимать в них всех желающих. Члены таких объединений могут обсуждать волнующие их проблемы как в ходе видеоконференции, так и в чате, обмениваться данными, документами, хранить файлы по теме и совместными усилиями решать возникающие проблемы.
Что получил бизнес
Неоспоримым преимуществом облачного решения является перевод капитальных затрат на инфраструктуру в операционные. «Нам удалось избежать капитальных затрат при расширении сети представительств, при этом получить современную платформу для коммуникаций, совместной работы и автоматизации бизнес-процессов», — отмечает Вадим Мешков.
Облака помогают избавиться от необходимости постоянно покупать новые продукты, продлевать лицензии, обновлять серверное оборудование и поддерживать высокую доступность ИТ-систем, обеспечивать резервное копирование. «Все очень быстро устаревает, и чтобы быть в тренде, надо было покупать что-то новое. Это реально проблема», — вспоминает Вадим Мешков. Все новейшие сервисы можно получать по мере необходимости прямо из облака. И именно в том объеме, который необходим компании в данный момент. Это способствует росту уровня автоматизации бизнес-процессов в компании, а значит и повышению производительности труда. По оценкам Вадима Мешкова, благодаря Microsoft Teams производительность труда сотрудников ООО МК «Невский» увеличилась в 1,5-2 раза. «Количество задач, которые я решаю как руководитель, и которые обрабатывают мои сотрудники, используя решения Microsoft, значительно выросло», — говорит он. В ближайших планах компании — внедрение CRM-системы. И возможно, ей станет еще один продукт Microsoft — Microsoft Dynamics.