Создание крупных информационно-управляющих систем. Некоторые уроки
Можно с уверенностью сказать, что сегодня редкое предприятие не использует в своей работе средства автоматизации. Работа же органов государственной власти в настоящее время невозможна без широкого использования средств вычислительной и телекоммуникационной техники. Основными предпосылками столь широкой компьютеризации всех сфер деятельности стали три основных обстоятельства.
Первое — вычислительные средства стали настолько доступны, что их использование для автоматизации рутинного труда стало дешевле привлечения дополнительных трудовых ресурсов. Второе — появившиеся коммуникационные возможности обеспечили такой уровень оперативности обмена информацией, который абсолютно невозможен при использовании ручного труда. Третье — многие управленцы преодолели психологический барьер боязни использования средств вычислительной техники, а специалисты информационных технологий перестали быть редким товаром на рынке труда.
Опыт работ по созданию информационных и информационно-управляющих систем автоматизации деятельности ряда федеральных министерств и крупных предприятий показывает, что при создании таких систем следует учитывать ряд обстоятельств напрямую не относящихся к проектированию, без которых внедрение системы становиться трудным, а ее использование малоэффективным.
Использовать систему будут те же люди, которые и до ее создания выполняли работу, перекладываемую на компьютер, они не должны бояться, что приход компьютера их вытеснит или непомерно усложнит работу именно для них. Опыт показывает, что автоматизация не ведет напрямую к сокращению численности персонала, но сокращает его наращивание при увеличении объема выполняемой работы. Поэтому развейте сомнения людей как можно раньше.
Функции системы должны по возможности полно и адекватно отражать сложившиеся бизнес — функции автоматизируемой структуры. Попытка привнести образ действий или перераспределить сложившуюся систему ответственности неминуемо приведут к сложности во внедрении системы. Это является одним из обстоятельств, почему многие заказчики даже при наличии близкой по смыслу готовой системы предпочитают получить заказную систему.
Следует помнить, что ни одна более или менее серьезная система автоматизации не будет нормально функционировать, если не создана система ее поддержки. И если понятие технической поддержки (ремонта) не вызывает сомнений, то в необходимости обеспечения информационной поддержки руководителей автоматизируемых структур приходится убеждать. Информационная поддержка должна обеспечить централизованное ведение справочников, словарей и классификаторов системы и их своевременную актуализацию на рабочих местах персонала, где бы он ни находился, а также разрешение проблем с целостностью и непротиворечивостью данных (ошибки персонала будут всегда). Создание эффективной системы поддержки должно быть обязательным вопросом при разработке системы автоматизации и должно быть закреплено соответствующими документами по организационной структуре системы.
Не следует начинать работы без проведения детального обследования и реинжениринга бизнес — процессов автоматизируемой структуры, даже если заказчик уверяет, что у него есть все данные, которые могут понадобиться в ходе проектирования. И дело даже не в том, что данные заказчика могли устареть или не в полной мере соответствуют реальному положению дел, сколько в том, что проведение обследования позволит привлечь к обсуждению концепции автоматизации широкий круг потенциальных пользователей системы, и как следствие, уменьшить в будущем негативное влияние «человеческого» фактора, связанного с необходимостью менять привычные методы работы.
Конечной целью создания системы автоматизации является повышение оперативности и эффективности принимаемых управленческих решений, оперативности и достоверности отчетной информации. Поэтому при создании действительно эффективной системы управления необходимо поддерживать непрерывный контакт с теми лицами, которые действительно принимают эти решения, изучать практику принятия решения и ту информацию, которую они используют для принятия тех или иных решений. Учитывая, что большинство решений принимается при существенном дефиците времени, первостепенное внимание следует уделять агрегированию информации и выбору средств ее представления, обеспечивающих быстрое и адекватное восприятие.
Наш опыт показывает, что технические вопросы, которые приходится решать при создании информационно-управляющих систем вообще, и территориально распределенных систем, в частности, сводятся к сравнительно небольшому числу аспектов, правильное решение которых позволяет создать нормально функционирующую систему.
Выбор общего программного обеспечения и средств управления базами данных должен соответствовать размерности системы. Немаловажное значение в этом выборе должно принадлежать привычкам и способности обслуживающего персонала заказчика обслуживать выбранные средства. При выборе общего программного обеспечения особое внимание следует уделить вопросам его кросс — платформенного использования, что позволит упростить разработку компонентов для различных уровней системы, а также упростить переход на другую вычислительную базу, если это потребуется со временем. Это также позволит упростить перенос специального программного обеспечения, реализующее функционал системы, с одного вычислителя на другой без переделок или с минимальными переделками.
Выбор технических средств (вычислительных и коммуникационных) в настоящее время не является проблемой и, в основном, зависит от финансовых возможностей заказчика и опыта его обслуживающего персонала. При выборе технических средств следует закладывать двух — трехкратный резерв характеристик устройств, который пригодится при неминуемом наращивании характеристик системы. Особое внимание следует уделить средствам сохранности информации и резервирования для обеспечения функционирования системы при частичных отказах.
Наиболее острой проблемой при создании информационной системы является обеспечение информационного обмена, в том числе удаленного обмена, особенно удаленного обмена с мест событий, не оснащенных стационарными линиями связи. Несмотря на то, что телекоммуникационные возможности стремительно развиваются, «аппетиты» пользователей систем связи их явно опережают. Если вчера передача данных через модем по коммутируемому телефонному каналу казалась приемлемой, то сегодня недостаточным оказывается выделенный канал с производительностью 2Мб/с. Это объясняется, в первую очередь, тем, что помимо передачи собственно данных по цифровым каналам одновременно передается видеоинформация, голос, факс, иногда, и селектор. Следует помнить, что эта информация используется в реальном времени, следовательно, задержки или временная потеря производительности каналов могут привести к существенным негативным последствиям.
Существенным вопросом при создании информационных систем, особенно федеральных министерств и ведомств, является защита служебной информации. При этом должны рассматриваться все угрозы как внешнего, так и внутреннего проникновения, защита информации при ее хранении и обработке, а также при ее передаче. Особенное значение при создании системы обеспечения безопасности информации имеет фаза информационного обследования. Недооценка возможных угроз может привести к потере существенной информации или отказу в функционировании системы, преувеличение угроз — приводит к существенному удорожанию системы и недоступности части существенной информации при принятии решений тем или иным уровнем управления.
К вопросу информационной безопасности тесно примыкает вопрос административного управления системой. Система административного управления должна быть адекватна информационной системе в целом и, что особенно важно, адекватна принятой в системе процедуре обеспечения информационной безопасности. В последнее время наметилась явная тенденция использования системы административного управления для контроля за информационным обменом в системе. Это связано с необходимостью качественной работы ряда подсистем, эксплуатируемых в режиме «on line», в частности, системы видеоинформационного обеспечения и системы голосовой связи (IP телефонии).
В последнее время повысилось относительное количество запросов от заказчиков на создание ситуационных центров, которые можно рассматривать как средство коллективного мониторинга и принятия управленческих решений. Как правило, средства коллективной работы включают в себя три существенных компонента: средства удаленного присутствия на заседаниях, средства коллективного отображения и средства ведения заседаний. Практика использования ситуационных центров в различных ведомствах и на различных уровнях управления различна. В одних они используются, в первую очередь, как средства мониторинга для дежурных смен, в других — для заседаний комиссий, призванных принимать управленческие решения. Чаще всего они используются и для тех и для других целей.
Основной задачей при создании ситуационного центра является детальное изучение технологии принятия решений и разработка средств агрегирующих разнородную информацию и представление ее в виде максимально упрощающем ее понимание. Одной из ключевых фигур в работе ситуационного центра является режиссер заседаний, а от оснащения его рабочего места в существенной мере зависит эффективность проведения как очных, так и заочных заседаний. Средства управления, которыми пользуется режиссер, должны обеспечивать ему заблаговременный и оперативный доступ к информационным ресурсам всех уровней управления, извлечение информации по разнородным признакам, агрегирование информации и представление ее на средствах коллективного отображения, подключение новых участников в ходе совещания, доступ к информационным ресурсам взаимодействующих министерств и ведомств, рассылку указаний и контроль их исполнения. Немаловажным средством ситуационного центра являются средства привлечения внимания к настораживающим событиям или совокупности событий.
И последнее, следует помнить, что процесс создания ни одной крупной информационно-управляющей системы никогда не будет завершен полностью. Меняются условия, меняются нормативы, меняется техника, меняются люди, меняются «аппетиты» людей. Если на первом этапе работ кажется достаточным поставить пару-тройку серверов, дать каждому сотруднику управленческого персонала по автоматизированному рабочему месту, организовать связь между уровнями управления, поставить офисные программы и обеспечить электронную почту, то через очень короткое время этого оказывается явно недостаточно. Поэтому при проектировании системы следует закладывать такие решения, которые без особого труда могут быть масштабированы как по количеству и типам используемой техники, так и по функционалу системы.
Можно с уверенностью сказать, что сегодня редкое предприятие не использует в своей работе средства автоматизации. Работа же органов государственной власти в настоящее время невозможна без широкого использования средств вычислительной и телекоммуникационной техники. Основными предпосылками столь широкой компьютеризации всех сфер деятельности стали три основных обстоятельства.
